電子技術(shù)檔案管理論文

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1.加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略

由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應(yīng)用等多個(gè)方面的工作都達(dá)到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強(qiáng)對電子檔案管理工作的重視，同時(shí)引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用時(shí)十分有必要的。筆者在此對如何加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略進(jìn)行了一定的分析，希望能夠?yàn)闄n案管理領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

1.1完善檔案信息庫建設(shè)

檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯栴}應(yīng)該對不同的信息進(jìn)行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會(huì)出現(xiàn)一些問題，因此加強(qiáng)檔案信息庫的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫的維護(hù)工作，定期對檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設(shè)的考慮因素，保障信息庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的講解和實(shí)踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

2.結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中電子技術(shù)對于檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展有著不可忽視的重要作用。然而，電子技術(shù)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的技術(shù)，同時(shí)電子技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合也是一個(gè)比較困難的工作，再加之我國檔案管理領(lǐng)域?qū)τ陔娮蛹夹g(shù)作用以及應(yīng)用的研究并沒有達(dá)到一定的深度，因而不利于電子技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展。所以，在今后的檔案管理領(lǐng)域，要加強(qiáng)對電子技術(shù)的重視和研究，并且要從電子技術(shù)的多個(gè)方面，從檔案管理的多個(gè)角度進(jìn)行分析，從而研究出更好、更有利于電子技術(shù)發(fā)揮其效用的方法和措施，促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域在更大幅度上的發(fā)展和進(jìn)進(jìn)步。

作者：王艷秋 單位：肇州縣信息中心