系統(tǒng)工程企業(yè)檔案工作管理體系構(gòu)建實(shí)踐

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摘要：本文以中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所為例，引入系統(tǒng)工程思想，構(gòu)建以檔案工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出，以使命和愿景為目標(biāo)的企業(yè)檔案工作管理體系。本體系旨在對(duì)企業(yè)檔案工作如何正確地做正確的事進(jìn)行分析，為檔案工作更好地發(fā)揮固有作用和展示自身價(jià)值提供基礎(chǔ)保證。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；系統(tǒng)工程；檔案管理體系；檔案體系

1引言

企業(yè)檔案工作是利用科學(xué)的原則和方法直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的綜合性工作。以1978年錢(qián)學(xué)森在上海文匯報(bào)發(fā)表《組織管理的技術(shù)——系統(tǒng)工程》一文為標(biāo)志，系統(tǒng)工程思想引進(jìn)中國(guó)，并于20世紀(jì)90年代到21世紀(jì)初由肖漢杰[1]、韓瑛瑾[2]、孫夢(mèng)芝[3]、廖嵐亭[4]、翟素萍等[5]、鄭元香[6]和李惠銘[7]等嘗試引入檔案工作實(shí)踐中。周賢慧[8]運(yùn)用系統(tǒng)工程原理將檔案工作系統(tǒng)解構(gòu)為檔案工作目標(biāo)、檔案工作管理內(nèi)容（各流程環(huán)節(jié)）、檔案工作管理資源（人財(cái)物等環(huán)境）等方面。本研究以中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所為例，借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程模型和梁春華等[9]構(gòu)建的情報(bào)工作體系，構(gòu)建以愿景為目標(biāo)，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，旨在以更快的速度、更高的質(zhì)量、更低的成本開(kāi)展企業(yè)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供支撐與保障。

2基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的定義

系統(tǒng)工程思想和方法經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)由樸素的系統(tǒng)工程思想，發(fā)展到以美國(guó)系統(tǒng)工程專(zhuān)家霍爾（A.D.Hall）三維結(jié)構(gòu)模型為代表的傳統(tǒng)系統(tǒng)工程思想[10]，進(jìn)一步發(fā)展到以美軍標(biāo)準(zhǔn)MIL-STD-499A/B和國(guó)際系統(tǒng)工程協(xié)會(huì)的系統(tǒng)工程思想為代表的現(xiàn)代系統(tǒng)工程思想[11]?；魻柸S結(jié)構(gòu)模型的系統(tǒng)工程思想集中體現(xiàn)在時(shí)間維、邏輯維和知識(shí)維上。時(shí)間維以工作流程為基礎(chǔ)，以管理內(nèi)容和管理目標(biāo)為核心。邏輯維以邏輯思維為基礎(chǔ)，以系統(tǒng)工程過(guò)程為表現(xiàn)形式。知識(shí)維以方法和技術(shù)為基礎(chǔ)，以解決每一階段、每一步驟中可能出現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題為目的?；谙到y(tǒng)工程理論的檔案管理體系是借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程的理論和思想[11]，將其應(yīng)用到檔案工作中來(lái)，優(yōu)化和豐富檔案工作管理體系，使檔案工作更加科學(xué)、高效。基于霍爾三維結(jié)構(gòu)模型和基于INCOSE系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系分別如圖1和2所示。

3基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的構(gòu)建

以中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所為例，借鑒如圖1和2所示的檔案工作管理體系，構(gòu)建以愿景為目標(biāo)，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，如圖3所示。

3.1以統(tǒng)帥發(fā)展為目的，確定檔案工作的愿景。

檔案工作愿景，旨在為開(kāi)展檔案工作提供目標(biāo)指引和方向?qū)Ш?，從?zhàn)略層面解決“做對(duì)工作”的問(wèn)題。檔案工作的核心屬性是原始記錄的管理性和原生知識(shí)的支撐性。檔案工作就是將過(guò)去完好地保存為歷史記錄，把現(xiàn)在完整地保存為原始記錄，為現(xiàn)在與未來(lái)提供盡可能多的歷史記憶和知識(shí)支撐，讓歷史學(xué)家有過(guò)去可研究，讓政治學(xué)家有現(xiàn)在可研究，讓檔案學(xué)家能有現(xiàn)在可把握與有未來(lái)可預(yù)測(cè)。中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所確定的檔案工作使命是圍繞研究所航空發(fā)動(dòng)機(jī)和燃?xì)廨啓C(jī)的技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全生命周期的檔案工作需求，開(kāi)展檔案管理、編研、科研工作，發(fā)揮檔案工作“歷史記憶和知識(shí)支撐”的作用，為所提供“科研發(fā)展保障，管理決策支撐”。檔案機(jī)構(gòu)愿景是全面建設(shè)產(chǎn)品一流、技術(shù)一流、隊(duì)伍一流、環(huán)境一流的中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)檔案研究和保障中心。

3.2以輸入需求為目的，構(gòu)建檔案工作需求體系。

檔案工作需求體系是圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)，貫穿技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理的全壽命周期，通過(guò)檔案管理與檔案編研工作，實(shí)現(xiàn)歷史記錄的管理性和原生知識(shí)的支撐性目標(biāo)，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)愿景和“做對(duì)工作”目標(biāo)的達(dá)成。需求體系包括檔案管理、檔案編研和檔案科研三個(gè)子體系。中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所檔案管理、檔案編研和檔案科研需求子體系以航空發(fā)動(dòng)機(jī)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，以航空發(fā)動(dòng)機(jī)技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全壽命周期為主線，以各應(yīng)用門(mén)類(lèi)、各載體形式、各表現(xiàn)形式的檔案管理、檔案編研、檔案科研為核心，以實(shí)現(xiàn)原始記錄的管理（查考）性和原生知識(shí)的支撐性為目標(biāo)。

3.3以規(guī)范指導(dǎo)為目的，構(gòu)建檔案工作技術(shù)操作體系。

檔案工作技術(shù)操作體系以霍爾三維結(jié)構(gòu)模型的時(shí)間維與邏輯維為基礎(chǔ)構(gòu)建并由制度、流程、指導(dǎo)書(shū)、檢查單、模板、案例等技術(shù)操作文件進(jìn)行指導(dǎo)。

3.3.1檔案編研技術(shù)操作子體系。檔案編研工作的時(shí)間維包括課題論證、檔案研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個(gè)階段，細(xì)化為需求搜集、課題論證、檔案檢索、檔案分析、課題規(guī)劃、報(bào)告撰寫(xiě)、產(chǎn)品評(píng)價(jià)等7個(gè)子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖4所示。通過(guò)融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案編研工作對(duì)企業(yè)各項(xiàng)科研工作提供科學(xué)、高效、可持續(xù)的知識(shí)支撐。

3.3.2檔案管理技術(shù)操作子體系。檔案管理技術(shù)操作子體系的時(shí)間維包括歸檔計(jì)劃制訂、文件材料歸檔、檔案保管利用3個(gè)階段，細(xì)化為檔案歸檔范圍與保管期限的制定、檔案歸檔計(jì)劃的制訂、檔案歸檔計(jì)劃的確認(rèn)、檔案資料的收集與鑒定、檔案資料的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用、檔案利用的評(píng)價(jià)與研究等9個(gè)子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖5所示。通過(guò)融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案管理工作對(duì)企業(yè)各項(xiàng)科研工作提供“多快好省”的管理保障。

3.3.3檔案科研技術(shù)操作子體系。檔案科研操作技術(shù)子體系的時(shí)間維包括P課題論證、專(zhuān)業(yè)研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個(gè)階段，細(xì)化為需求搜集、現(xiàn)狀調(diào)研與分析、課題論證、專(zhuān)業(yè)研究、課題規(guī)劃、報(bào)告撰寫(xiě)、產(chǎn)品應(yīng)用等7個(gè)子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖6所示。這一體系，服務(wù)于檔案管理子體系和檔案編研子體系，以確保檔案管理與編研工作科學(xué)、高效和持續(xù)地發(fā)展。

3.4以輸出產(chǎn)品為目的，構(gòu)建檔案產(chǎn)品層次體系。

產(chǎn)品層次體系基于對(duì)檔案工作的需求，是產(chǎn)品規(guī)劃的宏觀構(gòu)架和重要組成部分，既是實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)的愿景的保證，又是滿足檔案專(zhuān)業(yè)人才成長(zhǎng)的指南和牽引，從戰(zhàn)術(shù)上解決“做對(duì)檔案工作”的問(wèn)題。檔案產(chǎn)品層次體系，包括檔案編研產(chǎn)品、檔案管理產(chǎn)品和檔案科研產(chǎn)品等3個(gè)子層次體系。檔案編研產(chǎn)品層次子體系包括5個(gè)層級(jí)。第一級(jí)為一次編研，如匯編、匯集、文集等；第二級(jí)為二次編研，如技術(shù)攻關(guān)總結(jié)、型號(hào)研制歷程、產(chǎn)品簡(jiǎn)介、大事記（型號(hào)大事記）、工程（項(xiàng)目建設(shè)）簡(jiǎn)介、設(shè)備簡(jiǎn)介、質(zhì)量事故分析記編、組織沿革、單位情況介紹、成果簡(jiǎn)介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、會(huì)議簡(jiǎn)介等；第三級(jí)為三次編研，如手冊(cè)、年鑒等；第四級(jí)為四次編研，如所史、專(zhuān)業(yè)研究報(bào)告等；第五級(jí)為五次編研，如專(zhuān)著、專(zhuān)題評(píng)述等。檔案管理產(chǎn)品層次子體系包括：件、卷、門(mén)類(lèi)、項(xiàng)目/型號(hào)和檔案全宗。檔案科研產(chǎn)品層次子體系包括：資料匯編、綜述報(bào)告、專(zhuān)業(yè)趨勢(shì)報(bào)告、專(zhuān)業(yè)研究報(bào)告、專(zhuān)業(yè)述評(píng)報(bào)告等。

3.5以支撐為目的，構(gòu)建檔案綜合保障體系。

檔案綜合保障體系以保障檔案產(chǎn)品體系和檔案技術(shù)操作體系的實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)，解決“做對(duì)工作”的問(wèn)題。類(lèi)似于霍爾三維結(jié)構(gòu)模型中的知識(shí)維，類(lèi)似于INCOSE中的項(xiàng)目流程、項(xiàng)目使能流程和協(xié)議流程，類(lèi)似于流程背景中的控制項(xiàng)和使能項(xiàng)。其具體包括制度體系、人才與團(tuán)隊(duì)、數(shù)字檔案平臺(tái)和安全防護(hù)等子體系。

3.5.1檔案工作制度子體系。通過(guò)制訂并實(shí)施基于流程和門(mén)類(lèi)（橫看成類(lèi)側(cè)成流）、涵蓋總體、技術(shù)操作和技術(shù)基礎(chǔ)三個(gè)層級(jí)和不同載體類(lèi)型（宏微虛實(shí)各不同）的基于系統(tǒng)思想的檔案工作制度體系，提升檔案工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

3.5.2檔案專(zhuān)業(yè)人才與團(tuán)隊(duì)子體系。通過(guò)引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)與背景專(zhuān)業(yè)人才優(yōu)化專(zhuān)業(yè)配置，通過(guò)構(gòu)建基于檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案專(zhuān)業(yè)技能、檔案基礎(chǔ)能力、檔案職業(yè)素養(yǎng)的4維π形能力素質(zhì)模型，并通過(guò)基于知識(shí)與技術(shù)的5維5級(jí)人才成長(zhǎng)模型，造就國(guó)內(nèi)一流的“兩專(zhuān)多能”π形能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)檔案專(zhuān)業(yè)人才和隊(duì)伍。

3.5.3數(shù)字檔案平臺(tái)子體系。通過(guò)建設(shè)以專(zhuān)/兼職檔案人員、項(xiàng)目主管人員、檔案形成人員和信息專(zhuān)業(yè)人員共同參與為合作機(jī)制，以記錄、文件、檔案作為管理與研究基礎(chǔ)的，以與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)高效互聯(lián)互通完成數(shù)字輸入，以檔案管理與編研工作流程為主線，以大數(shù)據(jù)采集、挖掘、分析技術(shù)為輔助手段的多功能數(shù)字化檔案工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的數(shù)字化、管理的自動(dòng)化和服務(wù)的知識(shí)化，進(jìn)而全面提升檔案工作的效率、質(zhì)量與水平。

3.5.4檔案安全防護(hù)子體系。通過(guò)智能安全子體系的不斷健全與完善，逐步建立起人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護(hù)體系[12]，確保檔案各方面的安全。

4結(jié)束語(yǔ)

基于系統(tǒng)工程（SE）管理思想的檔案工作管理體系集成了檔案工作的全過(guò)程、全要素以及全部利益相關(guān)者，形成的管理體系構(gòu)架、檔案產(chǎn)品層級(jí)結(jié)構(gòu)、橫看成類(lèi)側(cè)成流的制度體系、4維π形能力素質(zhì)模型等，并在實(shí)踐中得以應(yīng)用，突顯了檔案工作的價(jià)值。該體系仍需要進(jìn)一步驗(yàn)證、改進(jìn)和完善。

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作者：郗瀅 梁春華 劉殿春 王運(yùn)玲 溫波 單位：中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所