道路橋梁的檔案管理工作分析

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摘要：在當(dāng)前時(shí)代下，隨著我國道路橋梁工程建設(shè)數(shù)量和建設(shè)范圍的不斷擴(kuò)大，做好道路橋梁檔案管理工作是非常重要的，因此相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)道路橋梁檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)來開展日常的工作，對(duì)單位的設(shè)計(jì)圖紙、地形圖、合同、投標(biāo)等文件做好分類管理，并且加強(qiáng)對(duì)后期的維護(hù)，從而有效地提高道路橋梁檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：道路橋梁；檔案管理；研究

在道路橋梁工作中，從現(xiàn)場(chǎng)勘查到施工最后的驗(yàn)收階段所經(jīng)歷的時(shí)間是相對(duì)漫長的，在這其中產(chǎn)生的諸多資料都需要進(jìn)行檔案管理，可以說，道路橋梁的檔案管理工作是非常復(fù)雜的，但是為了給實(shí)際施工提供重要的支持和有效的參考材料，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)做好對(duì)道路橋梁檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值以及作用，從而保障道路橋梁工程的有序進(jìn)行。

一、道路橋梁檔案的特點(diǎn)

（一）綜合性道路橋梁檔案管理的特點(diǎn)首先是綜合性，道路橋梁工程工期較長，每個(gè)檔案的收集是逐步形成的，相關(guān)工作人員需要根據(jù)道路橋梁工程的進(jìn)度來對(duì)相關(guān)的資料和材料進(jìn)行收集以及整理，例如最初的立項(xiàng)勘測(cè)到最后的施工管理，每一個(gè)檔案都要進(jìn)行層次性的劃分，從而體現(xiàn)檔案管理工作綜合性[1]。例如在對(duì)設(shè)計(jì)過程中的檔案管理工作中，需要對(duì)設(shè)計(jì)方案以及各種專業(yè)橋梁規(guī)范計(jì)算方法等內(nèi)容進(jìn)行有效地收集以及歸納，并且還要將底圖、藍(lán)圖等各種圖紙歸入檔案，從中可以看出道路橋梁檔案管理工作具有綜合性的特點(diǎn)。

（二）專業(yè)性在道路橋梁工程開始階段，需要經(jīng)過設(shè)計(jì)招標(biāo)以及方案設(shè)計(jì)等一系列的流程，在這期間需要相關(guān)管理人員做好檔案管理工作，并且提高檔案管理工作的系統(tǒng)性和成效性，這樣才可以給實(shí)際的工作提供良好的信息支撐[2]。另外，在對(duì)道路橋梁工程進(jìn)行設(shè)計(jì)階段所對(duì)應(yīng)的文件要進(jìn)行檔案的收集，需要相關(guān)管理人員具備一些專業(yè)知識(shí)才可以對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的整理以及分類，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)工作人員需要對(duì)資料進(jìn)行反復(fù)的核對(duì)，從而形成更加專業(yè)性和全面性的檔案，例如，將檔案劃分為建筑設(shè)計(jì)檔案或者是結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案，都需要管理人員具備較為完善的專業(yè)知識(shí)來對(duì)資料進(jìn)行分類和處理。

（三）階段性在道路橋梁工程中，各個(gè)階段所產(chǎn)生的材料是不同的，因此在對(duì)道路橋梁進(jìn)行檔案管理的工作中，相關(guān)工作人員需要階段性的對(duì)檔案進(jìn)行收集以及整理，例如在工程設(shè)計(jì)階段需要將設(shè)計(jì)材料進(jìn)行整理，包括設(shè)計(jì)前的項(xiàng)目批文，設(shè)計(jì)任務(wù)書等內(nèi)容，都需要根據(jù)道路橋梁工程設(shè)計(jì)的成果來進(jìn)行檔案的整理，或者是工程預(yù)算書施工圖紙等內(nèi)容，這些都需要以檔案的形式進(jìn)行保存。由于整個(gè)道路橋梁工程所涉及的時(shí)間和流程是相對(duì)來說較為復(fù)雜的，所以各個(gè)階段所產(chǎn)生的材料也不同，相關(guān)管理人員需要分層次和分步驟地進(jìn)行有序的整理，這樣才可以構(gòu)成一個(gè)完整而系統(tǒng)的檔案管理體系，為實(shí)際的道路橋梁工程打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

（四）整編量較大從整體上看，由于道路橋梁施工的復(fù)雜性，所以在實(shí)際施工的過程中經(jīng)常會(huì)受到內(nèi)外因素的影響，而造成工期的延誤或者是施工周期長短不一，這給實(shí)際的道路橋梁檔案管理工作帶來諸多的問題，從工程設(shè)計(jì)到施工的各個(gè)環(huán)節(jié)，所產(chǎn)生的材料是比較多的，管理人員往往面臨著較多的工作任務(wù)，再加上道路橋梁工程建設(shè)是分階段的，各個(gè)參與設(shè)計(jì)的部門也是不同的，其中所涉及到的人員較多且復(fù)雜，但管理人員面臨著較大的工作壓力以及較多的材料，這給實(shí)際的工作帶來諸多的問題，道路橋梁檔案管理人員經(jīng)常面臨著大量的檔案材料。

二、道路橋梁的檔案管理工作重要性

隨著我國道路橋梁建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量和范圍的不斷擴(kuò)大，為了保證整個(gè)道路橋梁工作的有序進(jìn)行，相關(guān)管理人員要做好道路橋梁檔案管理工作，從而對(duì)實(shí)際的工程施工提供一個(gè)較為完善的信息基礎(chǔ)，在道路橋梁建設(shè)的過程中，從立項(xiàng)到交付建設(shè)施工團(tuán)隊(duì)完成，每一個(gè)環(huán)節(jié)都產(chǎn)生較多的資料，假如并沒有對(duì)道路橋梁檔案進(jìn)行科學(xué)合理管理的話，那么這些資料是非常繁瑣和碎片化的，無法給實(shí)際的管理工作帶來參考價(jià)值，因此在進(jìn)行道路橋梁施工的過程中，需要相關(guān)管理人員進(jìn)行檔案管理工作，將整個(gè)道路橋梁工程所產(chǎn)生的信息進(jìn)行檔案信息的管理，使得整個(gè)道路橋梁所產(chǎn)生的資料能夠得到規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理[3]。另外，假如在道路橋梁施工的過程中發(fā)生安全事故的話，那么也可以從檔案中來進(jìn)行調(diào)查，給相關(guān)工作人員的調(diào)查工作指明了一個(gè)正確的方向，在道路橋梁完工之后，在后續(xù)使用的過程中，假如出現(xiàn)了交通事故的話，那么也可以從檔案中進(jìn)行資料的查詢，對(duì)于責(zé)任的追究以及道路橋梁后期的維護(hù)都發(fā)揮著不可替代的作用，因此在道路橋梁工程中進(jìn)行科學(xué)合理檔案管理是非常重要的。

三、道路橋梁檔案管理工作的策略

（一）歸檔文件范圍及其質(zhì)量要求在對(duì)道路橋梁進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)管理人員需要明確歸檔文件的范圍，并且以提高歸檔文件質(zhì)量為主來開展相關(guān)的管理工作。對(duì)于整個(gè)道路橋梁中的一些重要活動(dòng)或者是記載工程建設(shè)主要過程中具有保存價(jià)值的各種載體的文件，一定要收集齊全，并且結(jié)合材料的類型以及記載的內(nèi)容進(jìn)行分類和整理，在確認(rèn)無誤之后，才可以進(jìn)行歸檔。對(duì)于歸檔文件的范圍來說，需要根據(jù)不同的工程階段來確定歸檔文件的范圍，從整體上看主要分為立項(xiàng)文件、勘察和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、工程造價(jià)文件、工程建設(shè)基本信息等，對(duì)于每一個(gè)歸檔項(xiàng)目來說，相關(guān)管理人員需要明確其中所包含的文件內(nèi)容，例如對(duì)于招投標(biāo)文件來說，應(yīng)當(dāng)包含施工招投標(biāo)文件施工合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件等，相關(guān)管理人員在進(jìn)行文件歸檔之前應(yīng)當(dāng)做好一個(gè)表格，當(dāng)每個(gè)文件收集之后，需要在表格中進(jìn)行記錄，這樣才可以保證整個(gè)檔案歸檔工作的有序進(jìn)行，也在一定程度上提高了工作效率以及工作質(zhì)量。在進(jìn)行文檔歸檔時(shí)，歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)當(dāng)為原件，并且工程文件的內(nèi)容以及深度要符合我國現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定以及要求。工程文件的內(nèi)容，一定要確保真實(shí)和準(zhǔn)確，與實(shí)際道路橋梁工程是相符的。對(duì)于工程文件來說，字跡要清楚，圖表要整潔，并且還要有簽字蓋章的手續(xù)，在工程文件中文字材料的尺寸最好是A4紙，相關(guān)管理人員在進(jìn)行文檔歸檔時(shí)，要對(duì)工程文件的紙張的耐久性和耐用性進(jìn)行全面的檢查，從而符合我國現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于一些竣工圖來說要蓋竣工圖章，竣工圖章主要包含了竣工圖的字樣、施工單位審核人、編制日期等內(nèi)容。在對(duì)文檔進(jìn)行歸檔時(shí)，對(duì)于電子文件來說，要保證電子文件的完整性和真實(shí)性，要采用電子簽名手段保證電子文檔中信息的真實(shí)性和可靠性，相關(guān)管理人員可以采用移動(dòng)硬盤或者是光盤的方式對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，在上交檔案時(shí)一定要保證儲(chǔ)存的形式，沒有任何病毒，并且可以正常讀出數(shù)據(jù)。

（二）規(guī)范化的管理相關(guān)管理人員在進(jìn)行道路橋梁檔案管理工作中時(shí)，一定要嚴(yán)格地遵守《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，保證每一個(gè)工作行為和工作流程都符合法律的要求以及標(biāo)準(zhǔn)。例如對(duì)于立卷歸檔材料相關(guān)檔案，管理人員需要對(duì)各個(gè)部分提出一定的工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作要求，定期向檔案部門移交，方便后續(xù)的檔案管理工作。與此同時(shí)還要結(jié)合實(shí)際檔案管理工作的現(xiàn)狀，制定完善的管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的收集整理以及保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的規(guī)定，這樣既可以保證檔案的真實(shí)性，還可以保證檔案信息的安全性，促進(jìn)檔案的價(jià)值能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果。另外在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，假如會(huì)出現(xiàn)一些不安全的因素，很有可能造成檔案材料損毀的情況，可以上交給國家相關(guān)部門代為保管，為了從整體上提高檔案信息的私密性和保密性，對(duì)于道路橋梁的相關(guān)資料來說，不要轉(zhuǎn)賣給其他國家，也不可以進(jìn)行復(fù)制，需要嚴(yán)格地遵守我國相關(guān)法律法規(guī)來進(jìn)行檔案的管理。

（三）增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性為了保證道路橋梁檔案管理工作的有序進(jìn)行，相關(guān)管理人員不僅要具備較為完善的檔案管理知識(shí)之外，還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論知識(shí)，豐富自身的管理經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)際檔案管理的過程中，相關(guān)管理人員要引進(jìn)當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，并且還要學(xué)習(xí)有關(guān)道路橋梁設(shè)計(jì)的理論知識(shí)和先進(jìn)知識(shí)，從而對(duì)實(shí)際的管理工作提供一個(gè)良好的支撐作用，從整體上提高檔案管理工作的科學(xué)性以及合理性，有助于提高工作人員的工作效率以及工作質(zhì)量。

（四）做好工程資料的收集和整理工作在道路橋梁但管理工作中工程資料的搜集和整理工作作為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員一定要完善自身的專業(yè)知識(shí)以及提高自身的工作水平，對(duì)工程資料進(jìn)行科學(xué)合理的收集以及整理，相關(guān)管理人員在實(shí)際工作的過程中需要做好工程資料的校對(duì)工作，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，需要根據(jù)道路工程的各個(gè)環(huán)節(jié)來做好分類工作、收集和匯總，有關(guān)勘察設(shè)計(jì)施工方面的資料，做好檔案的歸檔，在組織工程竣工驗(yàn)收之前，一定要按照標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范以及工作流程將全部文件進(jìn)行收集，并且進(jìn)行立卷，在竣工驗(yàn)收時(shí)，需要將所收集到的檔案上交給相關(guān)部門，做好整個(gè)工程竣工的驗(yàn)收工作，相關(guān)管理人員一定要明確自身的工作職責(zé)，有條不紊地做好檔案管理工作。管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，當(dāng)收集完材料之后，要對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，準(zhǔn)確的找出一些有價(jià)值的資料和無價(jià)值的資料，并且做好標(biāo)記，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在檔案資料中存在的問題，這樣一來不僅可以從整體上提高道路橋梁檔案管理工作的有效性，還可以及時(shí)的剔除一些不準(zhǔn)確的資料，保證檔案管理工作的有效性。

（五）加快檔案管理信息化建設(shè)在道路橋梁工程中，檔案管理工作是非常重要的，為了從整體上提高檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際檔案管理工作的現(xiàn)狀以及傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，加快檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐，將先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理工作，并且積極地推行電子化的管理模式。對(duì)于一些道路橋梁的資料來說，要在其收集、整理以及歸檔環(huán)節(jié)融入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，這樣一來，不僅可以有效地節(jié)約時(shí)間，還提高了最終檔案管理工作的準(zhǔn)確性，使得道路橋梁檔案能夠更加完整和統(tǒng)一。在檔案管理工作中融入信息技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享以及流通。值得注意的是，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，要保證數(shù)據(jù)的私密性以及安全性，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露或者是數(shù)據(jù)丟失的情況，從而使得信息技術(shù)的工作手段能夠在檔案管理工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)語

在對(duì)道路橋梁進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)管理人員要不斷的完善自身的管理水平，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，結(jié)合實(shí)際道路橋梁檔案管理工作的需求和要求來有序的進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)格地遵守相關(guān)的規(guī)范以及工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程資料進(jìn)行科學(xué)合理的收集整理，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)做好電子檔案的創(chuàng)建工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，保證檔案管理工作能夠在道路橋梁工程建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用，從整體上提高道路橋梁檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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作者：顧瑩瑩 單位：三明市高德勘察設(shè)計(jì)有限公司