新時期行政事業(yè)單位會計檔案管理

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摘要:隨著新時期社會格局的變化，我國行政事業(yè)單位工作的開展也受到一定程度的影響，只有及時推動行政事業(yè)單位工作的變革，才能使行政事業(yè)單位的工作在新時期更好地開展。而在行政事業(yè)單位改革的過程當中，作為行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動資料的匯總，會計檔案對行政事業(yè)單位工作的開展有著非常高的價值。只有加強對會計檔案的管理工作，才能更進一步推動行政事業(yè)單位工作的改革與發(fā)展。

關鍵詞:行政事業(yè)單位;會計檔案;檔案管理

會計檔案屬于行政事業(yè)單位的重要組成部分，是行政事業(yè)單位發(fā)展過程中由會計部門對本單位的經(jīng)濟業(yè)務進行核算與記錄的圖表、文字等資料的統(tǒng)稱。只有針對我國目前行政事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題進行改革，完善會計檔案管理的相關制度，才能進一步提升會計檔案管理工作的質量，充分發(fā)揮會計檔案的作用。

一、行政事業(yè)單位會計檔案的內容

在我國行政事業(yè)單位開展工作的過程當中，會計部門需要對行政事業(yè)單位經(jīng)濟信息資源的變動進行記錄，而這部分資料匯總起來就成為行政事業(yè)單位的會計檔案。作為直接反映行政事業(yè)單位經(jīng)濟變動的資料，會計檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展過程當中必備的重要資料之一，因此需要采取科學的措施進行規(guī)范化的管理，才能保證會計檔案的規(guī)范性、準確性、完整性與有效性。從大致上來看，行政事業(yè)單位的會計檔案資料可以分為會計憑證、會計報表與其他會計資料等三種類型，具體可以分為會計賬簿、會計憑證、會計報表、財務會計檔案與管理信息系統(tǒng)會計檔案等多種類型。與其他的檔案資料相比，會計檔案存在三個明顯的特點，就是形成范圍廣，類別相對穩(wěn)定與外在形式多樣。只有加強對會計檔案的內容與特性的了解，才能更好地在行政事業(yè)單位工作的過程當中開展會計檔案的管理工作［1］。

二、行政事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的問題

行政事業(yè)單位的會計檔案是對單位內的經(jīng)濟業(yè)務進行記錄的主要根據(jù)，對財務管理、資金績效評估和責任審計等工作都具有重要作用。在實際工作中，雖然為會計檔案管理提出有關規(guī)定，但是受到客觀、主觀因素影響，導致行政事業(yè)單位會計檔案管理中還存在一些問題，無法保證財務工作的執(zhí)行質量和水平。對行政事業(yè)單位會計檔案管理工作問題詳細分析，提升會計檔案管理水平，是目前需要思考的主要話題。以下，在認知、制度、投入等方面的問題做出詳細探討。

(一)相關人員對會計檔案管理工作的重要性認知不足

在我國行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的過程當中，相關人員的重視不足是影響會計檔案管理工作質量的主要原因之一。從會計工作人員的角度來看，會計檔案管理工作很明顯是行政事業(yè)單位財務管理的重要環(huán)節(jié)，但大多數(shù)會計工作人員卻認為會計檔案管理只是檔案管理工作的一部分;從檔案管理人員的角度看，許多檔案管理人員都認為會計檔案管理與其他的檔案管理并無二致，只需要完成檔案資料的收集歸檔、保管調用等工作即可。正是因為相關人員對會計檔案管理工作的重要性認知不足，才會在行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的過程當中出現(xiàn)這種“鐵路警察，各管一段”的工作方式，從而導致會計檔案管理工作的質量難以提升［2］。

(二)行政事業(yè)單位會計檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴格

在我國行政事業(yè)單位開展會計檔案管理工作的過程當中，有許多的行政事業(yè)單位都未能建立完善的會計檔案管理制度。這些單位大多只是將會計檔案管理工作作為財務會計工作或檔案管理工作的一個部分看待，因此未能制定相關的工作制度;也有部分單位雖然制定了完善的會計檔案管理制度，但卻未能在工作開展的過程中嚴格執(zhí)行。久而久之，就導致了許多行政事業(yè)單位的檔案管理錯漏百出，難以為行政事業(yè)單位財務工作的開展提供相應的支持。

(三)行政事業(yè)單位在會計檔案管理工作方面投入不足

除了檔案管理制度不完善之外，有許多行政事業(yè)單位在會計檔案管理工作的投入也存在著不足，而這種投入不足則體現(xiàn)在兩方面，分別是硬件設施的建設與軟件管理的建設。在我國，許多行政事業(yè)單位的檔案室僅僅只是一個偏僻的小屋子，而檔案也僅僅是存放在一個簡單的小柜子里，不僅沒有進行信息化管理系統(tǒng)的建設，更是連最基本的防盜防潮等條件都難以滿足;也有部分行政事業(yè)單位雖然硬件設施建設完善，但由于沒有相應的信息化管理系統(tǒng)，導致信息化管理設施的建設也成為空殼，從而難以提升會計檔案管理工作的整體質量。

(四)行政事業(yè)單位會計檔案資料收集不全面

在部分行政事業(yè)單位開展會計檔案管理工作的過程當中，檔案資料收集不全面這一問題嚴重影響了會計檔案管理工作的成效。有部分單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等資料的收集歸檔，卻忽視了對會計文件資料與相關數(shù)據(jù)資料的收集與歸檔;也有部分單位在檔案資料的收集方面加以重視，但卻在會計檔案資料從會計部門向檔案管理部門進行移交的過程當中缺乏相應的管理，不僅導致會計檔案資料的查找非常困難，而且也不符合會計檔案的管理要求。正是因為這些方面的疏忽，導致了行政事業(yè)單位的會計檔案資料收集不夠全面［3］。

(五)行政事業(yè)單位會計檔案管理工作不細致

在我國行政事業(yè)單位開展會計檔案管理工作的過程當中，對會計檔案管理的不嚴密也是一項非常重要的問題。在部分行政事業(yè)單位的財務部門工作的過程當中，雖然將會計憑證進行了集中的整理，但卻未按照會計檔案管理的要求進行及時的裝訂，或是在裝訂室未能按照時間順序編制頁碼，從而導致檔案管理部門的任務量出現(xiàn)了大幅度的提升;而在行政事業(yè)單位的檔案管理部門，有許多的檔案管理人員在工作過程當中未能按照檔案資料的保管期限進行立卷歸檔，從而造成了會計檔案資料的歸檔混亂的現(xiàn)象。除此之外，還有部分行政事業(yè)單位過分強調會計檔案的保密工作，進而導致會計檔案在檔案室內長期存放，未能發(fā)揮其應有的作用;也有部分行政事業(yè)單位在檔案銷毀方面的管理存在缺失，導致許多超過保管期限的檔案無人敢于銷毀，進而使檔案室內的會計檔案越來越多，嚴重影響了會計檔案管理工作的開展。

三、新時期行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的開展方法

隨著我國市場經(jīng)濟水平的提升和信息化水平的提升，給會計檔案管理工作提出更高要求。會計檔案是各個單位內的主要資料，能詳細反映出單位內的經(jīng)濟活動?；跁嫻ぷ鲗嵺`分析，會計檔案管理工作為財務管理中的主要部分，誒特別是在信息化社會發(fā)展下，導致會計檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，所以，要給出合理的解決措施。在此期間，不僅要加強對會計檔案管理工作的規(guī)劃和理解，完善會計檔案管理制度，提升檔案管理人員水平，還需要促使會計檔案管理工作的信息化發(fā)展，確保會計檔案資料的有效收集和歸檔，加強對會計檔案的開發(fā)與利用。這樣不僅能使會計檔案管理工作更規(guī)范，予以質量的嚴格控制，也能提升會計檔案工作的整體水平，以符合時代的發(fā)展需求。

(一)加深對會計檔案管理工作規(guī)劃理解

在我國行政事業(yè)單位開展檔案管理工作的過程當中，會計檔案管理工作這一內容由于其內容繁多且與單位經(jīng)濟狀況有著直接的關聯(lián)，因此對行政事業(yè)單位在新時期的發(fā)展有著十分重要的意義。因此，在行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作當中，需要行政事業(yè)單位的會計工作人員與檔案管理工作人員之間加強協(xié)作，并且深入理解行政事業(yè)單位會計檔案管理相關的工作規(guī)劃與工作要求。作為行政事業(yè)單位的會計工作人員，需要嚴格按照國家政策與行政事業(yè)單位會計工作的各項要求開展工作，并且將會計檔案所需的相關資料進行收集與整理，從而為檔案管理人員的會計檔案管理工作的材料收集提供相應的支持，同時提高自身會計工作的整體質量;而作為行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員，也需要在一定程度上加強對會計工作的了解，同時按照行政事業(yè)單位的發(fā)展需求與國家相關要求進行會計檔案的管理。只有加強對相關要求與規(guī)劃的了解，才能更好地提升行政事業(yè)單位會計檔案管理的質量。

(二)健全并推動會計檔案管理制度的強化落實

在行政事業(yè)單位會計檔案管理工作當中，會計檔案管理制度的不完善或實行不嚴格是一項嚴重影響會計檔案工作整體質量的內容，因此健全并推動會計檔案管理制度的強化落實，就成為行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的重點內容之一。在此過程當中，行政事業(yè)單位需要以我國財政部與檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》為核心，并結合地方相關的規(guī)章制度與本單位工作實際，對會計檔案管理的制度進行建立與健全。首先，行政事業(yè)單位應當建立完善的會計檔案歸檔機制，明確會計資料的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求、保管期限與整理方法等相關要求;其次，行政事業(yè)單位還需要針對會計檔案管理工作建立健全相應的檔案保管與安全保密制度，同時明確會計檔案管理的具體職責，并使用先進的技術手段對檔案進行保存;最后，行政事業(yè)單位還應當根據(jù)會計檔案管理工作的開展制定相關的工作責任制，并且對會計檔案管理人員設立相應的獎懲措施，同時定期組織開展對會計檔案管理工作的檢查，使物質獎勵、精神獎勵與相應的處罰能夠同步進行。只有健全會計檔案管理制度，并將這一制度在單位內部強化落實，才能使會計檔案管理工作的整體質量得到相應的保障［4］。

(三)提升行政事業(yè)單位會計檔案人員素質水平

在行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的過程當中，會計檔案管理人員的能力與素質直接決定了會計檔案管理工作的質量，因此提升會計檔案人員的素質水平就成為行政事業(yè)單位會計檔案管理工作開展的重要環(huán)節(jié)之一。在此過程當中，行政事業(yè)單位首先需要面向社會招收同時具備會計方面能力與檔案管理工作能力的優(yōu)秀人才，同時加強對單位內部會計檔案管理工作人員的全面培訓，將會計檔案管理知識與相關操作技能作為崗前培訓與崗上培訓的主要內容之一。只有加強對會計檔案人員的培訓，同時面向社會招收具備優(yōu)秀會計檔案管理技能的專業(yè)人才，才能實現(xiàn)會計檔案人員整體素質水平的全面提升。

(四)加強行政單位信息化會計檔案管理工作的質量

隨著信息化時代的到來，信息技術對各行各業(yè)的影響也在逐漸提升，依靠信息技術，人們可以解決許多在以前需要耗費大量人力物力才能夠完成的工作，如檔案管理工作就是其中之一。因此，加強信息化會計檔案管理方式的建設就成為行政事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作的主要目標之一。第一，行政事業(yè)單位應當加強內部信息技術系統(tǒng)基礎設施的建設，并且根據(jù)本單位的工作模式開發(fā)相關的會計檔案管理軟件、會計檔案資料庫與會計檔案管理工作平臺;第二，行政事業(yè)單位應當根據(jù)會計檔案管理工作的需求建立相應的信息化會計檔案管理制度，并且在會計檔案管理信息化的過程當中設置完善的經(jīng)辦、審批、備份等相關制度，提升會計檔案管理工作的整體質量;第三，行政事業(yè)單位應當制定相關的信息化會計檔案安全保護措施，提高對信息化會計檔案的安全防護，借助信息化系統(tǒng)制定相應的內控制度與電子簽名授權制度，未獲得授權的個人或單位無權訪問單位的會計檔案資料;第四，還應當加強對信息化會計檔案的借閱登記管理制度，將信息化檔案的借出、移交等各個環(huán)節(jié)都進行明確的規(guī)范，才能更進一步提升行政事業(yè)單位信息化會計檔案管理工作的質量。

(五)加強對會計檔案資料的收集與歸檔

在行政事業(yè)單位開展會計檔案資料的管理過程當中，加強對會計檔案資料的收集歸檔也是一項非常重要的工作。首先，行政事業(yè)單位會計部門應當對會計資料進行及時的規(guī)范整理，將日常工作中產(chǎn)生的會計工作資料進行裝訂、封貼與蓋章，之后按月份順序裝入相應的會計檔案盒，并且逐樣填寫會計檔案盒面上的內容;其次，在行政事業(yè)單位使用會計電算化系統(tǒng)展開會計工作的過程當中，需要對產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、系統(tǒng)日志等相關資料使用統(tǒng)一紙質進行打印，并且及時裝訂成冊金鼎多備份、另外，對數(shù)據(jù)化的會計檔案，需要工作人員定期進行檢查與復制，避免因存儲工具的損壞導致數(shù)據(jù)檔案資料的遺失;最后，行政事業(yè)單位還需要加強對會計部門檔案資料交接的監(jiān)督，由會計部門定期將整理獲得的資料移交至檔案管理部門，并且認真辦理每次檔案移交過程的交接手續(xù)，才能更好地對會計檔案資料的收集與歸檔工作進行管理。

(六)加強對行政事業(yè)單位會計檔案的開發(fā)與利用

除了加強對會計檔案的管理之外，推動會計檔案的開發(fā)與利用也是行政事業(yè)單位在新時期會計檔案管理工作的重要組成部分之一。作為直接反映行政事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務狀況的資料，會計檔案不僅能夠用于檢查行政事業(yè)單位過去的經(jīng)濟活動，還能夠為行政事業(yè)單位今后經(jīng)濟活動的開展提供相應的借鑒，或是解決一些遺留的經(jīng)濟糾紛等［5］。因此，會計檔案的管理絕非簡單地將會計檔案資料進行收集歸檔，而是需要借助檔案資料的留存，使其在合適的時間發(fā)揮出應有的價值。而在會計檔案的開發(fā)與利用的過程當中，首先，檔案管理人員應當為會計檔案編制專門的案卷目錄、專題目錄、文號目錄與索引目錄，并且運用計算機系統(tǒng)對檔案的目錄進行快速的索引，確保檔案調動工作能夠迅速準確地完成;其次，行政事業(yè)單位應當對檔案查閱利用手續(xù)進行嚴格管理［6－10］，將檔案資料的借出、送還、移交與銷毀等每個步驟都詳細記錄;最后，行政事業(yè)單位還應當借助日漸進步的信息技術手段，借助大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡對會計檔案資料的分析，得出本單位的財務運行與預算執(zhí)行特點與存在的不足，從而及早制訂相應的預防對策，為行政事業(yè)單位今后的財務工作發(fā)展提供相應的幫助。

四、結語

在我國行政事業(yè)單位開展工作的過程當中，會計檔案的管理工作有著十分重要的作用，不僅能夠記錄行政事業(yè)單位的經(jīng)濟變動情況，更能夠為行政事業(yè)單位發(fā)展過程中遇到的問題提供相應的參考。在新時期的背景下，只有加強對會計檔案管理工作的認知與落實，才能進一步推動行政事業(yè)單位工作的開展。

作者:陳夢非 單位:遼寧省沙地治理與利用研究所