學(xué)校圖書館檔案管理創(chuàng)新性研究

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一、建立健全學(xué)校圖書館檔案的重要性

（一）領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。

圖書館檔案記錄了圖書館的活動以及學(xué)校的發(fā)展的情況，是學(xué)校制定各類決策的重要信息基礎(chǔ)。圖書館檔案資料不斷豐富，在規(guī)范化管理下，能夠作為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要憑證和參考依據(jù)，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策以及計劃的制定。

（二）圖書館科學(xué)管理的重要載體。

圖書館的檔案建設(shè)水平直接體現(xiàn)了圖書館的管理水平，同時圖書館檔案還能夠反映出工作的成果以及水平，是圖書館管理活動的重要載體。圖書館檔案整理了管理和業(yè)務(wù)活活動中的各項數(shù)據(jù)以及統(tǒng)計報表，記錄了各級部門的業(yè)務(wù)活動、工作情況以及經(jīng)驗和教訓(xùn)。

（三）深化圖書館服務(wù)工作的重要途徑。

圖書館檔案記錄了圖書館的各項工作以及開展的服務(wù)，并且詳細(xì)的記載了服務(wù)活動的思路、措施以及方法。圖書館檔案工作的質(zhì)量直接影響著圖書館的服務(wù)活動開展。

（四）圖書館學(xué)研究與教學(xué)科研的重要基礎(chǔ)。

完善的圖書館檔案有助于圖書館學(xué)的研究以及教學(xué)科研的開展，圖書館檔案系統(tǒng)性的記載了圖書館的發(fā)展過程，登記了圖書館各個時期的組織機(jī)構(gòu)、人員編制以及成果等等。

二、學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠。

目前，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及圖書館的領(lǐng)導(dǎo)、員工難以正確的認(rèn)識圖書館檔案工作的重要性。由于認(rèn)識不足，圖書館的檔案管理沒有健全的管理機(jī)構(gòu)以及相關(guān)保障制度，管理的調(diào)教差，不僅設(shè)備落后，還沒有專人進(jìn)行檔案管理。最終導(dǎo)致圖書館檔案的混亂，甚至是缺失。

（二）檔案內(nèi)容不夠完整。

大部分學(xué)校圖書館缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員也不穩(wěn)定。工作人員的更換，使得檔案出現(xiàn)了缺失或者斷檔的現(xiàn)象，部分該存檔的資料沒有存檔。另外，由于缺乏專人管理，難以持續(xù)完成各部門檔案的收集和整理。

（三）圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢。

信息化技術(shù)快速發(fā)展，但學(xué)校圖書館檔案管理仍然使用手工操作，沒有建設(shè)信息化、數(shù)字化圖書館檔案的管理。目前，大多數(shù)的圖書館檔案載體單一，仍使用紙質(zhì)檔案，電子檔案種類和數(shù)量稀少。檔案信息的收集、整理以及存儲和利用仍使用手工操作，檔案的管理和使用效率地低下，阻礙了圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校圖書館檔案建設(shè)的創(chuàng)新性措施

（一）科學(xué)分類，建立系統(tǒng)的檔案體系。

圖書館檔案管理要加強(qiáng)檔案的有序化和條理化管理，同時要注重檔案管理與文件之間的歷史關(guān)系。在檔案管理中，要根據(jù)檔案文件的來源、內(nèi)容以及時間等特征，將檔案進(jìn)行歸類。根據(jù)高校檔案的歸類和管理規(guī)范要求，根據(jù)圖書館的職能以及檔案的內(nèi)容特點可以分為六類，分別是：黨群工作類、文書檔案類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、實物聲像類以及人事科研類。這六大類對高校圖書館檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，是圖書館檔案分類的依據(jù)，隨后進(jìn)行二級和三級類目的制定，體現(xiàn)檔案之間的聯(lián)系，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。

（二）以分級管理，保證檔案體系的完整性。

學(xué)校圖書館檔案管理中要確保圖書館各部門、各類活動中產(chǎn)生的文件完整，反映圖書館的歷史和發(fā)展。檔案管理中，要根據(jù)檔案的來源進(jìn)行分級管理，各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行本部門檔案的管理。檔案的分級管理能夠促進(jìn)檔案的管理和使用效率，同時還能夠發(fā)揮出檔案的作用。分級管理要構(gòu)建良好的監(jiān)督體系，定期對檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保學(xué)校圖書館檔案的完整性。

（三）以形式多樣化豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

首先，學(xué)校圖書館要加強(qiáng)歷史性材料的收集和整理，歷史材料相對零散，容易被忽視。為了提高檔案的收集和整理質(zhì)量，學(xué)校圖書館要針對歷史性材料的特點，制定出詳細(xì)的規(guī)定和要求；其次，非文字材料，例如音像、數(shù)字檔案等都是重要的檔案材料，要借助信息技術(shù)、多樣化的載體對非文字材料進(jìn)行歸檔。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化信息建設(shè)。

我國信息化水平不斷提升，借助信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，建設(shè)現(xiàn)代信息化的檔案管理體系。要將檔案管理和文件處理相結(jié)合，進(jìn)行統(tǒng)一管理，對文件和檔案進(jìn)行一體化的操作，這樣不僅能夠減少工作量，同時還能夠提升檔案的管理水平。同時，數(shù)字化操作促進(jìn)了圖書館的檔案管理工作，為檔案工作人員提供了真實的操作平臺，檔案的整理、處理等更加的方便，圖書館的檔案管理也逐漸規(guī)范化。

（五）完善管理制度，保證檔案工作健康有序地發(fā)展。

圖書館檔案具備分散的特點，檔案的收集和整理有一定的難度，因此要完善檔案管理制度，建立完善的管理制度和工作規(guī)范，工作人員各司其職，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。要宣傳檔案工作的必要性，提升領(lǐng)導(dǎo)以及員工對檔案工作的認(rèn)識，將檔案管理工作任務(wù)細(xì)化，明確各人責(zé)任，從而確保檔案工作的有序進(jìn)行。

（六）做好檔案信息資料編研工作。

學(xué)校圖書館要做好檔案信息資料的編研工作，對信息檔案進(jìn)行有目的、有計劃的分析和研究，編制具備使用價值的各類檔案信息。學(xué)校圖書館可根據(jù)每年的重要活動進(jìn)行整理，編制出圖書館館史等資料。學(xué)校的規(guī)模不斷拓展，圖書館的職能也增加，圖書館可對科研、學(xué)術(shù)等活動進(jìn)行整理研究，編制出科研成果、實錄等資料，提升檔案資源的質(zhì)量和影響力。

作者：梁文輝 單位：咸陽師范學(xué)院