電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目檔案管理策略

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摘要：檔案管理工作在技改大修中占有很重的比例，它對(duì)工程項(xiàng)目的實(shí)施有責(zé)不可輕視的影響。本文講明了技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是什么，分析了為什么要進(jìn)行檔案管理工作，并且針對(duì)目前技改大修檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題提出了解決方法，旨在提高檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：文件材料；試聽(tīng)檔案；新時(shí)期；檔案管理制度

1項(xiàng)目檔案管理是什么

技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開(kāi)始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過(guò)程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。

2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來(lái)美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過(guò)程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問(wèn)題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視

在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問(wèn)題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問(wèn)題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說(shuō)項(xiàng)目工程在施工過(guò)程中的來(lái)往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒(méi)有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問(wèn)題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒(méi)有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。

3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高

現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒(méi)有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒(méi)有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過(guò)程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒(méi)有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過(guò)程中，沒(méi)有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。

3.3視聽(tīng)檔案的保留不齊全

視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說(shuō)明。視聽(tīng)檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過(guò)程中都不重視視聽(tīng)材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽(tīng)材料的管理沒(méi)有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽(tīng)材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽(tīng)材料管理數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致視聽(tīng)材料不齊全。

4如何加強(qiáng)檔案管理工作

4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)

重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開(kāi)展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)

電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒(méi)有通過(guò)的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過(guò)程中聯(lián)系起來(lái)，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。

4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性

電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過(guò)程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開(kāi)展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。

5結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在技改大修工程項(xiàng)目中檔案管理工作是非常重要的，它記載了整個(gè)項(xiàng)目工程在每一個(gè)環(huán)節(jié)的信息，對(duì)于以后系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級(jí)起著關(guān)鍵的作用。所以，我們應(yīng)該在項(xiàng)目工程建設(shè)的過(guò)程中認(rèn)真的都做好檔案記載，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理的建設(shè)，以保證項(xiàng)目工程檔案管理的質(zhì)量。

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作者：劉曉慧 單位：國(guó)網(wǎng)河南永城市供電公司