加強房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑探究
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【摘要】檔案管理是房地產(chǎn)管理部門日常管理工作的重要組成部分，加快推進房地產(chǎn)檔案管理的信息化受到房地產(chǎn)管理部門及相關(guān)領(lǐng)域?qū)W者的高度關(guān)注。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，就房地產(chǎn)檔案信息化管理實現(xiàn)路徑提出見解和建議。
【關(guān)鍵詞】新時代；房地產(chǎn)檔案；信息化管理；路徑
檔案信息化管理是一種利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案資源進行管理、利用和服務(wù)的方式方法，是信息化時代一項重要發(fā)展趨勢，將促進檔案管理工作質(zhì)量和效率全面提升。從專業(yè)角度來看，信息化檔案管理工作具有工作效率高、信息查詢快和檔案資源共享等多方面應(yīng)用優(yōu)勢，能夠極大提高檔案管理工作的便捷性和時效性。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作主要以人工作業(yè)為主，檔案資料的收集、整理、歸檔和存儲都需要投入大量的人力。與此同時，當(dāng)檔案資料需要調(diào)取和使用時，也需要進行漫長的查閱和尋找，因此傳統(tǒng)檔案管理工作時效性相對較低。
一、房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實意義
（一）推動房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展。房地產(chǎn)行業(yè)是一個關(guān)乎國家經(jīng)濟發(fā)展及社會民生問題的重要領(lǐng)域，伴隨著國家的不斷發(fā)展與進步，房地產(chǎn)行業(yè)實現(xiàn)了繁榮快速發(fā)展。作為房地產(chǎn)管理工作的重要組成部分，房地產(chǎn)檔案涉及房地產(chǎn)交易的相關(guān)法律文書及資料，只有強化房地產(chǎn)檔案資料的管理質(zhì)量，才能保障該領(lǐng)域的安全穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)下，關(guān)于房地產(chǎn)的交易行為日益頻繁，而檔案管理工作的強度也越來越高，只有強化房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展的基本需求，并推動房地產(chǎn)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。
（二）提高房地產(chǎn)檔案的安全性。作為一種十分重要的檔案資料，房地產(chǎn)檔案保存年限相對較長，甚至需要對其進行永久性保存。與此同時，與一般檔案資料相比，房地產(chǎn)檔案資料的使用頻率相對較高，這對檔案資料的安全性與完整性提出了更加嚴格的要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變包括兩個方面：一方面，數(shù)字信息檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能規(guī)避過往檔案資料使用中產(chǎn)生的損耗、丟失問題，從而保障了檔案資料的完整性；另一方面，信息化檔案模式通過數(shù)據(jù)庫儲存房地產(chǎn)檔案資源，如此便與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲方式相結(jié)合，進一步提高了房地產(chǎn)檔案的安全性。
（三）為房地產(chǎn)決策的制定提供依據(jù)。在信息技術(shù)推動下，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用，特別是在一些行政決策制定中，發(fā)揮了十分重要的作用。房地產(chǎn)檔案資源是客觀全面評價我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展水平的重要參考依據(jù)，然而由于過往紙質(zhì)檔案資源統(tǒng)計和分析難度較大，因此無法充分利用房地產(chǎn)檔案資源的內(nèi)在價值。而檔案管理信息化模式的構(gòu)建，使得房地產(chǎn)檔案資料統(tǒng)計和分析更加智能化和自動化，依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)準確掌握檔案資料背后的規(guī)律與發(fā)展趨勢，為相關(guān)管理部門制定房地產(chǎn)決策提供了準確全面的數(shù)據(jù)支撐。
二、房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)遵循的基本原則
（一）規(guī)范性原則。在房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，規(guī)范性原則是必須尊重的基本原則之一。所謂規(guī)范性原則，是指在檔案管理信息化轉(zhuǎn)變過程中，必須按照標準化和制度化方式加以開展，切不可由各地房地產(chǎn)管理部門隨意開展信息化建設(shè)，如此只會進一步增加房地產(chǎn)檔案管理工作的難度。規(guī)范化建設(shè)的內(nèi)容包含了檔案資料信息內(nèi)容的格式統(tǒng)一、文件大小等方面內(nèi)容，如此才能為后期檔案資源的整合與共享奠定堅實的 基礎(chǔ)。
（二）便捷性原則。本質(zhì)上講，房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的最終目的是提高檔案管理與服務(wù)工作的便捷性，從而滿足時代發(fā)展需求。隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的難度與強度越來越高，因此我們在進行房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，要高度重視提升管理服務(wù)工作的便捷性。這要求房地產(chǎn)管理部門不斷提高檔案管理系統(tǒng)的功能性和運行計算能力，從而為管理人員及用戶提供更加便捷、高效和精確的檔案 服務(wù)。
（三）系統(tǒng)性。眾所周知，檔案資料的生成是一個系統(tǒng)過程，并且涉及多個職能部門共同參與。在房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，我們還需要高度重視檔案管理的系統(tǒng)性原則，即將相關(guān)聯(lián)的區(qū)域進行有效結(jié)合。這就要求對房地產(chǎn)信息化檔案管理工作進行延伸，如在產(chǎn)權(quán)登記工作中，對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行有效采集和整理，并將其匯入房地產(chǎn)檔案資料中，從而形成更加全面與客觀的檔案資料數(shù)據(jù)庫。
（四）安全性。安全性是基于互聯(lián)網(wǎng)開放性特征提出的基本建設(shè)原則，是保障房地產(chǎn)檔案資料不受外界影響和破壞的基礎(chǔ)所在。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是人們關(guān)注的話題，而如何有效防范不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，是房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。遵循安全性原則就是在強化信息化管理系統(tǒng)安全性的同時，通過科學(xué)完善的安全管理制度體系構(gòu)建，進一步提升房地產(chǎn)檔案管理工作的風(fēng)險防范能力，由此推動房地產(chǎn)行業(yè)的安全穩(wěn)定發(fā)展。
三、推動房地產(chǎn)檔案信息化管理工作開展的路徑
（一）強化房地產(chǎn)檔案管理信息化重視程度。作為信息時代背景下房地產(chǎn)檔案管理工作的一項重要發(fā)展趨勢，檔案管理信息化轉(zhuǎn)變工作已迫在眉睫，為此我們必須對檔案管理的信息化建設(shè)給予高度重視。一方面，鑒于檔案資源及其管理在日常工作中日益凸顯的價值與作用，房地產(chǎn)管理部門要充分認識到現(xiàn)階段檔案管理存在的不足，如此才能以更加科學(xué)和先進的管理模式與方法組織檔案管理工作；另一方面，房地產(chǎn)管理部門要深刻認識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變與提升，從而積極推進信息化技術(shù)與檔案管理工作深度融合，如此才能在提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時，推動檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。
（二）增加檔案管理信息化建設(shè)的投入力度。從技術(shù)層面來看，房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變并非一蹴而就實現(xiàn)的，而是需要房地產(chǎn)管理部門投入足夠的人力、物力和財力，如此才能達到信息化檔案管理的最終目標。具體而言，檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，這需要房地產(chǎn)管理部門投入大量資金完成計算機、檔案錄入設(shè)備等硬件儀器設(shè)備以及檔案管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)。與此同時，在后期檔案管理工作運行過程中，要對軟硬件設(shè)備進行有效升級與維護。除此之外，房地產(chǎn)檔案信息化管理需要更加專業(yè)的技術(shù)人員，因此管理單位要保障信息化管理人員的支持與儲備，以滿足實際管理工作的基本需求。
（三）注重房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化與完善。在房地產(chǎn)檔案信息化管理模式構(gòu)建過程中，信息化管理系統(tǒng)是十分重要的核心環(huán)節(jié)，對于信息化建設(shè)水平和質(zhì)量有著決定性影響。首先，房地產(chǎn)管理部門要根據(jù)檔案管理工作需求和內(nèi)容制定一個貼合實際的管理系統(tǒng)，注重系統(tǒng)功能模塊的強化，突出檔案資源的查詢和共享功能，從而確保檔案管理系統(tǒng)能夠滿足不同工作需求；其次，房地產(chǎn)管理部門要注重管理系統(tǒng)安全性能的強化，通過設(shè)置檔案管理系統(tǒng)平臺防火墻及檔案資料查詢權(quán)限等安全舉措，從而有效保障房地產(chǎn)檔案資料的安全。
（四）構(gòu)建一支高素質(zhì)房地產(chǎn)檔案管理隊伍。專業(yè)管理人才是檔案管理信息化建設(shè)的主體，針對現(xiàn)階段房地產(chǎn)管理部門管理人員現(xiàn)狀，我們需要構(gòu)建一支高素質(zhì)房地產(chǎn)檔案管理隊伍。一方面，房地產(chǎn)管理部門要注重現(xiàn)有管理人員業(yè)務(wù)水平的全面提升，對管理人員定期開展信息化檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，使其對信息化檔案管理有準確清晰的認知，并提高自身的檔案管理能力；另一方面，房地產(chǎn)檔案管理部門要注重高端信息技術(shù)人才的引進，并以此吸收和應(yīng)用外界先進的信息化管理理念和模式方法，由此促進房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。
（五）健全房地產(chǎn)檔案信息化管理制度體系。隨著房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作的逐步推進，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足新時期檔案管理工作的需求，需要對檔案管理制度體系進行優(yōu)化和完善。首先，根據(jù)信息化檔案管理工作內(nèi)容及要求制定精細化和規(guī)范化的管理制度，監(jiān)督檔案管理人員全面落實信息化檔案管理工作；其次，檔案管理部門要強化檔案管理責(zé)任制建設(shè)，通過明確各管理崗位工作職責(zé)來保障各項工作的高效落實；最后，檔案管理部門要推行績效考核制度，通過必要的獎懲措施激發(fā)工作人員的責(zé)任意識和工作積極性，進一步提高房地產(chǎn)檔案信息化管理工作的水平與 質(zhì)量。
四、結(jié)語
綜上所述，信息化管理是新時期我國房地產(chǎn)檔案管理工作的內(nèi)在需求，是提高檔案管理水平和質(zhì)量的關(guān)鍵所在。近年來，信息化檔案管理工作的優(yōu)勢和特征被廣泛認知，但由于相關(guān)建設(shè)工作仍處于起步階段，因此需要房地產(chǎn)管理部門對此給予更多的重視和關(guān)注。針對當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題與不足，我們必須采取更具針對性和科學(xué)合理的舉措，如此才能實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化，推動我國房地產(chǎn)行業(yè)長遠穩(wěn)定 發(fā)展。
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作者:盛立燕 單位:秦皇島市房產(chǎn)交易服務(wù)中心