醫(yī)學(xué)檔案管理問題與對策

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【摘要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和社會的不斷進步，醫(yī)學(xué)檔案的價值日益凸顯，其中包含大量醫(yī)學(xué)成果、專家經(jīng)驗，不僅是非常關(guān)鍵的信息資源，更是十分珍貴的無形資產(chǎn)，加強醫(yī)學(xué)檔案管理不容忽視。本文從醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的主要問題入手，探究提出解決對策，以促進醫(yī)學(xué)檔案價值的充分發(fā)揮。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)檔案；檔案管理；問題；對策

醫(yī)學(xué)檔案是眾多專業(yè)檔案中的一種，它具備客觀真實性、信息性、知識存儲性等特征，保存醫(yī)學(xué)檔案的一個主要目的就是存儲醫(yī)學(xué)知識。所以醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員為患者治療疾病的依據(jù)、參考，為進一步發(fā)揮醫(yī)學(xué)檔案的作用，務(wù)必要優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理。隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理也應(yīng)正視問題，并及時采取有效的對策解決問題，從而順應(yīng)時展趨勢，提高醫(yī)學(xué)檔案管理水平。

一、醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的主要問題

（一）醫(yī)學(xué)檔案管理制度不完善。當(dāng)下，醫(yī)學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準，各個醫(yī)院管理醫(yī)學(xué)檔案的情況是不一樣的，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案管理局面混亂。與此同時，傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)涵、外延受到迅猛發(fā)展的技術(shù)手段及社會經(jīng)濟的巨大沖擊，各級醫(yī)院在沒有得到標準統(tǒng)一的管理制度約束的情況下只能按照自己的理解與實踐開展檔案管理工作，造成部分很有價值的醫(yī)學(xué)檔案材料被遺漏，或檔案材料的重點內(nèi)容不突出、文字資料與圖表資料不符等問題，加上醫(yī)院隨意擺放醫(yī)學(xué)檔案資料，查閱起來費時費力，工作效率偏低。

（二）檔案管理科技化水平偏低。醫(yī)學(xué)檔案是一項非營利性的項目，一直都沒能得到醫(yī)院的重視，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，往往不會對醫(yī)學(xué)檔案管理這一毫無利益的項目進行投資，造成醫(yī)學(xué)檔案管理經(jīng)費始終處于不足的狀態(tài)，檔案管理工作的科技水平無法緊跟時代潮流，阻礙檔案價值的發(fā)揮。

（三）醫(yī)學(xué)檔案利用意識較薄弱。改善醫(yī)療效果、滿足患者需求、提高經(jīng)濟效益與社會效益一直是醫(yī)院的重點工作，而醫(yī)學(xué)檔案的立卷、歸檔、整理等無法給醫(yī)院帶來任何直接的經(jīng)濟效益，反而要投入人員、空間、設(shè)備等，且見效緩慢。因而醫(yī)學(xué)檔案利用意識較薄弱，醫(yī)院往往忽略對檔案的開發(fā)與利用，無法對醫(yī)學(xué)檔案寶貴的價值有充分的認識，疏于利用檔案，造成巨大的資源浪費。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)不高。如今，各個醫(yī)院普遍面臨一個現(xiàn)狀，即專業(yè)的檔案管理人才十分匱乏。一般情況下，醫(yī)院都讓兼職人員負責(zé)管理醫(yī)學(xué)檔案，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識，無法使用先進的檔案管理技術(shù)手段，不能跟上科技發(fā)展步伐。醫(yī)院在日常的運行中主要把精力用在了培養(yǎng)技術(shù)人員之上，往往忽略培養(yǎng)和提高醫(yī)學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，造成人員的工作能力無法滿足時代要求。

二、解決醫(yī)學(xué)檔案管理問題的對策

（一）完善醫(yī)學(xué)檔案管理制度，順利開展檔案管理工作。完善的制度是醫(yī)院順利開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作的必要保障。醫(yī)學(xué)檔案實際上是醫(yī)院開展各項管理工作的基礎(chǔ)，它不但能為醫(yī)院的決策、計劃提供依據(jù)，還能在醫(yī)院的改革與發(fā)展中發(fā)揮其作為物質(zhì)基礎(chǔ)的作用，醫(yī)院的成長歷程無不通過醫(yī)學(xué)檔案的形式來體現(xiàn)。醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案管理工作是否準確、系統(tǒng)、完善，這不僅與檔案人員是否認真做好了科研文件的形成、積累、整理、歸檔等工作有直接關(guān)聯(lián)，還需要醫(yī)院的決策層依據(jù)國家規(guī)定將醫(yī)學(xué)檔案管理囊括到常規(guī)管理制度之中，從而有機結(jié)合醫(yī)學(xué)檔案管理與醫(yī)院日常工作，同步管理醫(yī)院工作與醫(yī)學(xué)檔案建檔工作。因此，醫(yī)院要及時建立健全醫(yī)學(xué)檔案管理體制，建立三級檔案管理系統(tǒng)，由院長、檔案部門、專職檔案人員共同構(gòu)建自上而下的醫(yī)學(xué)檔案管理機制，通過一把手負責(zé)機制的運行，采取行政手段對醫(yī)學(xué)檔案實施統(tǒng)一的、集中的管理。與此同時，醫(yī)院還要將醫(yī)療技術(shù)部門、技術(shù)人員以及檔案部門等的職責(zé)理順，醫(yī)療技術(shù)部門及技術(shù)人員主要是在日常的醫(yī)學(xué)活動中形成醫(yī)學(xué)文件、圖像等材料，而檔案部門則要時刻跟蹤醫(yī)學(xué)檔案整理情況，在督促醫(yī)療技術(shù)人員依據(jù)統(tǒng)一標準和制度要求落實檔案整理工作的同時給予其必要的指導(dǎo)，嚴格依據(jù)既定制度開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，推進醫(yī)學(xué)檔案管理的制度化、規(guī)范化、標準化。

（二）加大檔案管理資金投入，提高管理的科技化水平。醫(yī)院要進一步創(chuàng)新醫(yī)學(xué)檔案管理模式，加大對醫(yī)學(xué)檔案管理的資金投入，保證在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代管理知識和大量先進的設(shè)備、技術(shù)手段，提高醫(yī)學(xué)檔案管理的科技化水平。醫(yī)學(xué)檔案管理人員要積極將紙質(zhì)檔案匯集成音像、光盤、縮微品等醫(yī)學(xué)檔案信息資源，并借助互聯(lián)網(wǎng)的支持，科學(xué)地應(yīng)用醫(yī)學(xué)檔案管理工作的輔助工具，對醫(yī)學(xué)檔案進行深加工與傳遞，通過引入和改進計算機管理的方式減少醫(yī)學(xué)檔案存儲空間，為查閱檔案提供便利，提高醫(yī)學(xué)檔案編研質(zhì)量以及管理效率。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院要積極應(yīng)用先進的管理技術(shù)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段儲存醫(yī)院各種各樣的檔案，并開展醫(yī)學(xué)檔案信息保密工作，重視建設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。另外，醫(yī)院應(yīng)積極建立先進的、專門的檔案管理室，統(tǒng)一管理醫(yī)學(xué)檔案，并重視加強醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)用專業(yè)軟件系統(tǒng)加強對醫(yī)學(xué)檔案的管理，實現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理的科技化、信息化。

（三）改進醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)工作，提高檔案信息利用效率。醫(yī)院管理人員要不斷增強醫(yī)學(xué)檔案宣傳意識，提高人們對檔案信息的知曉率，從而強化醫(yī)務(wù)人員的檔案意識。醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)學(xué)檔案信息利用的變化情況，積極探究醫(yī)學(xué)檔案利用服務(wù)的新方式、新途徑，檔案人員要了解并掌握醫(yī)院館藏檔案的類別、存放地點，從而為醫(yī)學(xué)檔案資料的利用者提供快速、準確的服務(wù)。同時，在醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)方式方面要盡快完成從以往的被動服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動服務(wù)的過程，做好信息反饋工作，進一步改進服務(wù)工作，提高醫(yī)學(xué)檔案信息的利用效率。具體而言，醫(yī)院檔案部門要多路徑、多渠道地開發(fā)醫(yī)學(xué)檔案信息資源，為醫(yī)院的疾病預(yù)防、治療以及控制等提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；結(jié)合醫(yī)院日常工作的實際需求，編制多種多樣的醫(yī)學(xué)檔案信息檢索工具，支持對醫(yī)學(xué)檔案信息的充分利用；廣泛收集信息，確保醫(yī)學(xué)檔案信息的準確性、完整性；改革傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案借閱模式，拓寬醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)方式，為使用者提供網(wǎng)上借閱服務(wù)，提高醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量；推動醫(yī)學(xué)檔案的信息化與數(shù)字化進程，促進醫(yī)學(xué)檔案信息的共享，提高信息利用率。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)，提升醫(yī)學(xué)檔案管理水平?，F(xiàn)代化的醫(yī)學(xué)檔案管理工作的量很大，較過去簡單的建檔、存檔工作而言發(fā)生了顯著的變化，當(dāng)今的醫(yī)學(xué)檔案管理不再是單純地收集、保管、編目、統(tǒng)計病歷檔案，而要建設(shè)醫(yī)院信息中心，總結(jié)過去的經(jīng)驗及教訓(xùn)，使今后開展各項工作時能獲得科學(xué)化的參考和建議。這就對檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求，他們不但要掌握專業(yè)的檔案管理知識，還要掌握醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識、計算機應(yīng)用知識等，盡管這些都是邊緣學(xué)科，但能促使檔案人員在醫(yī)學(xué)檔案管理工作將知識與信息融為一體。因此，加大培訓(xùn)醫(yī)學(xué)檔案管理人員的力度是醫(yī)院務(wù)必要落實的一項工作，檔案管理人員素質(zhì)的提高是大勢所趨，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才勢在必行。醫(yī)院只有及時建立一支戰(zhàn)斗力強的檔案管理隊伍，才能合理而有效地管理醫(yī)學(xué)檔案，通過檔案人才梯隊的建立形成一套系統(tǒng)的、完整的人員培養(yǎng)機制，針對醫(yī)院每一名在職檔案管理人員實施規(guī)范的、系統(tǒng)的、全方位的培訓(xùn)，幫助他們增加業(yè)務(wù)知識、提高檔案管理能力，同時開闊醫(yī)學(xué)檔案管理視野，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及修養(yǎng)，提高檔案人員的職業(yè)道德水平，從而更好地適應(yīng)醫(yī)學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，提升醫(yī)學(xué)檔案管理水平。

三、結(jié)語

當(dāng)下的醫(yī)學(xué)檔案管理中還存在一些問題，醫(yī)院只有高度重視醫(yī)學(xué)檔案管理工作，完善建立醫(yī)學(xué)檔案管理制度，加大對檔案管理的資金投入，并致力于改進檔案服務(wù)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能使醫(yī)學(xué)檔案管理得到持續(xù)的改革和優(yōu)化，從而提高醫(yī)學(xué)檔案管理質(zhì)量，最大限度發(fā)揮其應(yīng)有價值，更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項工作。

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作者：凌金梅 單位：山西省臨汾市人民醫(yī)院