談供電企業(yè)電子檔案集中管理模式
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【摘要】本文通過簡單介紹我國供電企業(yè)普遍存在的電子檔案管理情況，以及對電子檔案進(jìn)行管理的重要性和必要性，并在此基礎(chǔ)上對電子檔案的集中管理模式進(jìn)行深入的思考和研究，不斷優(yōu)化管理模式，促進(jìn)管理效率的提高，并最終為供電企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；集中管理模式；電子檔案；必要性
電力是人們工作和生活中不可或缺的重要基礎(chǔ)條件，為了保證給客戶提供更加穩(wěn)定和高質(zhì)量的電力服務(wù)，現(xiàn)代電力市場競爭激烈。在眾多電力企業(yè)不斷完善自身的過程中，針對用戶的檔案管理成為管理和營銷的重要基礎(chǔ)，是供電企業(yè)得以在市場競爭中脫穎而出的關(guān)鍵。隨著網(wǎng)絡(luò)科技迅速普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的種種缺陷和弊端顯而易見，人們轉(zhuǎn)而尋求更加便捷、高效、易于保存和傳輸?shù)榷喙δ苡谝惑w的電子檔案。
一、電子檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）對電子檔案管理缺乏正確認(rèn)知。在電子網(wǎng)絡(luò)科技手段的驅(qū)動下，用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案成為當(dāng)代企業(yè)進(jìn)行管理的必要趨勢。但是就企業(yè)自身而言，對使用電子檔案仍然缺乏必要的正確認(rèn)知，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和效用未能充分發(fā)揮。很多企業(yè)檔案管理者認(rèn)為，將紙質(zhì)換成電子檔案并沒有任何實質(zhì)性的變化。因此，他們在管理上并不會花費(fèi)時間學(xué)習(xí)并創(chuàng)新，沒有對電子檔案進(jìn)行必要的摸索和建立管理流程。這種錯誤的檔案管理思想不僅不能讓企業(yè)在實施電子檔案管理后獲得顯著效益，同時也會因為無法適應(yīng)社會的需求而不可避免受到影響。
（二）管理流程未能規(guī)范化。電子檔案在管理的過程中必須遵循一定的規(guī)范流程才能保證管理工作的質(zhì)量，但是在實際的電子檔案管理中，從資料的搜集、整理、篩選、歸檔到其他各項步驟都存在很大的人為性，缺乏必要的統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而這種做法雖然在一次兩次中不會存在很大的問題，但是久而久之就會出現(xiàn)信息管理混亂的局面。各個管理員按照自己的管理理念和喜好進(jìn)行管理，容易造成一些有價值的信息被忽略，甚至被丟棄，對公司而言，損失巨大。而一些沒有價值的信息會占用有限的空間，并增加管理的難度。
（三）疏忽對風(fēng)險進(jìn)行必要管理。傳統(tǒng)檔案和電子檔案存在一個巨大的差異，即電子檔案的本質(zhì)就是在數(shù)字設(shè)備下生成的數(shù)字化信息，雖然給管理帶來極大的便利，但同時也讓保管工作變得需要格外謹(jǐn)慎。因為電子檔案數(shù)據(jù)更容易因為人為操作、系統(tǒng)故障、病毒侵占等原因出現(xiàn)信息丟失的情況。在電子檔案管理過程中，對風(fēng)險管理存在疏忽的情況，不僅導(dǎo)致信息容易被惡意刪除、破壞，同時也會讓檔案信息被竊取，造成公司信息的泄露。因此，如果公司在檔案管理過程中未能注重這一點(diǎn)，未能提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，后果不堪設(shè)想。
二、電子檔案集中管理的必要性
（一）集中管理。對電子檔案實施集中管理，就是將電子檔案管理的各個流程都列入統(tǒng)一管理的范疇，從而讓管理的每個步驟都能很好地考慮到其他步驟，同時讓電子檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實施。無論是電子文件的采集環(huán)節(jié)、生成環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、歸檔和存檔環(huán)節(jié)，都是集中管理的明確規(guī)定，是必須進(jìn)行規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。除此之外，對電子檔案管理的檢查與考核工作也是集中管理的重要環(huán)節(jié)，并且穿插在各個常規(guī)環(huán)節(jié)，保證管理工作萬無一失。
（二）電子檔案集中管理的必要性。首先，電子檔案管理中存在的管理意識不足、管理流程不規(guī)范和對識別風(fēng)險的疏忽都會對企業(yè)造成難以估量的損失。通過集中管理的方法能夠有效解決上述幾個嚴(yán)重問題，并讓混亂的管理格局重新得到規(guī)范，從而為供電公司的正常運(yùn)營提供重要的信息依據(jù)。通過將管理引至正軌的過程能為企業(yè)樹立良好的形象。其次，對電子檔案進(jìn)行集中管理能夠很便捷地進(jìn)行異地業(yè)務(wù)的辦理。電子檔案的優(yōu)勢在于能夠很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時間和空間上存在的缺陷，能夠?qū)崿F(xiàn)異地傳輸，保證工作得以迅速進(jìn)行。通過集中管理能更好地便捷各項業(yè)務(wù)在異地的正常進(jìn)行，不用再擔(dān)心工作中因為種種原因存在信息交接出現(xiàn)問題，以及管理模式不統(tǒng)一造成的信息無法合理使用。同時，電子檔案集中管理能夠促使各個硬件設(shè)備得以統(tǒng)一搭建，從而實現(xiàn)降低成本的目的，為客戶檔案資源的合理利用奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。在統(tǒng)一管理后，不需要單位進(jìn)行重復(fù)建設(shè)，不需要每個部門都進(jìn)行單獨(dú)的檔案管理，而是在需要時從企業(yè)的數(shù)據(jù)平臺中調(diào)取即可。這種統(tǒng)一管理的方式，在帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益的同時，也讓環(huán)境效益得以體現(xiàn)。
三、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究
（一）電子文件采集步驟。電子文件的采集步驟一般通過現(xiàn)代傳感設(shè)備將各種紙質(zhì)檔案以掃描、拍照和其他形式進(jìn)行獲取，并轉(zhuǎn)化為各種模式進(jìn)行存儲。因此，在文件采集步驟中針對不同類型的紙質(zhì)文件應(yīng)該采取與之相適應(yīng)的采集方式，從而保證采集的質(zhì)量和轉(zhuǎn)化的效果。對于需要耗費(fèi)較多傳輸時間的電子文件，可以采取異步并發(fā)存儲技術(shù)，避免時間有限造成的傳輸失敗。同時，針對容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障的情況，可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的方式，避免每次故障后都需要重新上傳。
（二）電子文件生成步驟。在電子文件生成步驟進(jìn)行的集中管理，首先應(yīng)該對電子文件的檔案類型進(jìn)行格式、大小和名稱上的區(qū)分，文本、圖像、音頻或者視頻等類型未進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化不能流轉(zhuǎn)。需要注意的是，在使用圖像文本識別技術(shù)時，應(yīng)該對文檔內(nèi)容的正確性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對于出錯率高的設(shè)備應(yīng)該及時進(jìn)行更換，避免信息傳輸錯誤給后續(xù)工作造成負(fù)擔(dān)。
（三）電子文件流轉(zhuǎn)步驟。在流轉(zhuǎn)過程中需要保證用戶檔案的安全性，避免出現(xiàn)用戶信息被盜用和泄露的情況。因此，在這一步驟中主要通過數(shù)字水印的方式進(jìn)行防范。
（四）電子文件歸檔步驟。電子文件歸檔作為基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的最后一個環(huán)節(jié)，同樣不能掉以輕心。在文件整理過程中，雖然可以通過批量整理和自動分類的方式加快歸類的速度，但是系統(tǒng)分類同樣存在錯誤，因此需要進(jìn)行后續(xù)的檢查，并進(jìn)行必要的人工調(diào)整。同時，供電公司需要制定統(tǒng)一的電子文件封裝，要求檔案管理者必須對文件進(jìn)行規(guī)范化裝封，并生成統(tǒng)一的文件格式。而在最后的歸檔步驟中，不僅需要將時間、人員、檔案編號都進(jìn)行正確填寫，同時更不能輕易變更檔案號。
（五）電子文件的檢查與考核。為了保證電子檔案集中管理，在科學(xué)合理的管理理念下進(jìn)行，需要進(jìn)行必要的檢查和考核工作。首先，供電企業(yè)需要定期委派具體負(fù)責(zé)人對檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查，并保證隨機(jī)抽查的數(shù)量至少在5個以上。同時需要對設(shè)備儀器進(jìn)行外觀檢查，保證設(shè)備的清潔狀態(tài)和正常使用。其次，需要通過同時調(diào)取紙質(zhì)檔案和電子檔案的方式檢查檔案內(nèi)容的一致性。最后，每個季度或者年度要對檔案管理者進(jìn)行必要的理論知識和實際操作考核，并將考核結(jié)果作為績效考核的重要依據(jù)，不斷提高管理人員的工作積極性。
四、結(jié)語
總而言之，通過對供電企業(yè)電子檔案的集中管理模式進(jìn)行深入研究，我們能夠清楚知道供電企業(yè)作為用電客戶的電力支持渠道，其檔案中不僅包括各種交易往來的相關(guān)憑證，同時，是為用電客戶提供高品質(zhì)服務(wù)的重要保障。因此，對供電企業(yè)的電子檔案采取必要管理手段成為促進(jìn)供電企業(yè)運(yùn)營的重要步驟。而作為企業(yè)的檔案管理者，更應(yīng)該對自己進(jìn)行嚴(yán)格要求，以更加豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗指導(dǎo)管理工作。
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作者：楊利劍 單位：國網(wǎng)萊蕪供電公司
