企業(yè)檔案管理科學(xué)化思考
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新時期的企業(yè)發(fā)展中，檔案管理即為對實(shí)體檔案和檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理和利用，確保使用者可以根據(jù)自己的需求找到自己所需的檔案，進(jìn)而完善企業(yè)的管理運(yùn)作。在信息時代蓬勃發(fā)展的今天，為了有效地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，勢必對企業(yè)的檔案管理工作提出更高的要求，需要在工作的開展中積極依托現(xiàn)代科技，對相關(guān)的管理理念進(jìn)行革新，在促進(jìn)和提高管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，真正提高企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及分析
綜合來看，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面存在以下問題：首先，建檔資料歸檔不全面，突出表現(xiàn)為片面重視人員信息備案管理，進(jìn)而對企業(yè)具有實(shí)用價(jià)值的會議、科研實(shí)驗(yàn)管理記錄等信息的歸檔沒有進(jìn)行完善。其次，檔案管理制度不盡完善，對我國企業(yè)在發(fā)展中的檔案管理，國家并未出臺規(guī)范一致的檔案管理發(fā)展規(guī)劃及標(biāo)準(zhǔn)，使相應(yīng)的檔案管理存在共享性差及標(biāo)準(zhǔn)化低等現(xiàn)狀，造成了檔案管理的無序性。特別是在一些基層單位檔案管理方面，管理尚不能做到一致性，且管理工作的質(zhì)量和效率得不到保證，加之檔案數(shù)據(jù)的龐大性，缺乏健全的檔案管理體系，不利于當(dāng)前企業(yè)檔案管理水平的提高。再次，管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，新時期的企業(yè)發(fā)展中，基于檔案信息更新的迅速性以及管理工作的重要性，對企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，不但需要較高的專業(yè)技能，同時要有良好的綜合素質(zhì)，這是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。我國企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)及穩(wěn)定性雖已得到進(jìn)步發(fā)展，但相比于科學(xué)化的發(fā)展需求，仍有較大的距離，亟待完善。最后，檔案管理理念相對落后，基于以往認(rèn)知的片面性，使人們對檔案管理工作存在偏見，尤其是對檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)效益相掛鉤不能進(jìn)行完善理解，相對應(yīng)地將其僅認(rèn)為是收集、歸類以及整理等程序，對其后續(xù)運(yùn)用等重視性不能理解，草草了事，敷衍帶過，致使其工作的質(zhì)量較低，這也使當(dāng)前的檔案管理工作不符合企業(yè)發(fā)展的需求。
二、提高企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平的對策
(一)對檔案管理機(jī)制進(jìn)行合理規(guī)劃
新時期的企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作的開展必須結(jié)合社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的大環(huán)境展開，必須確保其適應(yīng)社會生產(chǎn)力以及社會生產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展，使檔案管理機(jī)制得到有效完善規(guī)范，上層建筑要能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的發(fā)展變革。具體來說，管理工作者應(yīng)當(dāng)遵循現(xiàn)代管理機(jī)制的相關(guān)原則，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測和規(guī)劃，并真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的目的。此外，應(yīng)當(dāng)樹立依法建檔，合理規(guī)范檔案管理機(jī)制，將企業(yè)競爭激勵機(jī)制引入到具體工作中，在企業(yè)內(nèi)部有效地建立起合理規(guī)范的檔案管理機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展。
(二)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念
結(jié)合當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展情況來看，如何將“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”對企業(yè)的更進(jìn)一步發(fā)展意義重大，在筆者看來，“物理實(shí)驗(yàn)館+虛擬管”才是未來檔案館最為重要的兩個組成部分，這將使檔案管理工作更注重的是信息的存取而非館藏本身。針對此發(fā)展趨勢，應(yīng)當(dāng)將原有館資料的重新處理作為當(dāng)前企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)，讓以往的“死資料”重獲使用價(jià)值，借助這種形式，讓企業(yè)相關(guān)的用戶等能更為便捷準(zhǔn)確地獲取所需資料。此外，應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前信息管理的趨勢，在服務(wù)工作方面從封閉型轉(zhuǎn)向開放型，讓普通社會和家庭也成為檔案工作的服務(wù)對象，而非企業(yè)機(jī)構(gòu)學(xué)者這一小范圍的使用群體，使檔案管理服務(wù)面向大眾化。在新的歷史時期，檔案管理工作要暗合發(fā)展潮流，做到開拓創(chuàng)新及滿足不同階層用戶群體的需要，在保證檔案資料質(zhì)量的同時，不斷地轉(zhuǎn)變和改善服務(wù)觀念及方法，進(jìn)行科學(xué)分類的歸檔，并就資源共享方面工作進(jìn)行研究，系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的有效提高。
(三)完善檔案管理機(jī)構(gòu)
在新時期的企業(yè)發(fā)展中，應(yīng)明確檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)分工，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需要，組織相關(guān)人員成立企業(yè)檔案管理工作小組，對各自的工作進(jìn)行細(xì)分，使企業(yè)的檔案管理工作更具有計(jì)劃性和組織性。另外，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化硬件保障，在具體實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)改善庫房環(huán)境、增設(shè)檔案柜等，使整個工作的開展做到議事有機(jī)構(gòu)、計(jì)劃有保障以及業(yè)務(wù)的開展有目標(biāo)，全面完善企業(yè)的檔案管理工作。同時，要對全員進(jìn)行檔案教育的普及，以具體實(shí)例為準(zhǔn)，使干部職工了解檔案基本知識和檔案管理運(yùn)行過程，并以身作則，積極參加到檔案管理過程中來。
(四)實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的信息化
當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，這對企業(yè)的檔案管理工作也有重大益處，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理技術(shù)的信息化建設(shè)，在具體的實(shí)施中，應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等信息技術(shù)為支撐，結(jié)合企業(yè)的具體情況及發(fā)展目標(biāo)，建立起標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部數(shù)字信息資源的可共享性。其不僅僅是檔案信息存儲系統(tǒng)，更具有深層次加工的作用，通過對已數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行加工組合，進(jìn)而使其成為高層次的、專題性的檔案信息，在檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)對其的分類組合及管理。為了更加適應(yīng)未來企業(yè)發(fā)展對檔案資源的需要，應(yīng)適時建立起資源共享的信息技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
三、總結(jié)展望
在未來的企業(yè)檔案管理工作開展過程中，對管理的精細(xì)化將提出更高的要求，基于此，筆者將結(jié)合質(zhì)量目標(biāo)管理體系，對其進(jìn)行完善。首先，關(guān)于質(zhì)量體系文件的歸檔范圍方面，針對質(zhì)量體系運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的體系文件，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合其作用的不同，有針對性地制定一個新的歸檔范圍，有效結(jié)合起外部質(zhì)量審核、管理評審及質(zhì)量保證程序等，完善歸檔范圍，將所有有參考及利用價(jià)值的文件及質(zhì)量計(jì)劃書進(jìn)行收錄，確保后續(xù)企業(yè)發(fā)展中能及時查詢相關(guān)的備案檔案等等。其次，對有關(guān)貫標(biāo)工作的信息，應(yīng)注重對其的及時性掌握，從管理的角度考慮，對企業(yè)形成的文件材料提出要求，監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔工作，使原始材料的齊全完整得到有效保障。最后，在貫標(biāo)文件的標(biāo)識方面，需要對質(zhì)量體系文件進(jìn)行標(biāo)識。檔案是反映企業(yè)活動的真實(shí)記錄，對失去了現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值且被歸檔的體系文件，工作人員應(yīng)結(jié)合相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行鑒定，并在此基礎(chǔ)上決定其存毀，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。
四、結(jié)束語
綜上所述，在新時期的企業(yè)發(fā)展中，檔案管理對其具有極為重要的作用，本文在探討當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從對檔案管理機(jī)制進(jìn)行合理規(guī)劃、實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的信息化等方面對其進(jìn)行了探討，并在后續(xù)文章寫作中就未來企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)行了有效展望，以期能為新時期我國企業(yè)檔案管理提供有益的參考。
作者：陳玲 單位：廣州鐵路集團(tuán)廣深鐵路實(shí)業(yè)發(fā)展總公司
