信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題
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摘要：現(xiàn)階段，人們對(duì)于檔案管理的要求已經(jīng)日益嚴(yán)格，從而使檔案管理效率的提升意義非凡。毋容置疑，只有在檔案管理工作順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，檔案管理才可以做到與時(shí)俱進(jìn)，獲得更好的預(yù)期效果。現(xiàn)代化信息技術(shù)的日益進(jìn)步發(fā)展，已經(jīng)給檔案管理帶來(lái)了全新機(jī)遇，與此同時(shí)也帶來(lái)了較大挑戰(zhàn)。所以說(shuō)，若要提升檔案管理水平，必須要加快管理的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化，有效應(yīng)對(duì)電子文件重大挑戰(zhàn)，從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)詳細(xì)論述。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展時(shí)代，無(wú)論是信息管理方面，還是信息公開(kāi)方面都有著相對(duì)較高的科技發(fā)展水平。然而，就檔案管理而言，本身就是工作量大且復(fù)雜性強(qiáng)的工作，借助信息技術(shù)可以在一定程度上促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升，確保檔案信息安全化[1]。然而，我國(guó)在檔案管理信息化應(yīng)用方面的時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)還比較短，實(shí)際應(yīng)用期間問(wèn)題重重，嚴(yán)重困擾著相關(guān)檔案管理人員。因此，為了更好解決上述問(wèn)題，相關(guān)工作人員必須要尋找合理化的解決方案，從而使檔案管理可以緊跟時(shí)代步伐。
一、信息時(shí)代檔案管理中的問(wèn)題
（一）管理軟件缺乏系統(tǒng)性
從某種程度上講，我國(guó)檔案管理期間所使用到的相關(guān)管理軟件實(shí)質(zhì)上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個(gè)部門(mén)的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會(huì)給檔案管理軟件研發(fā)帶來(lái)非常嚴(yán)重的影響，增加研發(fā)難度。初次之外，檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務(wù)或者是辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來(lái)的問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時(shí)化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來(lái)一定的消極影響。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低
目前，我國(guó)各地為在檔案網(wǎng)站管理方面沒(méi)有形成完整化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，因此，導(dǎo)致檔案管理后期網(wǎng)站建設(shè)方面存在較大差異化，難以采用同一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)加強(qiáng)檔案管理，進(jìn)而造成檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求比較低，且管理標(biāo)準(zhǔn)存在不同，很難從根本上提升管理效率。
（三）檔案管理保密性相對(duì)較差
現(xiàn)有檔案管理大部分都是運(yùn)用信息化管理手段開(kāi)展日常管理工作的，這樣會(huì)大大降低檔案管理工作人員的實(shí)際工作量，效果顯著[2]。然而，在實(shí)際工作過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時(shí)候甚至?xí)馐艿讲《局踩耄M(jìn)而造成檔案資料丟失，甚至還會(huì)造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來(lái)的損失是不可估量的。所以說(shuō)，信息化時(shí)代的檔案管理是非常容易遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。
二、信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策分析
（一）注重軟件的兼容性
強(qiáng)化信息化建設(shè)屬于檔案管理的重要內(nèi)容。從專業(yè)化角度出發(fā)，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進(jìn)而發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。所以，為實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理相關(guān)工作人員必須要促進(jìn)信息技術(shù)的大力引進(jìn)，加強(qiáng)管理模式創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理，從根本上提升檔案檢索效率[3]。比如，檔案資料存儲(chǔ)工作中，相關(guān)部門(mén)可借助信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)等實(shí)施軟件編程，然后借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文字檔案或者是圖像檔案實(shí)施自動(dòng)化識(shí)別，然后存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)，做到軟件兼容。接下來(lái)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)加強(qiáng)檔案資料的有效傳輸，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源遠(yuǎn)距離甚至是無(wú)障礙共享，這樣就會(huì)增加檔案資源儲(chǔ)量，防止檔案資料管理?yè)p毀或者是老化問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）合理規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)
在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的前提下，為了提升檔案管理水平，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)制定出科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)與體系，并編制出合理化的檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格貫徹落實(shí)，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化以及專業(yè)化[4]。此外，檔案管理中應(yīng)明確各崗位職責(zé)，將不同門(mén)類以及不同載體的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，強(qiáng)化檔案管理同步考核以及同步發(fā)展。
（三）增強(qiáng)檔案管理的保密性
從某種程度上講，現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，就信息來(lái)說(shuō)具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競(jìng)爭(zhēng)，然而卻非常容易引發(fā)檔案資料的安全隱患[5]。所以，檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進(jìn)行更新，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該借助用戶身份驗(yàn)證等方式，強(qiáng)化信息管理，全方位監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息保密性。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，對(duì)檔案管理工作實(shí)施信息時(shí)代管理，主要是在信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上建立而來(lái)的，這也是信息時(shí)展過(guò)程中的必然要求，更是檔案管理工作向著更遠(yuǎn)方向發(fā)展的關(guān)鍵。雖然現(xiàn)在的信息時(shí)代檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，但只要我們根據(jù)問(wèn)題的原因所在，找到相應(yīng)的解決對(duì)策，一定能將信息時(shí)代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時(shí)代檔案管理工作開(kāi)展的更加順利，工作質(zhì)量和工作效率都提高上來(lái)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]王學(xué)武,馬迎秋,于長(zhǎng)海.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,1417:65-66.DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.17.065
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[5]都業(yè)慧.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.
作者:魯明君 單位:山東省嘉祥縣疾病控制預(yù)防中心