高校檔案管理科學(xué)化水平研究

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一、引言

高校檔案是高?；顒?dòng)中具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，這其中高?；顒?dòng)包括高校的廣大教職工所從事教育、教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)。而且高校檔案還反映出高校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作情況，在高校工作中它起著非常重要作用。因此，分析和使用高校檔案能有效助于我們提高高校教育管理和教學(xué)管理水平。那么對(duì)于做好高校檔案管理水平，有利于高校教育、教學(xué)和科研活動(dòng)。

二、提高高校檔案管理科學(xué)化水平的現(xiàn)實(shí)意義

1.為高校決策層起參考作用。

高校檔案管理工作是高校重要組成的一部分工作，是管理高?？茖W(xué)化的基礎(chǔ)。高校各種檔案為領(lǐng)導(dǎo)制定計(jì)劃和決策提供了準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。高校檔案為高校決策層的目的，能及時(shí)、高效、精確地提供有效的檔案資料，為下一步的高校領(lǐng)導(dǎo)正確決策做好準(zhǔn)備。

2.為高校的教學(xué)工作提供參考數(shù)據(jù)。

高校檔案在高校教學(xué)管理和學(xué)術(shù)研究等工作發(fā)揮至關(guān)重要作用，如制定學(xué)科、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)計(jì)劃等工作。高校教學(xué)管理部門需依據(jù)教學(xué)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析研究，使制定的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃等具有可操作性。

3.為高校教學(xué)科研工作提供數(shù)據(jù)。

高校的教學(xué)計(jì)劃、教師任課表、教學(xué)科研、教書改革以及聽課講評(píng)、考試統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教書科研獲得的各項(xiàng)成果等都記錄在高校的教學(xué)檔案中。對(duì)于促進(jìn)高校教學(xué)科研、提高教學(xué)質(zhì)量、完善教學(xué)管理和科學(xué)研究等一些方面，高校的教學(xué)檔案資料發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

4.為評(píng)定高校教師職稱提供參考。

一個(gè)完整的教師教學(xué)檔案在高校教師評(píng)定職稱時(shí)提供了依據(jù)。像高校教師教學(xué)質(zhì)量問卷、高校教師授課計(jì)劃書、教學(xué)改革成果、科研成果、精品課程資料、教學(xué)工作完成情況等這些方面檔案資料保障了高校教師評(píng)定職稱工作的順利展開。

5.為廣大高校畢業(yè)生提供學(xué)歷證明。

高校畢業(yè)生有的由于種種原因丟失了畢業(yè)證書，需要學(xué)校補(bǔ)發(fā)畢業(yè)證書。有的畢業(yè)生由于出國需要在校的成績(jī)，需要學(xué)校的學(xué)歷證明。高校解決這些問題，可以通過查找他們相關(guān)的學(xué)籍檔案資料所提供的可靠證明和依據(jù)。

三、我國高校檔案管理工作的問題

1.高校檔案管理人員整體素質(zhì)不高。

隨著檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，需要高校檔案管理人員具備一定的專業(yè)技能和職業(yè)水平。據(jù)相關(guān)的市場(chǎng)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國檔案管理缺乏高素質(zhì)的人才，從事檔案管理人員的整體技術(shù)水平有待提高。一是相關(guān)檔案管理人員觀念比價(jià)落后，工作缺乏創(chuàng)新意識(shí)；另外原有的知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代化管理的要求，管理水平落后。出現(xiàn)這些嚴(yán)重的社會(huì)問題，給我過檔案管理工作帶來很大的難度以及造成資源和工作時(shí)間的極度浪費(fèi)。

2.對(duì)高校檔案認(rèn)識(shí)不充分以及理解模糊。

在目前的高校中仍有相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案管理工作是保管檔案部門的工作，部分人認(rèn)為檔案室是重要的場(chǎng)所，是保存著重要和機(jī)密的文件。對(duì)此，大部分高校教職工準(zhǔn)確的對(duì)檔案部門是做什么的、保管什么東西的多不清晰。

3.高校檔案資料不全、硬件設(shè)施不完善。

當(dāng)前大部分高校存在以下情況：一、保管檔案的條件不達(dá)標(biāo)，像檔案室的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件達(dá)不到要求，這些易給檔案帶來缺失或破損；二、保管檔案的設(shè)備規(guī)格不統(tǒng)一、不齊全，不能應(yīng)對(duì)目前檔案多樣化的要求。檔案的錯(cuò)放、歸檔不合格、資料不齊全等現(xiàn)象嚴(yán)重，這些也給高校檔案管理工作增加了管理的難度。

4.檔案管理工作制度有待完善。

隨著我國檔案管理的信息化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，過去檔案管理中許多問題在當(dāng)前的管理中呈現(xiàn)出來，從而導(dǎo)致了檔案管理的整體水平不強(qiáng)?，F(xiàn)有的檔案管理工作制度缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。造成各種檔案無法協(xié)調(diào)，制衡了高校檔案管理工作的進(jìn)行。

四、增強(qiáng)高校檔案管理科學(xué)化的路徑

1.完善高校檔案管理的各類工作指標(biāo)體系。

高校應(yīng)成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人參與的檔案管理工作小組。在檔案管理工作得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視條件下，可以有助于積極推進(jìn)高校檔案管理工作的開展。

2.高校檔案管理人員應(yīng)提高職業(yè)技能。

作為一名合格的高校檔案管理人員不僅要積極的參與各種檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、學(xué)歷檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，而且還能使用現(xiàn)代管理技術(shù)和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，幫助提高檔案管理水平，跟上現(xiàn)代化的步伐。

3.提高檔案管理工作意識(shí)。

廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，全員參與提高并支持高校管理工作。通過全體教職工的積極參與，提高和配合高校檔案管理工作。

4.保障檔案管理工作質(zhì)量。

對(duì)于高校檔案管理要專門的設(shè)置檔案管理室，并添置相關(guān)的檔案管理設(shè)備，分類存放、分別管理，做好防盜、防潮、防火、防蟲、防霉、防塵等相關(guān)養(yǎng)護(hù)措施，以確保管理的檔案資料全安、規(guī)范。

5.檔案管理與校園文化建設(shè)相結(jié)合。

學(xué)校要想展現(xiàn)自身的形象和價(jià)值觀成果，檔案管理是重要的載體。高校檔案管理工作要展現(xiàn)多姿多彩的生命力以及獨(dú)特的個(gè)性文化氛圍，需要努力的與校園文化建設(shè)新結(jié)合，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史面貌。

五、結(jié)束語

隨著我國社會(huì)現(xiàn)代化的不斷推進(jìn)，檔案管理工作科學(xué)化水平程度要求，已成為我國信息化發(fā)展的必然。目前我國高校檔案管理工作的新環(huán)境條件下，檔案管理工作科學(xué)化的要求不斷增強(qiáng)，應(yīng)經(jīng)成為新時(shí)展的必然選擇。推動(dòng)我國高校檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，需要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，全面展示高校的獨(dú)特魅力。

作者：鄔萍 單位：鄔萍湖南醫(yī)藥學(xué)院成教部