檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新

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摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來，對(duì)于檔案的信息化管理也逐漸滲透到了所有行業(yè)。為了讓檔案信息的獲取可以不再受到時(shí)間、空間的約束，在檔案管理領(lǐng)域，通常會(huì)把計(jì)算機(jī)應(yīng)用進(jìn)來，以期能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，也即實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。說起來，檔案管理信息化就是借助計(jì)算機(jī)程序識(shí)別和讀取把實(shí)體的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化數(shù)據(jù)的電子信息資源，且確保此類數(shù)字化資源在任何一臺(tái)擁有權(quán)限的智能設(shè)備上均能夠被讀取，也即通過整合和處理加工數(shù)據(jù)資料，并在后臺(tái)構(gòu)建專門的信息資料數(shù)據(jù)庫，且在這一基礎(chǔ)上建立相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將信息資料數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、分類、整合、存儲(chǔ)，其目的在于便于后期的及時(shí)查找與利用。由此，文章就信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用以及創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；計(jì)算機(jī)技術(shù)

如何借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳遞和交流，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重點(diǎn)所在。說起來，其主要是依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，借助無線網(wǎng)絡(luò)傳送，使檔案信息無阻礙地輸送和接收，不論身處何處、何地，只要擁有權(quán)限，都可以及時(shí)查找所需的信息與數(shù)據(jù)。對(duì)此，要在單位相關(guān)管理部門以及資料需求人員之間構(gòu)建起溝通的橋梁和平臺(tái)，全面發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位發(fā)展中的作用和價(jià)值。就目前而言，檔案管理信息化所具有的含義與特點(diǎn)，已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的相關(guān)要求，檔案管理工作要緊隨時(shí)展，深入剖析發(fā)展過程中遇到的問題，并結(jié)合單位實(shí)際，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）提高檔案管理層次在單位檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠切實(shí)提高檔案管理層次。就目前而言，檔案資料的信息化管理模式已經(jīng)初步看到成效，也即可以高效推動(dòng)單位的信息化管理能力和水平，而在全行業(yè)的信息化建設(shè)的大潮之下，我國整體上的檔案管理水平也會(huì)相應(yīng)得到提升。

（二）提高檔案管理質(zhì)量和效率應(yīng)用信息化技術(shù)能夠切實(shí)提高單位的檔案管理質(zhì)量和效率，傳統(tǒng)的檔案管理都是借助手工形式推進(jìn)，面對(duì)的均是紙質(zhì)檔案材料，此類材料要人工注冊(cè)與分類上架，這一工作不但消耗時(shí)間也特別浪費(fèi)人力，且與信息化模式相比，十分繁瑣和低效，所以，信息化技術(shù)可以應(yīng)用數(shù)字化形式調(diào)整對(duì)文本檔案的管理，進(jìn)而能夠從本質(zhì)上優(yōu)化管理質(zhì)量和效率。

（三）提高單位信息化建設(shè)水平檔案管理信息化可以提升單位整體上的信息化進(jìn)程。檔案管理作為單位日常管理工作的一個(gè)重要組成部分，其信息化程度的高低直接影響著單位整體上的信息化建設(shè)工作，其信息化程度高，就能輔助其他管理部門工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，單位整體上的管理效率會(huì)得到明顯的改善。而且，檔案管理信息化作為一種數(shù)字化應(yīng)用，可以更好地幫助測(cè)試計(jì)算機(jī)管理工具的穩(wěn)定性，因此對(duì)于其的使用實(shí)質(zhì)上也是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，進(jìn)一步優(yōu)化單位管理工作的過程，這對(duì)于單位整體信息化管理水平的提升是十分有利的。

二、檔案管理信息化現(xiàn)狀及問題分析

（一）檔案管理信息化現(xiàn)狀目前，檔案查詢形式有兩大類，其一是手工查找，其二是計(jì)算機(jī)查找。就目前而言，手工查找這一傳統(tǒng)的檔案查詢形式仍在大規(guī)模沿用，盡管各單位的檔案部門都在不斷采用各種手段升級(jí)手工查找方式，設(shè)計(jì)新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的誤區(qū)，以檔案搜索工具的數(shù)量去提升檔案搜索的質(zhì)量，顯然，這是一個(gè)源于認(rèn)知層面的錯(cuò)誤。當(dāng)下，很多單位檔案管理部門的工作流程可以總結(jié)為編制目錄、入庫出庫、卷宗瀏覽等方面，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公，主要應(yīng)用在文字類工作方面，財(cái)務(wù)計(jì)算管理等方面的工作依然以紙為載體，雖然說智能形式也有所應(yīng)用，如光盤、U盤、3D識(shí)別技術(shù)等，但其使用頻率并不高，且其構(gòu)建的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫容量和檔案管理信息化所需的數(shù)據(jù)庫容量難以相提并論。

（二）檔案管理信息化過程中存在的問題1.使用方法落后，管理水平不高。在檔案管理信息化的過程中，很多單位都暴露出存在形式主義、管理人員安于現(xiàn)狀，不接受新事物、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的信息化管理工作沒有足夠的關(guān)注等問題，這就造成了就算是單位在日常管理中引入了信息化系統(tǒng)，也難以等同于高效、迅速和便捷。此外，一些檔案管理人員思想觀念比較保守，對(duì)計(jì)算機(jī)信息化的學(xué)習(xí)存在嚴(yán)重不足，很難適應(yīng)高新科技發(fā)展所帶來了便利，而計(jì)算機(jī)更新的速度是快到?jīng)]有辦法想象的，因此管理人員信息化水平不足這一現(xiàn)象必然會(huì)造成檔案管理工作中對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的落后，且設(shè)備升級(jí)也嚴(yán)重滯后，阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)一步發(fā)展。2.存在形式主義現(xiàn)象。部分觀念相對(duì)落后的工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的便利性沒有形成足夠的意識(shí)，在進(jìn)行信息化檔案整合的過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化工作存在形式主義問題，難以形成大規(guī)模的應(yīng)用。對(duì)此，相關(guān)部門一定要認(rèn)真對(duì)待檔案資料的信息化存儲(chǔ)工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)較難吻合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)要求，所以，檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。而隨著工作人員的逐步更替，檔案管理信息化過程中存在的形式主義現(xiàn)象也必然難以長(zhǎng)期存續(xù)。此外，要注意在檔案管理人員更新?lián)Q代過程中有可能出現(xiàn)的互相推諉的現(xiàn)象，切實(shí)消除形式主義現(xiàn)象，推進(jìn)檔案管理信息化工作的有力開展。3.重視程度不足。檔案管理信息化工作主要依靠相關(guān)工作人員進(jìn)行，就目前而言，一些檔案管理從業(yè)人員對(duì)于檔案管理信息化工作明顯缺乏足夠的重視，這一現(xiàn)象在很大程度上約束了檔案管理信息化工作的推進(jìn)，畢竟，不能正視檔案管理信息化所提供的優(yōu)勢(shì)，就無法進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化相關(guān)工作的開展。這主要有兩方面原因構(gòu)成：一方面，檔案資料數(shù)據(jù)很多，當(dāng)下大都只能通過人工來輸入，消耗時(shí)間和精力，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)沒有辦法及時(shí)存檔的現(xiàn)象；另一方面，對(duì)于計(jì)算機(jī)的熟練使用是管理人員的一大缺陷，也是制約檔案管理信息化的一大阻礙。許多檔案管理人員的年紀(jì)都較大，且接觸計(jì)算機(jī)的時(shí)間也偏晚，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)相對(duì)不是特別的熟悉，甚至管理層中的少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)也存在不知如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)智能系統(tǒng)的現(xiàn)象。

三、檔案管理信息化工作的開展重點(diǎn)

（一）強(qiáng)化實(shí)際應(yīng)用，消除形式主義要加強(qiáng)老員工對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，讓管理檔案的工作人員與部門管理層切實(shí)體驗(yàn)到計(jì)算機(jī)信息化的便捷，要以其高效性、便利性打動(dòng)安于現(xiàn)狀的檔案管理人員，讓他們從心底打消對(duì)于檔案管理信息化工作的抵觸情緒。我們知道，傳統(tǒng)檔案管理工作最大的不足就是人工操作、管理效率不高、檢索速度較慢、資料存儲(chǔ)占有空間太大等，鑒于此，檔案管理信息化工作的開展就要圍繞這些不足切入，要鼓勵(lì)掌握了信息技術(shù)的信息化人才幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)辦公相關(guān)知識(shí)和技巧，使他們能夠更好地進(jìn)行檔案的搜集與編輯工作，切實(shí)提升工作效率。在此基礎(chǔ)上，要設(shè)置學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座，宣傳檔案工作的信息化管理的優(yōu)勢(shì)，要讓安于現(xiàn)狀的個(gè)別工作人員清楚地意識(shí)到，信息化管理工作已是眾望所盼，必須與時(shí)俱進(jìn)，不加強(qiáng)學(xué)習(xí)就有可能面臨淘汰。

（二）提升工作人員認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念要進(jìn)一步提升檔案管理人員的思想意識(shí)，管理層要提高對(duì)于檔案管理信息化工作的關(guān)注度，單位上下都要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，從上而下對(duì)于檔案管理信息化工作的開展要予以重視，可以聘用專業(yè)對(duì)口的培訓(xùn)老師，切實(shí)開展好崗前培訓(xùn)工作，工作人員在崗期間要持續(xù)強(qiáng)化學(xué)習(xí)檔案管理信息化的有關(guān)知識(shí)，進(jìn)一步消除“等、靠、挨”等消極怠工思想。

四、檔案管理信息化工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）職務(wù)信息化在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員在具體操作過程的不細(xì)致很可能直接造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，造成查詢?nèi)藛T在檢索和利用相關(guān)信息時(shí)受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補(bǔ)這一問題，其對(duì)于單位的信息能夠進(jìn)行集中的細(xì)分、檢索、開發(fā)或者是集成，這樣就可以根據(jù)信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而替代傳統(tǒng)的檔案管理人員的目錄編制、信息儲(chǔ)存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進(jìn)一步杜絕信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）數(shù)據(jù)信息化檔案數(shù)據(jù)是單位進(jìn)行檔案管理信息化改革的重要前提，從一定程度上講，檔案管理信息化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料借助現(xiàn)代化的科技手段調(diào)整為數(shù)字化的信息資料的過程，其事實(shí)上就是把有形的介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形的數(shù)據(jù)信息，這一過程不但可以為檔案信息的存儲(chǔ)提供一定的便捷，使其能夠隨著時(shí)間的推移永久保存，而且也能為檔案查詢?nèi)藛T的使用提供極大便利。

（三）人才信息化單位要想實(shí)現(xiàn)高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在工作中保質(zhì)保量地完成檔案的統(tǒng)計(jì)、整合、檢驗(yàn)以及搜集等工作，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，工作人員也要積極提升自身的信息化操作能力，要具備合格的計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，如此才能將人才管理與檔案管理信息化工作相融合，進(jìn)一步提升單位的檔案管理信息化層次。

（四）安全信息化單位的信息化檔案資料的保存具有原始化的特征，也即在存續(xù)期間，不能有任何后續(xù)的修改，也不會(huì)產(chǎn)生無權(quán)限工作者的不當(dāng)操作現(xiàn)象，這就凸顯了檔案管理信息化的可靠性，信息化的檔案管理工作的開展大大提高了單位檔案管理的安全性和保密性，其有著較強(qiáng)的安全防護(hù)手段，以防止外界用戶通過不正當(dāng)途徑入侵檔案系統(tǒng)篡改或盜取數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，單位要編制相應(yīng)的檔案管理安全規(guī)定，要根據(jù)特殊的安全事件執(zhí)行特定的處理形式，保證時(shí)刻有據(jù)可循，同時(shí)要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，切實(shí)提高其職業(yè)道德與安全意識(shí)，全方位確保檔案資料的安全性與穩(wěn)定性。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，這既是時(shí)展對(duì)于檔案管理工作提出的新要求，也是單位檔案管理改革的必然。對(duì)此，首先，單位管理層與檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，全面重視信息化建設(shè)；其次，要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及領(lǐng)先的硬件設(shè)備；第三，檔案管理信息化建設(shè)也離不開充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業(yè)內(nèi)專業(yè)人才、培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員、買入尖端設(shè)備等，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。

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作者：徐龍 單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)