企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新完善研究

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摘要：在現(xiàn)代企業(yè)管理中，檔案管理是極為重要的組成部分，其不僅確保了企業(yè)內(nèi)部資料的有效管理，同時也能輔助企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。目前，面對日益嚴(yán)峻的市場競爭，檔案管理的科學(xué)優(yōu)化是保證企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展科學(xué)的關(guān)鍵。對此，本文站在創(chuàng)新發(fā)展中的企業(yè)視角之上，探究檔案管理完善對企業(yè)發(fā)展的必要性，并從明確檔案管理優(yōu)化的注意事項出發(fā)，擬定檔案管理的科學(xué)策略，以此來保證檔案管理工作科學(xué)完善，推動并促進企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析

當(dāng)前，企業(yè)在市場競爭日益嚴(yán)峻的情況下，若想保證自身的長足發(fā)展與科學(xué)創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎(chǔ)上，打造管理新策略是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。

1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性

為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，資料檔案的留存至關(guān)重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設(shè)計發(fā)展之路的重要參考。因此，科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，妥善保管與留存重要文件至關(guān)重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學(xué)留存文件，為企業(yè)未來發(fā)展需求而妥善報關(guān)文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進企業(yè)的科學(xué)發(fā)展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業(yè)發(fā)展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關(guān)重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。

2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項

認知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，若想開展科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注意以下注意事項的科學(xué)踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎(chǔ)是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識，將傳統(tǒng)的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關(guān)鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學(xué)管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優(yōu)化基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術(shù)人員的聘用，在相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學(xué)。

3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學(xué)方案

科學(xué)踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項的基礎(chǔ)上，擬定科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數(shù)字技術(shù)思維完善管理檔案。當(dāng)前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術(shù)完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調(diào)用變得十分科學(xué)。對此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注重數(shù)字設(shè)備的應(yīng)用。利用數(shù)字設(shè)備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關(guān)鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時間設(shè)置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關(guān)鍵詞進行檔案內(nèi)容標(biāo)注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的進一步工作，對不同部門應(yīng)用管理檔案也能起到良好幫助。當(dāng)然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡(luò)傳遞契約、工作內(nèi)容及設(shè)計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔(dān)，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數(shù)字技術(shù)固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上應(yīng)注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)儲備資料的過程中，檔案管理人員應(yīng)定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務(wù)器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設(shè)備無法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質(zhì)資源保存之時，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關(guān)鍵字進行標(biāo)識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學(xué)標(biāo)注，以便在數(shù)字資源無法調(diào)取之時，可通過傳統(tǒng)方法來盡快獲得資料信息?？傮w來說，保密及維護檔案管理內(nèi)容是在日常服務(wù)器維護與定期的病毒查殺的科學(xué)踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學(xué)有效的維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設(shè)備但不依賴電子設(shè)備，從而保證在關(guān)鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學(xué)有效的提升檔案管理應(yīng)用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎(chǔ)上，針對數(shù)字設(shè)備的定期維護及相關(guān)資料的科學(xué)備份也十分必要。目前，科學(xué)利用數(shù)字設(shè)備，但不依賴數(shù)字設(shè)備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關(guān)鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)構(gòu)建，日常安全維護的有效開展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長足發(fā)展。

參考文獻

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作者：史文斯 單位：承德市青少年宮