高職院校檔案管理信息化建設(shè)思考

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【摘要】信息時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，逐漸向著檔案管理信息化建設(shè)的方向發(fā)展。這種檔案管理工作的革新與全新探索，有助于發(fā)揮出高職院校服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)的時(shí)展要求。筆者結(jié)合自身對(duì)于檔案管理工作的全新認(rèn)知，提出基于信息化大趨勢(shì)下高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性與基本途徑。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)

一、前言

高職院校的檔案管理實(shí)際上發(fā)揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學(xué)、科研及管理工作等多種活動(dòng)形態(tài)以文字、圖表或者圖片的方式保存下來(lái)，從而為后續(xù)信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)則是基于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下，轉(zhuǎn)變檔案管理工作形態(tài)，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)重要性

高職院校傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化時(shí)代已經(jīng)十分落后，信息化技術(shù)為信息的優(yōu)化處理提供可能?？梢?jiàn)，新時(shí)代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)高職院校的發(fā)展作用顯著，具體可從以下幾個(gè)方面入手并展開(kāi)實(shí)踐：

1.有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程較為煩瑣，大量的紙質(zhì)材料無(wú)論是在存儲(chǔ)還是在查閱過(guò)程中所耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間，效率低下。而在信息化大趨勢(shì)的推動(dòng)下，高職院校檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)查閱，工作效率與工作質(zhì)量明顯提升；

2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關(guān)鍵構(gòu)成環(huán)節(jié)，在具體運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中涉及招生、教學(xué)與就業(yè)全過(guò)程，這一整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的信息內(nèi)容都需要檔案管理工作來(lái)具體執(zhí)行與管理，各個(gè)環(huán)節(jié)都依賴于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設(shè)則能夠有效保證信息的交互與共享，滿足各環(huán)節(jié)的使用需求，并能夠?qū)⒏鳝h(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進(jìn)行整理與管理；

3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所涉及的檔案信息，實(shí)質(zhì)上是高職院校發(fā)展的一個(gè)微觀縮影。這些檔案當(dāng)中所涉及的各項(xiàng)信息對(duì)整個(gè)高職院校的發(fā)展具有關(guān)鍵性作用，能夠有效提供一個(gè)發(fā)展框架。檔案管理信息化建設(shè)較為依賴于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內(nèi)在因素，保證檔案信息得到充分利用。

三、信息化大趨勢(shì)下談高職院校檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念。傳統(tǒng)高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，其價(jià)值更直接表現(xiàn)在信息的運(yùn)用與應(yīng)用環(huán)節(jié)。而現(xiàn)代信息化大趨勢(shì)下要求轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念，將側(cè)重點(diǎn)表現(xiàn)在對(duì)信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價(jià)值。理念的轉(zhuǎn)變具體可從兩個(gè)方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對(duì)信息化建設(shè)有一個(gè)明確的認(rèn)知，進(jìn)而在制定決策與制度的過(guò)程中有所傾斜，帶動(dòng)全校各部門對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，做到管理理念的轉(zhuǎn)變。可通過(guò)開(kāi)展活動(dòng)的方式增強(qiáng)認(rèn)知并轉(zhuǎn)變理念，如在高職院校內(nèi)部開(kāi)展“檔案信息化之我見(jiàn)”活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員全員參加，在活動(dòng)中各抒己見(jiàn)，發(fā)表對(duì)于信息化建設(shè)的看法與相關(guān)意見(jiàn)，做到建議的綜合處理之后認(rèn)清建設(shè)方向；另一方面，信息化大趨勢(shì)下高職院校應(yīng)該從工作目標(biāo)、任務(wù)落實(shí)上加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細(xì)的建設(shè)方案，加快信息化建設(shè)的各項(xiàng)指標(biāo)與規(guī)章制度，確保在信息化建設(shè)方面有章可循，有據(jù)可依。

（二）完善檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設(shè)與完善是檔案管理信息化建設(shè)取得成效的核心要素。有關(guān)于當(dāng)前信息化管理體系在高職院校的建設(shè)途徑，需要從以下兩個(gè)方面入手：其一，建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關(guān)鍵性工作之一，在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中需要以獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理之間的差異性，建立專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，以健全的管理機(jī)制為前提條件，指導(dǎo)該機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作，在規(guī)范化的基礎(chǔ)之上發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)的價(jià)值；其二，高職院校擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。云計(jì)算與大數(shù)據(jù)視角下，雖然為檔案管理信息化建設(shè)提供了便捷途徑，但對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的需求明顯增加，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入既是為了采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備為信息化建設(shè)提供支撐，也需要預(yù)留后期維護(hù)所需成本。

（三）提高信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性要素，為實(shí)踐過(guò)程提供可能。從當(dāng)前檔案管理工作的本質(zhì)特征來(lái)看，具有知識(shí)性、專業(yè)性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，正是憑借其特點(diǎn)，才需要依賴于高質(zhì)量的管理人員對(duì)信息進(jìn)行處理、分析、挖掘與開(kāi)發(fā)工作。因此，提高信息化管理人員專業(yè)素養(yǎng)顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發(fā)揮出“引進(jìn)來(lái)”策略。這里所提到的“引進(jìn)來(lái)”則是高職院校從外部引進(jìn)人才，為充分適應(yīng)檔案管理工作信息化建設(shè)的基本要求，做好對(duì)人才的儲(chǔ)備工作。以激勵(lì)機(jī)制為核心吸引高質(zhì)量人才，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中持續(xù)的發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，為信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障；其二，執(zhí)行“走出去”策略。“走出去”策略是將高職院校內(nèi)部的檔案管理工作人員以培訓(xùn)機(jī)會(huì)的提供實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，高職院校提供平臺(tái)，工作人員接受培訓(xùn)，最終目的是將先進(jìn)的檔案管理信息化理念與知識(shí)帶回來(lái)，從而優(yōu)化高職院校本身的檔案管理工作。

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作者：吳麗娟 單位：運(yùn)城市信息工程學(xué)校