高校檔案管理工作思與行

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社會形勢的轉(zhuǎn)變帶動了社會各層面的改革，高等教育領(lǐng)域的改革勢在必行，改革的核心目標是建立高校管理的新體制，要體現(xiàn)中國特色，融合社會發(fā)展。高校檔案管理要把握新時機，探求順勢而動的發(fā)展出路，最關(guān)鍵的是要準確理解社會新形勢，在發(fā)展契機中反思問題，在問題中尋求契機。

一、對新形勢下高校檔案管理工作的反思

（一）依法治國的新時代

1999年，依法治國方略的提出使我國步入法制時代。2014年，國家重申依法治國，10月，黨的十八屆四中全會研究了全面推進依法治國若干重大問題，確定了依法治國的治國方略，提出要建設(shè)有中國特色的社會主義法制體系，改革要在法治的框架下進行。對于高校檔案管理來說，實現(xiàn)依法治檔是順應(yīng)形勢的改革出路。所謂依法治檔，是各級檔案管理人員在職權(quán)范圍內(nèi)，管理檔案各類事務(wù)并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，依法治檔能夠轉(zhuǎn)變檔案管理部門職能，完善執(zhí)法與監(jiān)管機制。依法治國新時代的到來推動了依法治檔的發(fā)展進程，為高校檔案發(fā)展創(chuàng)造了新平臺。為此，我們要反思怎樣提高檔案法制意識，現(xiàn)有的檔案法規(guī)能否適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，高校檔案法規(guī)是否完善，能否在檔案管理實務(wù)中得到落實等問題。

（二）信息公開的新要求

人們獲得知情權(quán)意識的不斷提高，以及信息化程度的不斷深入，信息公開的呼聲越來越高。2010年9月，《高等學(xué)校信息公開辦法》出臺（以下簡稱《辦法》），明確提出了高校需公開的信息范圍，開創(chuàng)了高校政務(wù)公開的先河，促進了高校行政職能的轉(zhuǎn)變。《辦法》要求公開的信息涵蓋了高校管理各個方面，包括辦學(xué)活動、社會公共服務(wù)的信息等，同時也對信息公開進行了限制規(guī)定，要求建立保密審查機制，不得公開各類涉密信息。同樣對于高校檔案工作而言，一方面面臨著檔案信息公開的要求，另一方面又必須嚴格遵守涉密檔案的保密要求。信息公開與信息安全如何兼顧成為新問題。

（三）檔案保密的新形勢

國際環(huán)境的變化以及國家政治、經(jīng)濟的發(fā)展使保密工作面臨的形勢更加嚴峻。2014年國家頒布了《中華人民共和國保守秘密法實施條例》，從多方面對國家秘密、保密制度、監(jiān)督管理、法律責(zé)任做了明確、規(guī)范的說明，這都是國家在新的歷史條件下為維護國家安全和利益進行的法律修訂與決策部署，具有重大的戰(zhàn)略意義。高校保密工作一直是國家保密工作的重點，每年有大量的科研成果出自高校，其中不乏涉及國家經(jīng)濟、文化、軍事等重要領(lǐng)域的涉密信息。高校中檔案的保密又是工作重點，關(guān)系到各類信息的存儲與積累。怎樣將保密法的規(guī)定落實到工作中，怎樣在保密與開發(fā)服務(wù)中尋找契合點，怎樣將檔案保密工作制度化等都是新時期需要思考的問題。

（四）網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新力量

網(wǎng)絡(luò)時代的到來，為社會的發(fā)展帶來了巨大變化，網(wǎng)絡(luò)信息的高速產(chǎn)生與傳播，迅速淘汰了舊的信息傳播方式，社會中的事物已經(jīng)無法離開網(wǎng)絡(luò)，檔案工作亦是如此。一方面網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來為檔案工作的發(fā)展帶來契機，帶領(lǐng)檔案向數(shù)字化、信息化邁進。新的平臺和高度，提高了檔案的現(xiàn)代化管理水平，拓展了檔案利用和服務(wù)領(lǐng)域，適應(yīng)了社會發(fā)展的需要；另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的弊端也不容忽視，且引起了國家和社會的高度關(guān)注，通過檔案泄密的事件也時有發(fā)生。要保證國家信息和網(wǎng)絡(luò)安全，必須加強對網(wǎng)絡(luò)的依法管理，規(guī)范互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。對于高校而言，檔案信息化法規(guī)的缺失、檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理如何與傳統(tǒng)檔案管理相互融合、如何應(yīng)對高科技的網(wǎng)絡(luò)竊密手段等都是突出問題。

（五）檔案服務(wù)的新局面

檔案在新時期發(fā)揮著不可替代的重要作用，在國家政治、經(jīng)濟、外交等方面扮演著越來越重要的角色。檔案揭開了神秘的面紗，開始出現(xiàn)在大眾的視野中，人們從檔案中了解歷史真相的需求也日益高漲。2014年，《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）成為檔案發(fā)展新時代到來的標志?！兑庖姟愤M一步強調(diào)了建立健全檔案利用體系的重要性，提出要加快數(shù)字化檔案進程，加大檔案的開放與共享力度，創(chuàng)新服務(wù)體系，完善利用形式。高校檔案工作要把握有利時機，思考新問題，開創(chuàng)新局面，正確認識檔案利用與安全、保密和信息公開的關(guān)系。

二、依法治檔是新形勢下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵

在挑戰(zhàn)與機遇并存的新形勢下，反思舊問題、正視新問題，才能促進新發(fā)展。依法治國新時代的到來不僅開創(chuàng)了社會發(fā)展的新局面，同時也是做好高校檔案工作的“尚方寶劍”。依法治檔要從法制建設(shè)入手，完善法制體系、監(jiān)督體系，真正實現(xiàn)有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴。依法治檔的實現(xiàn)，可以在一定程度上打破檔案工作束手無策的局面，為工作實務(wù)提供方向與政策支持，是新形勢下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。

（一）要加快高校檔案法規(guī)體系的構(gòu)建,實現(xiàn)有法可依

國家檔案法規(guī)體系的核心是《中華人民共和國檔案法》，由符合立法規(guī)定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)和規(guī)章所構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。分為檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)、檔案規(guī)章四個層次[1]。在國家檔案法規(guī)體系中，除普遍適用的法規(guī)外，針對高校檔案工作的法規(guī)、行業(yè)標準并不多。因此，要在現(xiàn)有檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建高校檔案法規(guī)體系，形成以國家檔案法為綱領(lǐng)，以地方性檔案法規(guī)為參考，以高校檔案制度為核心，以高校檔案行業(yè)標準為指導(dǎo)的完整的檔案法規(guī)體系。體系建立的關(guān)鍵在于檔案法規(guī)的立改廢。在法規(guī)的制定上，國家宏觀層面要進一步加大高校檔案立法覆蓋面，出臺多層次、多角度的檔案法規(guī)。依照《國家檔案法規(guī)體系方案》，研究需調(diào)研論證以及由規(guī)范性文件上升為法規(guī)、規(guī)章的立法項目，廢止一批不再適用的過時的法規(guī)。要以國家立法精神為引領(lǐng)，把握工作的脈搏，完善制度建設(shè)。橫向可以遵循檔案類目的劃分依據(jù)，縱向可以覆蓋檔案管理過程的各個環(huán)節(jié)。根據(jù)工作實際，制定適用于學(xué)校檔案工作實務(wù)的行業(yè)標準，對檔案發(fā)展面臨的問題進行針對性立法，比如制定檔案信息公開法規(guī)，與時俱進的保密、服務(wù)與利用制度以及獎懲體制等，同時廢止不合時宜的舊制度、舊規(guī)定，從而完成高校檔案法規(guī)體系的構(gòu)建。

（二）要加大對檔案法規(guī)的貫徹實施力度，做到有法必依

在國家宏觀層面的檔案法規(guī)等綱領(lǐng)性文件的指導(dǎo)下，經(jīng)過多年工作經(jīng)驗的積累，大多數(shù)高校已經(jīng)形成了具有本校特色的檔案規(guī)章制度。對現(xiàn)有檔案法規(guī)的貫徹落實可以解決大多數(shù)檔案工作中存在的問題，但僅僅做到貫徹落實，也是非常困難的。其原因主要有以下幾方面：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作缺乏重視，使檔案工作缺乏自上而下的保駕護航，這其中有辦學(xué)理念的原因，也有檔案工作影響力不突出的原因。

（2）存在對檔案法規(guī)不熟悉、不學(xué)習(xí)的情況，只掌握與日常工作關(guān)系密切的內(nèi)容，缺乏對新形勢下檔案法規(guī)的認知意識。

（3）對部分法規(guī)不貫徹、不落實。比如《辦法》中已經(jīng)對“獎勵與處罰”做了明確規(guī)定，但通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校均未制定結(jié)合本校檔案工作實際的獎懲制度，使獎懲法規(guī)流于形式。

（4）貫徹落實有難度。在全國范圍內(nèi)，高校一度因建設(shè)新校區(qū)背負了巨大的資金壓力，在資金有限的情況下，非核心的檔案工作自然在人力、物力、財力的分配上處于劣勢。要加大對檔案法規(guī)的貫徹力度，最根本的解決途徑是提高檔案意識，其中最關(guān)鍵的是提高學(xué)校管理層的檔案意識，這是高校檔案工作發(fā)展的有力保障。要實現(xiàn)這一點，首先要提高第一線人員的專業(yè)水平，改變“大雜燴”的現(xiàn)狀，引進專業(yè)檔案人才，使他們成為高校檔案工作的中堅力量，尋求檔案工作突破口，變被動為主動服務(wù)，對學(xué)校行政與教學(xué)進行有效輔助。

（三）建立行之有效的獎懲機制，堅持執(zhí)法必嚴

有法可依是前提，有法必依是根本，執(zhí)法必嚴是保障。法規(guī)的制定與貫徹落實僅靠提高檔案意識是不夠的，必須輔之以行之有效的獎懲措施。獎勵是工作動力的源泉，懲處是工作規(guī)范的保障，賞罰分明才能樹立威信，形成合力，為繼續(xù)前行掃清障礙。檔案工作要進行績效考核，制定一套詳細、規(guī)范、量化的考核制度，可以與學(xué)?？冃Э己恕⑾冗M評選掛鉤進行年度測評，也可以爭取學(xué)校政策、資金支持，設(shè)立單獨的檔案工作考核途徑。其中，獎懲的內(nèi)容可以參考以下方面：

（1）對檔案科研進行考核獎勵，鼓勵檔案工作者開展學(xué)術(shù)研究與討論，發(fā)表科研論文與成果；

（2）對檔案工作量進行評估與獎懲，獎勵按時按量或超額完成工作或成績顯著人員，反之進行處罰；

（3）設(shè)立專項獎勵，比如在檔案保密、服務(wù)與利用、信息化建設(shè)方面有突出貢獻的人員；

（4）對工作中存在重大過失，或?qū)n案造成不可修復(fù)損害或遺失的行為進行處罰；

（5）對泄露國家秘密等涉密檔案信息以及其他違反檔案法規(guī)的行為進行處罰。

作者：李莎 單位：山東藝術(shù)學(xué)院