單位辦公室檔案管理工作效率提高
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[摘要]由于時代的不斷進步與發(fā)展，我國的經(jīng)濟實力和體制得到了提高與完善，這一進步是我國發(fā)展的主要趨勢。隨之，目前時展的趨勢對于單位辦公室檔案管理工作的要求與難度都提高了許多，單位辦公室檔案管理工作需要采取一些改革措施，才能夠有效提高該管理工作?，F(xiàn)在是一個網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的時代，我們的生活和工作都與網(wǎng)絡(luò)緊密地聯(lián)系在一起，辦公室檔案原有管理模式中存在的一些弊端，可以通過信息技術(shù)將其信息化，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善辦公室檔案管理工作模式，提高工作效率?；诖?，主要進行如何提高單位辦公室檔案管理工作效率的探析，采取高效的措施進行效率的提高。
[關(guān)鍵詞]辦公室檔案；檔案管理；工作效率
傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當(dāng)今社會主義經(jīng)濟市場以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價值也沒有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認識到當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。
1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀
目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進行相應(yīng)的管理方式的調(diào)整，確保檔案得到科學(xué)規(guī)范管理，利于使用者的使用，達到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問題，需要管理人員和工作人員都進行進一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識是管理人員們存在的一個問題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，對還管理工作的認識不足，從而不夠重視該工作對單位的重要性。對其認識停留在該管理工作是一個可有可無的輔助性工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質(zhì)量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無法適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，無法進行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學(xué)高效的檔案利用從而受到了影響。
2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析
進行信息化辦公室檔案管理平臺的建設(shè)：信息技術(shù)的運用已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進行信息化建設(shè)，無疑是對檔案管理這一繁雜的工作進行的簡化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案查詢費力，同時容易丟失，不便于保存與管理等。進行信息化建設(shè)，構(gòu)建辦公室檔案管理平臺則能夠有效解決這一問題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份，檔案不會被隨意地竊取與破壞。同時構(gòu)建辦公室檔案管理平臺后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內(nèi)容得到相應(yīng)減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進行管理人員的管理意識的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會得到改變。工作人員也會受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應(yīng)提高。提高管理人員的管理意識，需要單位對其檔案管理工作的管理者進行有針對性的管理意識與管理方式的培訓(xùn)，對兼職的管理者進行專業(yè)知識技能的強化，提高他們的相關(guān)素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識淡薄的問題，提高工作效率，促進單位發(fā)展。進行專業(yè)的團隊培訓(xùn)：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務(wù)繁重，檔案資料錯綜復(fù)雜，進行紙質(zhì)的檔案信息整理難度較大。同時該檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的單位發(fā)展?fàn)顩r，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個問題，單位可以采取專業(yè)團隊人員的培訓(xùn)計劃，對辦公室檔案管理工作人員進行從工作方式到對工作認知等方面的培訓(xùn)，改變他們的認知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓(xùn)出一個專業(yè)的辦公室檔案管理工作團隊。進行工作人員的培訓(xùn)，可以從他們的對工作的思想認知、專業(yè)知識技能以及信息技術(shù)的運用等多個方面進行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對其工作效率有著直接的影響。因此需要對他們進行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們具有相應(yīng)的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進行新模式、新方法的探究與實踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術(shù)來提高辦公效率，促進單位的整體發(fā)展。
3結(jié)語
信息技術(shù)的應(yīng)用對提高單位辦公室檔案管理工作的效率有著重要作用。單位想要跟隨時代的發(fā)展步伐，與現(xiàn)代社會經(jīng)濟共同實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展這一目標(biāo)，則需要有效地利用信息技術(shù)，提高單位的辦公室檔案管理工作效率，進行信息化建設(shè)模式的研究，促進單位的發(fā)展。
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作者：黃湘紅 單位：湖南省資興市自然資源局