檔案管理信息化建設(shè)研究

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1檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1.1缺乏對(duì)檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)。

當(dāng)前，雖然我國(guó)的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進(jìn)展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認(rèn)識(shí)上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。

1.2資金投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。

檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)保證，但目前因缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級(jí)等未及時(shí)跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。

1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國(guó)各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無(wú)法全面實(shí)施。

1.4缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才。

由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊(duì)伍，嚴(yán)重阻礙我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等不能適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的需求，同時(shí)由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展。

2推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)

檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運(yùn)行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運(yùn)行。同時(shí)提高檔案管理計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強(qiáng)檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運(yùn)用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

2.2健全檔案管理信息化的管理制度，重點(diǎn)加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)

檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用性和制度約束的雙向性。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點(diǎn)健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺(jué)遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護(hù)等安全防護(hù)措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。

2.3加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個(gè)步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來(lái)的一系列問(wèn)題。因此，應(yīng)制定重點(diǎn)行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對(duì)檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)、查詢、交換與使用等過(guò)程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過(guò)程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。

2.4加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)

各級(jí)檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過(guò)培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的理解和認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時(shí)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)?？啥ㄆ诮M織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識(shí)，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時(shí)要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

3總結(jié)

總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

作者：馬菲 單位：吉林省松原市食品藥品檢驗(yàn)所