檔案管理缺陷與改進建議
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1概述
當(dāng)前，大數(shù)據(jù)的定義還沒有一個非常明確的概念，但是其內(nèi)涵已經(jīng)被人們認可，檔案資源在其應(yīng)用和發(fā)展的過程中可以非常明顯的順應(yīng)大數(shù)據(jù)的特征，但是就當(dāng)前檔案工作發(fā)展的實際情況來看，其在很多方面還無法充分的滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，所以為了更好的推動檔案管理工作的發(fā)展，必須要對其予以重視。
2大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的缺陷
2.1檔案資源。
當(dāng)前，很多地區(qū)的檔案管理機構(gòu)在檔案介質(zhì)方面依然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，檔案信息數(shù)字化的程度需要不斷的提升，一些偏遠的地區(qū)在檔案工作中依然還是使用人工手動的方式進行操作，所以在實際的工作中也很難去滿足用戶提出的個性化需要，雖然一些管理機構(gòu)采用的是電子形式的檔案，但是在檔案收藏方面還沒有制定一個科學(xué)統(tǒng)一的標準，這樣也就使得檔案資源會出現(xiàn)比較多的重復(fù)現(xiàn)象，結(jié)構(gòu)形式不同的數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)共享，所以這種情況也嚴重的阻礙了檔案資源管理工作質(zhì)量的提升。
2.2檔案工作流程。
在很長時間以來檔案管理工作都是從文件歸檔開始要經(jīng)歷收集、整理、保管、檢索和利用這幾個重要的階段，紙質(zhì)檔案為主的時期，這種工作流程和當(dāng)時的時展水平是完全適應(yīng)的，但是時代也在不斷的發(fā)展和進步，電子檔案數(shù)量明顯增多，在大數(shù)據(jù)時代當(dāng)中，檔案管理的核心也從整理和保管向收集和利用轉(zhuǎn)變，此外這種進程也會不斷的加快，檔案收集也從傳統(tǒng)的方式逐漸的過渡到在線實時查閱的方式。在社會發(fā)展的過程中，檔案信息資源的類型也在不斷的豐富，同時其也在朝著非結(jié)構(gòu)化的方向發(fā)展，一些新技術(shù)在檔案信息當(dāng)中的應(yīng)用也使其成本大幅提高，此外傳統(tǒng)的檔案利用方式也將發(fā)生非常大的變化，在這一過程中也會更多的朝著主動推介的方向發(fā)展，而當(dāng)前的檔案工作還不能完全滿足這些層面上的需求。
2.3檔案工作思維。
在以后的檔案工作中，工作的主體將直接發(fā)生很大的轉(zhuǎn)變，而其在實際的工作中需要完成的也不僅僅是簡單的裝訂和維護，同時，在這一過程中其所提供的服務(wù)也越來越多樣化，其在工作中必須要按照用戶的實際需要迅速的挖掘出更加符合用戶需求的有價值信息。當(dāng)前，一些檔案信息工作部門在思想觀念上還存在著一定的誤區(qū)，很多人還是比較重視館藏，但是對檔案信息的利用卻并不是非常的重視，他們認為檔案是國家財產(chǎn)的一部分，所以在實際的工作中并不能對檔案信息進行全面的廣泛的使用，在態(tài)度上十分的消極，一些工齡比較長的工作人員不學(xué)習(xí)計算機知識，所以電子檔案收集的準確性和全面性都受到了非常大的影響，這樣一來也十分不利于檔案工作的順利開展，一些檔案工作者在實際的工作中甚至還出現(xiàn)了不肯創(chuàng)新的問題，缺乏社會責(zé)任感，這也成為了阻礙檔案管理工作順利開展的一個重要的因素。
所謂轉(zhuǎn)型，是指事物的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運轉(zhuǎn)模型和人們觀念的根本性轉(zhuǎn)變過程。不同轉(zhuǎn)型主體的狀態(tài)及其與客觀環(huán)境的適應(yīng)程度，決定了轉(zhuǎn)型內(nèi)容和方向的多樣性。轉(zhuǎn)型是主動求新求變的過程，是一個創(chuàng)新的過程。在大數(shù)據(jù)背景下檔案事業(yè)若想發(fā)展必須轉(zhuǎn)型，若想順利完成轉(zhuǎn)型也必將在檔案管理體制、運行模式、發(fā)展戰(zhàn)略等方面進行調(diào)整。
3.1完善檔案管理體制。
管理體制實際上就是指采取什么樣的組織形式來達到管理的任務(wù)和實際的目的，站在檔案管理體制的角度上來講，這項工作的核心內(nèi)容就是要科學(xué)合理的去設(shè)置檔案管理機構(gòu)，管理體制的建設(shè)直接影響到了檔案資源自身的發(fā)展和利用的程度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以在檔案管理工作中充分的利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而也就可以更好的實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息系統(tǒng)不同部門之間的相互聯(lián)系，同時還能對其開展統(tǒng)一性的管理，也就是說每個部門產(chǎn)生的檔案信息都可以借助在線查閱的方式給檔案管理部門予以統(tǒng)一科學(xué)的管理，所以就一定要在實際的工作中對檔案的管理體制予以充分的改進。首先是建立一個自上而下的管理體制，同時還要對傳統(tǒng)工作中的弊端進行分析和改進，加強檔案部門不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，只有這樣，才能不斷的提高檔案資源的利用效率，這樣一來也就在很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量和水平。此外還要建立一個檔案監(jiān)督機構(gòu)，這個機構(gòu)要和檔案管理系統(tǒng)保持平行的關(guān)系，這樣才能充分的保證檔案部門的每一個環(huán)節(jié)都能保證其運行的質(zhì)量和水平，使得檔案工作的整體水平得以顯著的提高。
3.2改變檔案工作的運行模式。
運行模式通常就是指一個事物運行過程中實際的工作狀態(tài)，不同的領(lǐng)域和行業(yè)當(dāng)中都有其自身的特色和特點，不同行業(yè)的發(fā)展模式都在改變，同時檔案管理的模式也在不斷的創(chuàng)新和完善。檔案管理的過程實際上是一個十分完整的鏈條，在大數(shù)據(jù)時代檔案部門一定藝不斷的加強自身的建設(shè)，同時還要將大部分的精力直接放在豐富館藏建設(shè)當(dāng)中，同時在這一過程中還要對數(shù)字化檔案信息進行更加深入的加工，此外對這些檔案信息資源還要使用科學(xué)規(guī)范的軟件對其進行全方位的管理。除此之外在實際的工作中還要以先進的科學(xué)技術(shù)為依托，建立一個相對比較完善的網(wǎng)絡(luò)，這樣也就給信息的檢索提供了更大的便利。檔案信息的利用效率得到提升的同時，也為用戶的檔案利用提供了諸多的便利。
3.3改變檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略。
發(fā)展戰(zhàn)略是一定時期內(nèi)對組織發(fā)展方向的選擇、規(guī)劃，可以為組織指引發(fā)展方向，實現(xiàn)組織快速、健康、持續(xù)發(fā)展。針對檔案工作主體表現(xiàn)出的檔案思維現(xiàn)狀，必須注重加強檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，從職業(yè)規(guī)劃高度引領(lǐng)檔案工作思維。首先，檔案部門必須通過加大培訓(xùn)力度，提高檔案工作者的技能和職業(yè)道德。其次，重視跨界合作，打破專業(yè)界限，走開放、多元、社會化的發(fā)展道路。最后，檔案工作者必須積極參與社會活動，承擔(dān)社會責(zé)任，讓檔案事業(yè)充分融入到社會發(fā)展中，利用自身的獨特資源優(yōu)勢，借鑒其他學(xué)科的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案產(chǎn)品，為社會提供多樣化的服務(wù)。當(dāng)前，我國已經(jīng)進入到了大數(shù)據(jù)時代，同時大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)對人們的生產(chǎn)和生活產(chǎn)生了非常重大的影響，當(dāng)然，這種影響也波及到了檔案管理工作當(dāng)中，它在給我國檔案管理工作帶來了很大轉(zhuǎn)變的同時也出現(xiàn)了一定的問題，所以，如果想要積極的推動我國檔案管理工作的健康發(fā)展，就必須要采取有效的措施對其加以改進和完善。
作者：高秋月 單位：吉林省梨樹縣干部檔案館
