談辦公室文書檔案規(guī)范化管理

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【摘要】對(duì)文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，既是每一個(gè)檔案管理工作者的工作目標(biāo)和方向，也是每個(gè)單位需要積極推動(dòng)的事業(yè)。鑒于此，本文從辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題入手，分析論述促進(jìn)文書檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，以期可以為辦公室文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升提供一些參考和改進(jìn)意見。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；規(guī)范化；管理

一、文書檔案定義

文書檔案，產(chǎn)生于各種機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等在日常工作、行政管理等活動(dòng)中，從各類型具有保存價(jià)值的、較為重要的文書材料轉(zhuǎn)化成為檔案，人們?cè)谏a(chǎn)生活中的使用文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動(dòng)均可匯集產(chǎn)生文書。文書主要包括公務(wù)和個(gè)人兩種類型，通常所說的文書主要指公務(wù)文書。就企事業(yè)單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務(wù)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。而對(duì)于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構(gòu)成部分。但是，隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，企事業(yè)單位文書檔案管理工作也暴露出了很多問題，這就需要單位從自身實(shí)際出發(fā)，針對(duì)問題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行。

二、文書檔案分類

文書檔案分類具體如表1所示。

三、文書檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）管理現(xiàn)狀。當(dāng)前，我國(guó)很多企事業(yè)單位的檔案管理思想和管理方式都比較落后，且普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理工作的問題，加之很多單位也沒有結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際建立文書檔案管理制度，且沒有根據(jù)實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀更新完善，這就導(dǎo)致目前的文書檔案管理工作無法正常滿足企業(yè)發(fā)展需求，甚至?xí)璧K各部門之間的正常溝通協(xié)作。具體表現(xiàn)為：1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室文書檔案管理工作，在很大程度上，這是造成文書檔案管理資金欠缺的最主要因素，不論從設(shè)備配置還是從人員配置來看，均無法很好地滿足企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的實(shí)際需求。很多單位的文書檔案管理人員可能是兼職人員或有關(guān)系的人員，其專業(yè)能力欠缺、綜合素質(zhì)低等問題都是造成文書檔案管理工作效率低下、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的關(guān)鍵因素。2.文書檔案管理員在上崗前，一般沒有經(jīng)過相關(guān)嚴(yán)格的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，而單位內(nèi)部也沒有對(duì)其進(jìn)行一定的在崗培訓(xùn)，這就造成從事文書檔案管理的工作人員存在綜合表質(zhì)較低、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理水平不高等問題。這樣的問題如果不引起領(lǐng)導(dǎo)重視，只會(huì)發(fā)展成惡性循環(huán)，這種循環(huán)也會(huì)讓文書檔案管理工作針對(duì)性不強(qiáng)、準(zhǔn)確性不高，從而無法正常履行文書檔案管理部門應(yīng)盡的責(zé)任，并發(fā)揮其在單位該有的作用。

（二）存在問題。1.制度不健全。就現(xiàn)狀來看，較大一部分單位均存在檔案管理制度不健全的問題。這一問題的存在可能會(huì)讓資料、文件在被整理、收集、歸檔時(shí)隨意擺放、無章可循，應(yīng)該歸檔的重要文件沒歸檔，一些不重要的文件卻被錯(cuò)誤歸檔。沒有健全的制度支撐，會(huì)讓文件、檔案整理工作更加混亂，缺乏規(guī)范性。同時(shí)，檔案借閱也會(huì)存在憑關(guān)系、看心情等問題，在不履行正常交接手續(xù)的情況下借取檔案，或檔案借出后不追不還，人為造成檔案管理混亂。2.人員欠缺相關(guān)管理知識(shí)和能力。文書檔案管理不只是簡(jiǎn)單的管理工作，其本質(zhì)上屬于技術(shù)工作。通常而言，文書檔案管理的質(zhì)量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業(yè)務(wù)水平。如果檔案管理人員文化水平不高、管理水平和管理能力不強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)不充足、管理經(jīng)驗(yàn)欠缺，那么不利于檔案的規(guī)范化管理，而檔案管理不善則無法保證檔案質(zhì)量。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，堅(jiān)持充實(shí)自己，從各方面努力提升自己的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)知識(shí)及管理能力。3.意識(shí)不強(qiáng)。部分檔案管理工作者欠缺檔案管理意識(shí)，不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)檔案管理工作只會(huì)被動(dòng)接收，得過且過，從來不會(huì)嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)范要求檔案管理質(zhì)量。檔案有很高的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，能為科研機(jī)構(gòu)和單位的運(yùn)作提供一定的參考作用，但是，這些尚未被挖掘出的潛在價(jià)值和作用一定要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行有效開發(fā)、利用，若無法有效利用，檔案也就只能是塵封在柜子里的閑置紙張。4.檔案管理工作投入力度不夠。文書檔案管理工作，需要依靠計(jì)算機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等必需的硬件和一定的資金、必要的專職管理人員的支撐。人員和經(jīng)費(fèi)不足是目前比較常見的問題，這不僅會(huì)對(duì)檔案管理工作的正常運(yùn)行與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程帶來嚴(yán)重影響，甚至?xí)璧K檔案信息的開發(fā)利用。因此，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，在加大工作投入力度的同時(shí)，還要從上而下增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更好地為檔案管理工作服務(wù)。5.工作人員意識(shí)缺乏，宣傳工作不夠。檔案信息來源于人類在各個(gè)層面的實(shí)踐活動(dòng)，和企業(yè)內(nèi)每位員工息息相關(guān)，在十幾年甚至幾十年的工作生涯中，每個(gè)工作人員總會(huì)有自己想要保存的東西，企業(yè)也會(huì)有很多珍貴的歷史資料、文件等值得紀(jì)念和保存，若工作人員沒有歸類、保存意識(shí)，也不懂得專業(yè)知識(shí)和相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作不僅無法正常開展，甚至還會(huì)讓與企業(yè)、員工有關(guān)的珍貴資料、文件等流失。因此，對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行適時(shí)的宣傳和積極普及，努力促進(jìn)大眾提升檔案管理意識(shí)，這樣才能讓檔案管理工作更好地開展，更快實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。6.領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)心，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，因此不關(guān)心此類工作，管理層也沒有劃清楚責(zé)任，導(dǎo)致分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。機(jī)關(guān)單位要?jiǎng)澢孱I(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，明確責(zé)任和義務(wù)，確保檔案管理工作有專人領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、專人監(jiān)督。

四、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化措施

鑒于上述內(nèi)容中指出的問題，做好以下幾點(diǎn)才能更好更快地推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：

（一）對(duì)公文制發(fā)做好管控。公文是檔案的基礎(chǔ)，管控好公文的制發(fā)對(duì)推動(dòng)文書檔案工作的規(guī)范化具有非常重要的作用，只有先讓公文制發(fā)做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才能更好地推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。與此同時(shí)，還要保證公文質(zhì)量，公文規(guī)格、排版、裝訂也要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)定。在制發(fā)公文之前，還要對(duì)審核查驗(yàn)其簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限，保證公文標(biāo)題、單位、日期、落款、書寫等均達(dá)到字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。當(dāng)然，公文書寫要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文字并嚴(yán)格遵照相關(guān)格式與規(guī)范，書寫時(shí)不使用易褪色的筆墨，以便保存。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制。在單位內(nèi)部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則，在工作中要嚴(yán)格遵循審核、簽發(fā)流程，杜絕濫發(fā)文件，對(duì)簽發(fā)手續(xù)、附件，要認(rèn)真核對(duì)，確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審，要對(duì)修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進(jìn)行復(fù)審，整篇公文的字體、用紙、標(biāo)號(hào)、排版等均按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量。一般而言，檔案的最終價(jià)值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質(zhì)量也最能體現(xiàn)出檔案工作的效率和效果。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況和檔案的性質(zhì)選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質(zhì)量，從而更好地完成檔案分類，這對(duì)后期的檢索、調(diào)取以至檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作都有很好的促進(jìn)作用。

（四）提高檔案管理人員的水平和素質(zhì)。檔案管理工作整個(gè)過程中的直接接觸者和工作踐行者非檔案管理人員莫屬，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程主要取決于其管理能力、工作水平和個(gè)人素質(zhì)。因此，要不斷促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，要在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上，積極引進(jìn)管理人才，讓檔案管理工作更好地開展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，一個(gè)單位、企業(yè)管理水平的高低可通過其文書檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質(zhì)量也直接決定著企業(yè)內(nèi)部檔案資料的完整性與其價(jià)值。提升文書檔案管理工作水平和地位，不僅要增強(qiáng)文書工作與檔案管理工作間的銜接，促進(jìn)各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機(jī)制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進(jìn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極開發(fā)檔案的潛在價(jià)值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保企業(yè)長(zhǎng)足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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作者：徐柳萱 單位：昆明煤炭科學(xué)研究所