煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作實(shí)踐
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現(xiàn)代信息化的飛速發(fā)展，使我們的生活、工作都向著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展，各種行業(yè)的檔案管理工作都開始逐漸發(fā)生了改變，由以往的人工管理的方式逐漸變成數(shù)字化的管理模式，我國的煤炭企業(yè)也運(yùn)用數(shù)字化的管理模式進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作變得更加方便、快捷、省事省力。但是，煤炭企業(yè)在檔案管理工作中使用數(shù)字化的管理模式，也存在著諸多弊端，檔案管理的安全性便是其中最大的問題，為了使煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行地更加順利，我們必須制定出合理有效地措施來提高煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的安全。
一、煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢
煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作與我國近些年來計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲(chǔ)方式有機(jī)地結(jié)合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達(dá)到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目的。
1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動(dòng)化的要求
在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。
2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。通過數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率
煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因?yàn)槊禾科髽I(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調(diào)動(dòng)的員工信息進(jìn)行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計(jì)、查找相關(guān)信息的，但是通過實(shí)行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強(qiáng)度。
4.有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息
在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質(zhì)的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進(jìn)行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時(shí)只能查到單個(gè)的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化管理工作中也有劣勢，這主要是因?yàn)槲覈F(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲(chǔ)在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業(yè)在實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作中，會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時(shí)方便快捷，而且用電子文件存儲(chǔ)檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲(chǔ)檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲(chǔ)在電子文件中檔案信息的安全性。因?yàn)?，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會(huì)留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲(chǔ)檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問題
隨著計(jì)算機(jī)不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會(huì)在更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問題，最終會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會(huì)出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因?yàn)殡娮游募容^依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備。
3.煤炭企業(yè)各個(gè)部門的辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差
當(dāng)前，我國的煤炭企業(yè)各個(gè)部門應(yīng)用軟件各不相同，每個(gè)部門按照自己的特點(diǎn)設(shè)計(jì)開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無法將各個(gè)部門的檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。
4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒有認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的強(qiáng)大作用。現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。
三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問題
1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足
煤炭企業(yè)要想更好地開展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進(jìn)的硬件設(shè)備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經(jīng)濟(jì)能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進(jìn)的硬件設(shè)備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計(jì)算機(jī)并沒有隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計(jì)算機(jī)來進(jìn)行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)之間有著巨大的差距，運(yùn)行速度比較慢，而且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)死機(jī)的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的問題，沒有經(jīng)費(fèi)去購進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計(jì)算機(jī)等，這是完全沒有達(dá)到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進(jìn)計(jì)算機(jī)和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機(jī)房建設(shè)的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴(yán)重影響了煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現(xiàn)階段我國煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準(zhǔn)備。
2.煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)開始逐漸認(rèn)識到實(shí)行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理認(rèn)識仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此會(huì)出現(xiàn)煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。
3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業(yè)中，有多個(gè)不同的部門沒有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個(gè)部門共用一個(gè)或幾個(gè)檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)考核。正是因?yàn)槊禾科髽I(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進(jìn)展的不順利。
4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高
因?yàn)槊禾科髽I(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時(shí)要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會(huì)在開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，出現(xiàn)失誤，但是這卻會(huì)給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業(yè)加大對數(shù)字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業(yè)要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機(jī)器設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機(jī)器設(shè)備，購進(jìn)一批先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備，以滿足對數(shù)字化檔案管理的需要。
2.規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)
煤炭企業(yè)為了實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作時(shí)更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是在現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著我國煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指日可待。在這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該有利用計(jì)算機(jī)實(shí)行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)明確規(guī)范的操作過程以及操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案的類型、存儲(chǔ)方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準(zhǔn)都有一個(gè)明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準(zhǔn)能夠真正科學(xué)有效地實(shí)行，最終達(dá)到煤炭企業(yè)順利實(shí)行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。
3.煤炭企業(yè)要進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平
完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進(jìn)一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個(gè)環(huán)節(jié)中的常見設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會(huì)應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進(jìn)行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫更加全面、高效的運(yùn)行。
4.要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全建設(shè)
煤炭企業(yè)要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計(jì)算機(jī)上放置機(jī)密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計(jì)算機(jī)時(shí)相應(yīng)的權(quán)限等等。
5.要加強(qiáng)對檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)
煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應(yīng)有與時(shí)俱進(jìn)的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時(shí)代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，懂得運(yùn)用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點(diǎn)是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯(cuò)，甚至不出錯(cuò)，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實(shí)行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護(hù)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。
五、結(jié)束語
現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理是隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展而不斷改善的，其中實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式有優(yōu)勢也有劣勢，但總而言之是優(yōu)大于劣。煤炭企業(yè)應(yīng)盡快看到自己在數(shù)字化檔案管理的方面的不足之處，改變以往錯(cuò)誤的觀念，錯(cuò)誤的做法，真正認(rèn)識到并且重視起數(shù)字化檔案管理的重要性，制定出合理有效地解決方案，最終使煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加安全，并且使數(shù)字化檔案管理的利用率得以提高，進(jìn)一步促進(jìn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的順利實(shí)施。
作者：王皙婷 單位：中國神華新街能源有限責(zé)任公司