地震檔案數字化工作研究
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1.地震檔案數字化勢在必行。隨著社會信息化進程的加快，引發(fā)了世界經濟與社會的深刻變革，尤其是現(xiàn)代信息技術提供的萬物互聯(lián)、萬物智能、無時不在、無處不聯(lián)的強大功能，為用戶提供無所不有的智能服務，使得社會各行業(yè)都呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢。作為地震檔案管理工作必須與社會發(fā)展保持步調一致，必須適應時展潮流轉變工作方式，由傳統(tǒng)的檔案實體管理向現(xiàn)代的檔案信息化管理轉變，拓展檔案管理工作新局面，切實做到使用戶借助計算機通訊網絡，能夠隨時、隨地、信手掂來地高效、便捷查閱地震檔案。但是，要想全面實現(xiàn)地震檔案信息化管理，首先就要解決地震檔案信息化資源的問題，沒有檔案信息化資源，檔案信息化管理系統(tǒng)也就無法正常運行，也更談不上開展檔案信息化服務。而獲得地震檔案信息化資源的一個重要途徑，就是對現(xiàn)有存量紙質地震檔案資料進行數字化，這是實現(xiàn)地震檔案工作科學化、信息化、現(xiàn)代化管理的重要前提基礎工作。2.數字化工作為地震檔案妥善保管創(chuàng)造了條件。1966年邢臺地震后為了探索地震預報，廣大地震科技工作者在我國大地上陸續(xù)開展起了地震活動、地殼形變、地下流體、地磁和地電等地球物理項目的觀測與研究，2000年以前的觀測方式為人工讀數記錄、機械儀器模擬記錄，2000年以后觀測方式才先后變?yōu)閿底只詣佑涗?，期間產生、積累、保存了大量的原始紙質科技檔案及其與之相關的紙質文書檔案、基建檔案、財會檔案等。隨著時間的推移，這些紙質檔案特別是一些極具館藏價值的地震記錄圖紙、觀測數據記錄手薄等第一手原始紙質檔案資料，不同程度地存在風化、發(fā)黃、變質、變脆的堪憂狀況，亟需采取措施予以拯救保護。近年來現(xiàn)代數字化技術的迅猛發(fā)展，為解決這些檔案保存的難題帶來了千載難逢的機遇。就地震行業(yè)而言，所謂地震檔案數字化主要是將紙質地震檔案資料通過手工著錄、掃描、拍照等形式,將其由原紙質載體形式體現(xiàn)出來的信息,全部以數字記錄方式移送到計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各類存儲設備中,從而完成現(xiàn)有地震檔案資料向數字化轉化的過程，為紙質檔案資料長期、安全妥善保管創(chuàng)造了條件。3.數字化地震檔案更加便于科學化管理與利用與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，數字化地震檔案更加便于科學化管理與利用。（1）在傳統(tǒng)紙質檔案保存過程中，要始終注意防塵、防潮、防高溫、防光照、放風化，而數字化檔案保存無此憂慮；（2）數字化檔案的儲存不僅可節(jié)省大量庫房空間，而且可很容易復制多個備份進行異地保存,有效防止由突發(fā)的不測災害事件所造成的檔案資料損失；（3）數字化檔案可有效規(guī)避傳統(tǒng)紙質檔案在借閱過程中，因用戶翻閱所造成的檔案出現(xiàn)缺頁、褶皺、磨損、破損、損傷等問題；（4）可把數字化檔案資料放置計算機網絡服務器上，可使異地信息本地化，實現(xiàn)資源共享，眾多用戶在不同的地方，通過計算機網絡可同時調閱同一份資料；（5）傳統(tǒng)紙質檔案查詢、檢索時，用戶往往要在眾多的卡片或書本式目錄索引、文摘中進行手工檢索,檢索速度慢效率低，而數字化檔案檢索非常方便，只要在計算機網絡終端電腦上，鍵入索引號或資料號或關鍵字或責任者等檢索信息，即可在數秒內又快又準地查詢到。
二、地震檔案數字化工作的狀況
2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》通知，要求加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”。為了貫徹落實中辦、國辦通知的指示精神，充分發(fā)揮地震檔案資料在地震工作中的服務功能，在全國地震系統(tǒng)迅速開展起了主要以現(xiàn)代計算機掃描技術為抓手、以實現(xiàn)地震檔案信息化管理為目標的歷史紙質地震檔案數字化工作。比如，（1）河北省地震局2014年開設專題，對全省20多個臺站近30年的22萬多張紙質觀測資料圖紙進行了數字化掃描，將其轉化為電子圖片文檔、對近18萬條觀測資料數據報告進行了計算機人工錄入，將其轉化為電子數據文檔。2014年河北省地震局地震科技星火計劃支持設立了《電磁擾動模擬圖紙資料規(guī)整》課題，該課題采取以研究帶動工作的方式，于2014年6月至12月對全省153盒電磁擾動模擬圖紙進行了數字化掃描；2015年河北省地震局地震科技星火計劃批準立項了《歷史文書檔案整理和數字化》課題，在該課題實施中，對全省不涉密的1160卷、館藏紙質文書檔案資料進行了數字化掃描，轉化形成了9萬余張電子文書檔案；（2）中國地震局第二監(jiān)測中心從2014年開始，陸續(xù)將紙質地質圖、地形圖、水準路線圖進行了掃描，觀測資料成果進行人工錄入，初步實現(xiàn)了地震檔案資源數字化；（3）陜西省地震局嚴格按照檔案數字化現(xiàn)行技術規(guī)范，完成了1970年—2016年該局文書檔案數字化加工工作，累計掃描38萬余頁，工作內容包括條目著錄、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、案卷封裝等；（4）2015年4月27日中國地震應急搜救中心公示了人事檔案數字化及專項審核服務項目對外招標結果公告、2018年10月30日云南省地震局公示了基本建設項目檔案數字化加工服務項目對外招標結果公告、2019年5月20日湖北省地震局了歷史檔案規(guī)范化整理及數字化服務項目招標公告?？傮w看來，目前我國地震系統(tǒng)地震檔案數字化工作仍處于起步發(fā)展階段，由于此前中國地震局各直屬事業(yè)單位和各省、市地震局都積累了龐大的、質量參差不齊的紙質檔案，故各單位都尚不具備對所有館藏紙質檔案一蹴而就地進行數字化的條件，應本著先易后難、輕重有別、循序漸進、分期分批的原則逐步開展數字化工作。另外，在數字化工作實踐中，也發(fā)現(xiàn)了一些值得今后注意和改進的問題，歸納起來主要有數字化工作資金投入不足的問題、對原始紙質地震檔案保護問題、統(tǒng)籌謀劃數字化掃描的問題、提高檔案管理人員素質的問題以及數字化產品的安全存放等問題，采取有效措施及時化解這些問題，對于加快地震檔案數字化工作無疑具有積極意義。
三、加快地震檔案數字化工作的對策
1.建立健全數字化工作管理體系。數字化工作不僅為檔案信息化帶來了技術保障，更是為檔案管理帶來了全新理念，對此各級領導應予以高度重視，要具有超前的思想意識，地震系統(tǒng)各單位應適時成立數字化工作領導小組，統(tǒng)一指導本單位紙質地震檔案數字化實施工作，除了從人、財、物給予必要支持外，還要及時研究、協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，形成工作目標明確、分工精細、各司其責、合力行動的數字化精干建設團隊，確保地震檔案數字化工作落地生根、順利開展，肩負起對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的使命擔當。2.制定數字化工作操作流程。制定完善的數字化工作操作流程，對于有章可依、有條不紊開展地震檔案數字化工作至關重要。（1）確定進行數字化處理的檔案。首先對館藏紙質地震檔案進行技術鑒定，對無需和不宜進行數字化處理的檔案進行篩選，在此基礎上，對館藏紙質檔案中最為珍貴的、最能體現(xiàn)館藏特色的、具有極其重要保存價值的、利用頻率最高的紙質檔案優(yōu)先進行數字化。此外，考慮到地震監(jiān)測預報、震災預防和緊急救援三大工作體系，在我國防震減災事業(yè)中所占據的突出分量，還要把這三大工作體系的紙質檔案優(yōu)先進行數字化；（2）確定掃描與不掃描的范圍。國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規(guī)范》對區(qū)分紙質檔案的掃描件和非掃描件做出了規(guī)定，即：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。對納入數字化處理的每一檔案，嚴格按照規(guī)定的要求，具體確定其數字化掃描文本，如果文本出現(xiàn)破損、污損、折皺、霉變、蟲蛀、字跡不清楚等問題，要采取合理技術措施先進行修復，然后再進行掃描；（3）注意保護檔案原件。在對檔案文本進行數字化掃描時，要注意保護檔案原件。首先要使數字化場所必須具備防火、防盜、防潮等條件,其次檔案文本調取及需要拆裝時要輕拿輕放,嚴禁不規(guī)范操作,數字化掃描完成后檔案要及時歸位,力求最大程度地維持檔案實體原貌。3.增強安全防范意識。鑒于地震系統(tǒng)在日常工作中所形成的震情月會商分析報告、大中城市震害預測、重力測量數據、精密水準觀測數據成果以及全國大震速報臺站的精確座標等都屬于國家機密資料，因此在地震檔案數字化建設過程中，要自覺增強安全防范意識。當遇到涉密檔案時，根據不同的密級等級、不同的數字化工作方式（外包式、單位臨時專班式、內外組合式、專設機構式），按照相關政策規(guī)定，制定不同的安全保密操作工作規(guī)范，以確保國家機密的安全。此外，對生成的數字化檔案產品，要嚴格按照國家檔案局出臺的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》進行安全保存，要特別注意做到數字化一份，脫機保存一份，異地保存一份。同時，在存儲和使用時，還要特別預防并避免電磁波干擾、非法拷貝、計算機病毒入侵以及儲存介質的損壞等不利情況發(fā)生，筑牢數字化檔案產品安全的屏障。4.提高檔案管理人員的綜合素質。地震檔案數字化建設離不開高素質人才隊伍,這就要求地震系統(tǒng)各單位檔案管理人員，不僅要具有扎實的檔案專業(yè)知識，還要掌握現(xiàn)代科學信息技術和本行業(yè)專業(yè)知識。因此各單位要加大對檔案管理人員的培訓力度，采取不同形式著力開展計算機技術、網絡信息技術、數字化技術、地震地質課程、地球物理課程、震源物理課程等知識學習，全面優(yōu)化和提升檔案管理人員知識結構，使之成為適應信息社會不斷發(fā)展的檔案管理復合型人才，合力助推地震檔案數字化工作不斷取得更大發(fā)展和進步。
作者:平彩鵬 楊柳 單位:河北省地震局
