信息化下的企業(yè)檔案管理改革思考

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[摘要]當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)面臨的境況日益復(fù)雜，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策需要加強(qiáng)對(duì)信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和日常管理的真實(shí)記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價(jià)值。因此，信息化時(shí)代，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理效率，切實(shí)發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，確保企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。對(duì)此，本文分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提出了基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施，供檔案同仁參考。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

(一)不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，企業(yè)的檔案管理工作需要對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和操作進(jìn)行記錄和存檔，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，檔案管理效率低下，難以滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要。同時(shí)，信息技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，企業(yè)各部門(mén)的工作也需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必須要及時(shí)收集檔案數(shù)據(jù)，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，能夠及時(shí)、有效地提供給相關(guān)部門(mén)。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，檔案類(lèi)型也越來(lái)越復(fù)雜多樣，企業(yè)檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平，提升檔案管理效率。

(二)信息技術(shù)對(duì)企業(yè)辦公環(huán)境的影響隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，信息技術(shù)已深入到各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門(mén)的工作內(nèi)容及時(shí)有效地銜接，還能進(jìn)一步提升企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)OA系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，能夠?qū)ζ髽I(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)歸檔，使檔案數(shù)據(jù)得到實(shí)時(shí)的傳遞與分享，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類(lèi)、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

(三)檔案對(duì)提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的作用企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)所掌握的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細(xì)，做出的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)劃就越全面具體，越有利于企業(yè)今后的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的利用不足，為企業(yè)發(fā)展所提供的有價(jià)值的信息也相對(duì)有限，無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時(shí)性、有效性，確保檔案發(fā)揮對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的積極作用。因此，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立信息化檔案管理模式是企業(yè)檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

二、基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施

(一)重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對(duì)這些工作內(nèi)容進(jìn)行改革優(yōu)化，重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程，使檔案業(yè)務(wù)能夠朝著信息化的方向發(fā)展。第一，改革優(yōu)化檔案信息的收集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在收集檔案信息時(shí)，要合理利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，將任務(wù)下達(dá)到各部門(mén)，并做好分工，部門(mén)人員要通過(guò)信息管理系統(tǒng)來(lái)上傳檔案信息，以便信息的及時(shí)接收和收集。第二，改革優(yōu)化檔案信息的整理環(huán)節(jié)。檔案管理人員要對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，根據(jù)檔案信息的具體情況，做好歸類(lèi)和劃分，然后建立不同的文件夾進(jìn)行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的所屬部門(mén)、檔案的具體類(lèi)型以及檔案的形成時(shí)間等特征逐一進(jìn)行錄入，并設(shè)立對(duì)應(yīng)的安全管理權(quán)限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進(jìn)行檔案信息的檢查工作，如果發(fā)現(xiàn)有信息殘缺等問(wèn)題的檔案文件，要及時(shí)聯(lián)系所屬部門(mén)進(jìn)行檔案信息的確認(rèn)，并做好相應(yīng)的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業(yè)的決策者提供全面、詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息支持。最后，改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調(diào)取檔案信息時(shí)，必須與檔案管理人員進(jìn)行對(duì)接，填寫(xiě)好調(diào)取檔案信息的內(nèi)容、目的以及責(zé)任人等。此外，在調(diào)取檔案信息時(shí)，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對(duì)方相應(yīng)的權(quán)限。

(二)檔案信息資源的有效收集和整合企業(yè)檔案信息管理中，需要做好資源的收集工作，保證檔案信息收集的全面性，并且要避免資源的重復(fù)收集，也要注意防止資源的丟失，保證信息收集的有效性，為充分發(fā)揮檔案信息的作用奠定基礎(chǔ)。特別是隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)部門(mén)的數(shù)量也越來(lái)越多，企業(yè)各部門(mén)都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，不僅有生產(chǎn)信息，還有財(cái)務(wù)以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要的作用。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源管理時(shí)，要形成一套全面具體的管理體制，確保管理工作有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)資源的有效收集和整合。例如，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息，財(cái)務(wù)人員每天都要匯總相關(guān)檔案信息，并按照時(shí)間做好檔案信息的排序工作，在匯總時(shí)，要注意檔案信息的完整性和有效性，避免遺漏和丟失；同時(shí)做好檢查工作，檢查無(wú)誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財(cái)務(wù)人員錄入會(huì)計(jì)信息后，還需要設(shè)置好相應(yīng)的控制權(quán)限，并根據(jù)檔案信息的變動(dòng)情況，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、增加和修改，保證檔案信息的及時(shí)性。對(duì)于人力資源信息來(lái)說(shuō)，人力資源部門(mén)要為每位員工制定個(gè)人檔案文件夾，將員工文案信息完整地錄入，并且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，內(nèi)部員工流動(dòng)性加劇，需要適時(shí)調(diào)整崗位，人力資源部門(mén)就要根據(jù)員工的變動(dòng)情況，對(duì)員工檔案信息進(jìn)行調(diào)整、修改，確保檔案信息的正確性、完整性、及時(shí)性，便于查詢(xún)和調(diào)取。此外，還要制定一套嚴(yán)格的檔案信息管理劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)部門(mén)的檔案信息管理職責(zé)，以避免和防止信息的重復(fù)錄入，使檔案信息更加清晰有效。

(三)提高檔案服務(wù)能力企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)決策者提供全面、詳細(xì)、具體的信息資料，有助于企業(yè)更好地完成運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而目前，企業(yè)檔案服務(wù)僅僅是提供檔案信息的借閱，服務(wù)內(nèi)容有限，很難發(fā)揮檔案信息的作用，造成企業(yè)不重視檔案管理工作。因此，必須優(yōu)化和提升檔案服務(wù)能力。第一，優(yōu)化現(xiàn)有檔案服務(wù)功能。當(dāng)前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對(duì)此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務(wù)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、快速檢索技術(shù)以及全文檢索技術(shù)，提升服務(wù)效率，便于利用。此外，還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，開(kāi)拓更多的服務(wù)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)水平。第二，加強(qiáng)新功能的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。企業(yè)要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，科學(xué)梳理檔案信息，并根據(jù)部門(mén)開(kāi)放相應(yīng)的檔案信息調(diào)取權(quán)限，使更多的企業(yè)人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務(wù)范圍。

(四)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，確保企業(yè)檔案管理工作能夠按照標(biāo)準(zhǔn)體系的要求進(jìn)行。第一，編寫(xiě)詳細(xì)的信息資料錄入說(shuō)明書(shū)并下達(dá)各部門(mén)，還要詳細(xì)地講解說(shuō)明書(shū)，確保各部門(mén)能夠按照說(shuō)明書(shū)的要求，進(jìn)行文檔的編輯和錄入。第二，制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，明確上傳時(shí)間，保證信息上傳工作的及時(shí)性，便于后期檔案信息的匯總，保證檔案信息的及時(shí)、快速保存。第三，構(gòu)建檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理人員按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施各項(xiàng)管理工作，包括數(shù)據(jù)的存放、備份、刪除和歸類(lèi)等，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范性。

(五)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員企業(yè)檔案管理工作離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員，現(xiàn)代化的檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)其信息素養(yǎng)也有較高的要求。因此，企業(yè)要加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，加大對(duì)高校畢業(yè)生的招聘，適當(dāng)招聘有工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員。第二，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期開(kāi)展相關(guān)管理工作的培訓(xùn)，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的技術(shù)，不斷豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，提升自身的綜合素質(zhì)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)改正工作中的不足，提高自身的服務(wù)水平，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)助力。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理工作的價(jià)值日益凸顯，檔案管理信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。企業(yè)要發(fā)揮檔案的積極作用，就要結(jié)合自身發(fā)展情況，通過(guò)重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程、檔案信息資源的有效收集和整合，提高檔案服務(wù)能力等措施，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，保證檔案管理信息化能夠真正為企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展創(chuàng)造更多契機(jī)。

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作者：楊寧 蘇瑞婷 單位：西安西電變壓器有限責(zé)任公司檔案管理中心