信息時(shí)代高校檔案管理需要注意的問題

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摘要：本文從信息時(shí)代下高校檔案管理需要注意的問題出發(fā)，提出了一些具體的解決方法，以期推動(dòng)我國高校檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；模式變化；研究

信息時(shí)代的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在形式上有所區(qū)別，在理念上也不一樣?，F(xiàn)代信息技術(shù)讓高校檔案管理工作通過網(wǎng)絡(luò)這一媒介就可以完成，提高了高校檔案管理工作的效率，為學(xué)校的運(yùn)行帶來了方便。加之信息時(shí)代檔案管理的形式更加多元，讓許多的圖文、聲像檔案也可以很好的保存和管理，延長(zhǎng)了檔案信息的生命。

一、信息時(shí)代下高校檔案管理存在的問題

1、信息化管理水平不高

現(xiàn)在我國高校已經(jīng)有大部分都是采取計(jì)算機(jī)管理檔案的方式，但是在這一過程中存在著信息化管理水平不均衡，管理檔案的系統(tǒng)還有軟件都不太一樣等問題。一些高校在管理高校學(xué)生以及其他檔案時(shí)采用的是縮微復(fù)制存貯技術(shù)，甚至一些經(jīng)濟(jì)條件比較好的學(xué)校已經(jīng)有了自己的檔案管理類的網(wǎng)頁。盡管一些高校已經(jīng)具備了這一類的技術(shù)基礎(chǔ)，但是在實(shí)際的檔案管理工作中卻沒有充分利用。另外一些學(xué)校則是由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，檔案管理的方式仍然停留在使用計(jì)算機(jī)建立檔案目錄管理，這種檔案管理的方式與前一種具有技術(shù)性的檔案管理方式相比顯得非常落后。在高校中還存在一些學(xué)校按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行，并沒有開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)等。

2、電子檔案的管理法律效力低

電子檔案被科學(xué)管理的前提是要將電子檔案進(jìn)行收集，在我國目前的檔案管理的狀態(tài)下，無論是電子檔案的收集還是電子檔案的管理甚至是利用都還不具有一種法律效力。高校的電子檔案是存在計(jì)算機(jī)里面的電子數(shù)據(jù)，是一種辦公自動(dòng)化的高級(jí)產(chǎn)物。但是目前在高校中電子檔案錄入學(xué)校的電子檔案系統(tǒng)的過程以及錄入之后都沒有充分的安全保障，檔案的安全性受到了挑戰(zhàn)。加之電子檔案本身的體積小，存在容易存儲(chǔ)、復(fù)制、變更這一系列的特點(diǎn)，導(dǎo)致其很容易被不法分子竊取進(jìn)行非法活動(dòng)，電子檔案的法律效力不高。

3、立卷制度的不利影響

我國傳統(tǒng)的檔案管理辦法中涉及到立卷制度，但是在當(dāng)今的信息時(shí)代中，這種制度已經(jīng)受到了劇烈的沖擊，為了適應(yīng)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理檔案的要求，原有的立卷制度應(yīng)當(dāng)盡快加以完善。因?yàn)榱⒕碇贫鹊娜秉c(diǎn)是沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定，讓檔案管理工作沒有系統(tǒng)性。

4、檔案管理人員素質(zhì)不高

目前高校中一些檔案管理人員還是以前那些按照傳統(tǒng)模式管理檔案的人員。因此在現(xiàn)今信息化時(shí)代的推動(dòng)下檔案管理的方式發(fā)生了巨大的變化，而這一部分檔案管理人員不能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的辦法，導(dǎo)致了高校檔案管理工作不能夠迅速推動(dòng)和發(fā)展。

二、信息時(shí)代下高校檔案管理對(duì)策

1、投入資金促進(jìn)檔案管理的信息化

信息時(shí)代下的技術(shù)更新非常之快，高校要引進(jìn)這些技術(shù)管理學(xué)校檔案則需要一定的經(jīng)濟(jì)投入。學(xué)校積極增加針對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，大力推動(dòng)電子文件歸檔以及電子檔案的管理、數(shù)字檔案館的建設(shè)等。目前相關(guān)部門已經(jīng)提出了要建立通用數(shù)據(jù)庫軟件的目標(biāo)，目的是要減少檔案管理的混亂現(xiàn)象發(fā)生或者調(diào)整檔案管理混亂的局面。這樣使檔案管理工作更加有序進(jìn)行，減少人力物力資源的浪費(fèi)。此外通用數(shù)據(jù)庫的維護(hù)還需要引起各高校的重視，需要將其維護(hù)的節(jié)奏與檔案更新的節(jié)奏同步，以保證檔案管理工作的實(shí)效性。

2、促進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化思想形成

高校中從事檔案管理工作的人員的思想要與時(shí)俱進(jìn)，更新自身的管理理念。檔案管理從學(xué)科的角度看，具有一定理論和發(fā)展規(guī)律。高校檔案管理人員要在檔案管理工作中積極轉(zhuǎn)變觀念并提高自身的管理水平，掌握先進(jìn)的管理技術(shù)努力地將管理型的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型的檔案管理模式。在檔案管理中不僅要提高管理的速度還要保證檔案管理工作的質(zhì)量，而且強(qiáng)調(diào)檔案管理人員樹立創(chuàng)新意識(shí)，抓好檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不斷發(fā)展檔案管理的方法和手段。

3、增加高校檔案管理的齊全以及時(shí)效性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，需要工作人員積極利用電子信息技術(shù)收集高校檔案信息，并利用網(wǎng)絡(luò)完成信息的采集核對(duì)工作，對(duì)高校內(nèi)部各個(gè)部門的信息進(jìn)行整理，形成可以隨時(shí)調(diào)配和利用的文件，再次利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到高校各部門。在檔案管理過程中工作人員要善于利用檔案管理知識(shí)，將檔案分門別類，盡量給需要查看資料的人帶來方便，也是保證檔案系統(tǒng)性的重要手段，最終確保高校檔案管理工作的齊全性還有時(shí)效性。

4、加強(qiáng)高校檔案管理的安全防護(hù)工作

高校檔案的重要性不言而喻，因此在管理中學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全防護(hù)工作?；镜陌踩胧┛梢詮膶W(xué)校的機(jī)房設(shè)備開始著手改進(jìn)，比如計(jì)算機(jī)機(jī)房安裝防盜門窗，機(jī)房鑰匙要嚴(yán)格控制，檔案管理系統(tǒng)要設(shè)置進(jìn)入密碼并采取不定期更新的方式。此外針對(duì)系統(tǒng)因?yàn)橥蝗粩嚯娍赡茉斐蓴?shù)據(jù)丟失這一問題，學(xué)?？梢圆捎门鋫洳煌娫吹姆绞浇鉀Q。在計(jì)算機(jī)中安裝最新的殺毒軟件，嚴(yán)防病毒入侵導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜取或者丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

5、提高高校檔案管理工作人員的素質(zhì)

高校檔案管理工作者在日常的工作中首先要對(duì)自身的管理能力不斷提高，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，提高自身的適應(yīng)能力，最重要的是培養(yǎng)一種對(duì)檔案管理工作的熱情。高校也應(yīng)當(dāng)采取積極措施培養(yǎng)管理人員的檔案管理能力，具體可以采取開辦培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)管理人員。讓管理人員逐漸掌握現(xiàn)代的檔案管理辦法，成為可以使用信息技術(shù)管理檔案的人才，并具備檔案管理的理論知識(shí)，能夠?qū)n案管理的內(nèi)容合理化、條理化，實(shí)現(xiàn)管理人員系統(tǒng)管理檔案的高效管理方式。另外高校加強(qiáng)管理人員的思想政治素質(zhì)也是保證高校檔案安全性的手段，管理人員是與檔案具有直接聯(lián)系的人，在管理過程中要具備良好的政治素質(zhì)才能夠保證不被非法利益誘惑，盜賣學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息。

三、結(jié)束語

隨著電子新技術(shù)出現(xiàn)和發(fā)展，其本身所具有的快速、準(zhǔn)確以及高效的特點(diǎn)讓檔案管理工作變得更加方便和安全，傳統(tǒng)的檔案管理工作也因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理要加強(qiáng)資金投入、促進(jìn)現(xiàn)代化思維、提升檔案齊全性以及做好信息安全工作，保證檔案管理有效可靠。

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作者：劉莎 單位：晉中師范高等?？茖W(xué)校