醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策探索

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摘要：檔案管理工作具有嚴(yán)謹(jǐn)性、專業(yè)性和技術(shù)性特征，同時(shí)也是探索性和創(chuàng)造性相統(tǒng)一的一項(xiàng)工作，檔案是信息保存的主要方式，是主要的信息來源。建立健全檔案管理系統(tǒng)，對(duì)有效利用檔案和積極推進(jìn)工作具有重要意義。尤其在醫(yī)院工作中，良好的檔案運(yùn)行系統(tǒng)對(duì)提高工作效率、借鑒成功案例、啟發(fā)創(chuàng)新思維、提高科研水平都有積極的促進(jìn)作用。本文總結(jié)了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對(duì)于醫(yī)院檔案工作具有現(xiàn)實(shí)性指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題對(duì)策

醫(yī)院檔案管理水平的提升，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院日常工作的順利開展、緩和改善醫(yī)患關(guān)系，具有重要的作用。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足人們?nèi)找娑嘣男枨?，檔案管理人員需要加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要進(jìn)一步重視檔案管理工作，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，并以醫(yī)療服務(wù)為根本，將檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃同步發(fā)展，及時(shí)研究解決疑難問題，以此保障檔案管理工作的順利開展。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠一直以來，不少人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作只是一項(xiàng)保管事務(wù)性工作，既不能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)價(jià)值，也不能帶來實(shí)質(zhì)性效益，在醫(yī)院工作中屬于從屬地位，只要做到中規(guī)中矩，守好攤、不丟失、不泄密，經(jīng)得起外調(diào)、能應(yīng)付查檔就夠了。這種思想充分說明有些人對(duì)檔案工作缺乏系統(tǒng)了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)目前的管理需求。

（二）檔案管理中工作制度不健全

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致一般醫(yī)院的檔案室都沒有完善的規(guī)章制度，和統(tǒng)一的工作流程，存在很多問題、疏漏。應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展而隨時(shí)改進(jìn)和提高，這樣才能不斷的完善工作制度。

（三）管理水平低下，管理手段單一

缺少對(duì)檔案管理人員專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)生疏。加之有些醫(yī)院檔案管理人員屬于外聘或兼職人員，對(duì)他們更加疏于要求和約束，致使他們對(duì)檔案的收集、管理、歸檔和裝訂業(yè)務(wù)工作不精通，對(duì)自身工作的重要性也缺乏必要的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。同時(shí)，由于他們對(duì)業(yè)務(wù)缺少鉆研精神，認(rèn)為只要完成任務(wù)就是做好工作，導(dǎo)致檔案管理手段長期停留在傳統(tǒng)模式上，比較單一，跟不上時(shí)展的步伐。

（四）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不健全

大部分醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，有的甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，有的則檔案室面積狹小，缺少相應(yīng)的恒溫設(shè)備，或者是“六防”設(shè)備不齊全，沒有專門防火防潮的檔案柜，檔案存放不合規(guī)，容易發(fā)生霉變、蟲蛀，不利于檔案完整和整潔的保存。

（五）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容范圍不明確

無論各級(jí)各地醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)，無論是三甲還是二乙，醫(yī)院內(nèi)部的檔案都應(yīng)該按照內(nèi)、外、婦、兒等嚴(yán)格明確的分類，以及對(duì)病種的明確分類，而目前醫(yī)院的檔案病種分類不明確，比較分散，不便于醫(yī)護(hù)人員查閱和利用。

（六）醫(yī)院檔案管理人員整體的業(yè)務(wù)水平不高

一般醫(yī)院只重視臨床科室人員的培訓(xùn)和教育，但對(duì)檔案人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案室的工作人員認(rèn)為日常工作簡單，比較安逸，不愛學(xué)習(xí)，不求進(jìn)步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解，跟不上醫(yī)院發(fā)展需求。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的措施

（一）提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇工作嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，從而提高工作效率，提高檔案管理質(zhì)量。開發(fā)及創(chuàng)新新的檔案管理模式，使檔案管理更科學(xué)，更嚴(yán)謹(jǐn)，推陳出新，不斷適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的前進(jìn)步伐。

（二）建立健全檔案管理制度

制度建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。同時(shí)要堅(jiān)持制度約束的雙向性和制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，使成文的制度既能約束領(lǐng)導(dǎo)又能約束職工，建立責(zé)任權(quán)利清單，將責(zé)任落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人身上，從而保證制度的有效落實(shí)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和電子系統(tǒng)設(shè)備的不斷健全，信息化已經(jīng)滲透到我們生活的方方面面。在自動(dòng)化辦公普遍應(yīng)用的背景下，信息化的發(fā)展步伐也逐漸壯大、日益更新，緊跟信息化發(fā)展的步伐，醫(yī)院的檔案管理也必將迎來一種新的管理方式，即檔案的信息化管理。檔案管理可以更多借助于信息化手段，如計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)硬盤、字符識(shí)別儀、語音識(shí)別儀、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)等，這些電子設(shè)備不僅比紙質(zhì)介質(zhì)更容易保存和查找，容量也更加巨大，同時(shí)能豐富我們檔案的保存內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了音像資料以及大數(shù)據(jù)的留存。功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)管理軟件，還可以幫助醫(yī)院檔案管理者充分挖掘資源潛力，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，提供工作效率。從未來著眼，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理勢在必行。

（四）加強(qiáng)主人翁意識(shí)

檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，要以主人翁的態(tài)度積極投身檔案管理工作。以“沒有最好，只有更好”為動(dòng)力，不斷提高工作效率、提升服務(wù)質(zhì)量、開拓創(chuàng)新意識(shí)，只有這樣才能更好地服務(wù)于醫(yī)院檔案管理事業(yè)，更好地服務(wù)于患者和醫(yī)院工作者?？傊?，醫(yī)院的檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上推陳出新，跟緊時(shí)代的步伐，以便更好的促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是每個(gè)檔案管理者應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)。

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作者：吳琦 單位：四平中心人民醫(yī)院保衛(wèi)處