辦公室規(guī)范化管理問題與探析

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摘要：高校二級學院辦公室是學校內上傳下達、協(xié)調左右的基層行政管理機構。隨著我國高?！半p一流”建設的深入推進和“放管服”改革的走深走實，二級學院辦公室在高校管理體系中起到了越來越重要的作用。該文通過對高校二級學院辦公室新特點、新情況的研究，分析了高校二級學院辦公室管理中存在的諸多問題，并有針對性地提出了高校二級學院辦公室規(guī)范化管理的有效策略。

關鍵詞：高校；二級學院；辦公室管理；規(guī)范化

隨著高?！胺殴芊惫芾碇贫雀母锏牟粩嗤七M，高校的內部管理逐漸形成了校、院兩級的管理模式，二級學院辦公室作為與學校各部門溝通交流和協(xié)調學院內部各單位工作的樞紐，其高效有序運轉不僅關系到二級學院的事業(yè)發(fā)展，更是實現(xiàn)高校治理體系現(xiàn)代化的重要抓手。教育部等六部門在2021年印發(fā)的《關于加強新時代高校教師隊伍建設改革的指導意見》也特別提出健全高校的組織保障體系[1]。因此，如何應對學校管理重心下移帶來的工作量增加、管理難度增大等問題，是二級學院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要挑戰(zhàn)。

1高校二級學院辦公室工作的主要特點

1.1覆蓋廣、線程多

二級學院辦公室作為多層次、多方位綜合的行政管理機構，在高?！半p一流”建設中發(fā)揮著重要作用。二級學院辦公室職責范圍覆蓋了教學、科研、黨政、人事、資產(chǎn)、安全、外事等諸多方面，不僅包含有較高學科知識要求的專業(yè)性工作，還包含檔案整理、財務管理、機要保密和職稱評審等常規(guī)事務性工作，以及事務決策、草擬公文、協(xié)調上下級等政務性工作等。此外，二級學院辦公室還需要解決學院因職責不明、人手不足而出現(xiàn)的臨時性工作以及學校各部處下達的其他工作。其工作內容覆蓋面廣，通常多線程同時進行。這就要求其工作人員具有明確劃分各項工作輕重緩急、同時處理多項任務的能力。

1.2上傳下達、協(xié)調左右

二級學院辦公室是兼具執(zhí)行、參謀、服務等職能的有機體，其服務對象復雜，對內包含學校各職能部門、學院領導、教師和學生，對外面向其他各單位，在各部門間承擔著重要的中介作用。一方面，二級學院辦公室作為二級學院與學校其他部門的交流樞紐，需要配合學校執(zhí)行各項制度并對領導布置的任務做好督促和落實工作；另一方面，二級學院辦公室是二級學院內部領導、教師和學生之間的溝通橋梁，領導的各項決策需要通過辦公室向師生傳達，師生的意見也需要通過辦公室向上級反饋；同時，二級學院辦公室作為校內、校外各部門之間傳遞信息的窗口，需要配合學校完成公務接待、社會服務等重要項目。1.3以服務為導向“以人為本”的管理理念和“服務領導、服務基層、服務群眾”的指導思想決定了服務師生是二級學院辦公室一切工作的出發(fā)點和落腳點，教學、科研、行政、人事等方面的工作處處體現(xiàn)其服務的特性。這就要求其工作人員充分了解院情，掌握師生的思想動態(tài)，對師生教學、科研、后勤保障等方面的需求做好合理安排，以減少學院組織運行障礙。二級學院辦公室也服務于學校各職能部門，配合各部處傳達、落實學校的各項工作，因此其工作人員要樹立較強的服務意識，具備超前的服務觀念。

2二級學院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要問題

2.1工作內容繁雜

二級學院辦公室工作覆蓋學院的各個方面，服務對象眾多，工作內容瑣碎繁雜。而近年來為提高專任教師比例，高校對管理人員數(shù)量和編制的限制使得二級學院辦公室普遍存在人員缺乏、一崗多職的現(xiàn)象。高校二級學院辦公室通常有4～6名工作人員，其中還包含轉崗、借調的臨時人員，崗位職責不明確、責任權力不對等等多種問題也隨之凸顯。此外，臨時性、事務性工作也常常耗費他們大量時間和精力，導致其難以在完成本職工作的基礎上對工作進行深入思考。雖然二級學院通常配有一些臨時的學生助理來分擔一部分工作，但由于人員流動性大、標準化流程不規(guī)范，他們在事務性工作的開展過程中很容易出現(xiàn)因對工作流程不熟悉而導致的工作效率低下等問題，甚至發(fā)生錯誤。

2.2考評機制待完善

二級學院辦公室的工作以服務和執(zhí)行為主，且工作內容和服務對象復雜，不像科研和教學工作那樣能夠進行準確量化。盡管各高校不斷嘗試對考評機制進行改進，但最終效果始終不夠理想。目前，我國高校行政機構采用的績效評價方式主要分為四種：基于工作經(jīng)驗對工作內容進行量化排序、基于多維度考核的BSC（平衡計分卡）評價、基于自我評價的EFQM（業(yè)務卓越模型）評價以及以部分負責人評價作為部門評價結果的綜合評價[2]。其中，多數(shù)高校采用的是第一種評價方法。然而在實際考核過程中，這種“一刀切”的評價方式難以真正體現(xiàn)二級學院辦公室工作人員的工作量和工作能力，尤其是在以科研為主的學科中，“重科研輕行政”的現(xiàn)象普遍存在，以論文、項目為主的績效考核方式往往使得辦公室工作人員處于劣勢，且由于其工作往往包含在學院整體工作中，或與學校其他部處配合完成，個人的工作量難以體現(xiàn)。長此以往，辦公室工作人員的工作積極性難以調動，領導也無法發(fā)現(xiàn)學院辦公室隊伍中存在的問題。

2.3人員隊伍不穩(wěn)定

在新的教育改革背景下，二級學院辦公室工作對工作人員的能力和專業(yè)知識提出了更高的要求。然而，當前高校的人才引進福利政策往往傾向于專任教師，定編條件主要依托于科研成果。辦公室工作人員雖然作為高校二級學院協(xié)調運行的重要執(zhí)行者和落實者，卻通常以計劃內或計劃外非編制的身份入職。此外，二級學院辦公室隊伍在職位晉升、進修學習等各項學校政策扶持上都處于弱勢。這些因素造成二級學院辦公室工作人員缺乏足夠的認同感和歸屬感，仍會繼續(xù)尋找有編制的崗位或更好的發(fā)展機會，他們被調往平臺更大、升職更快的校級職能部處或提出離職的現(xiàn)象時有發(fā)生，這就導致二級學院辦公室隊伍的流動性較大。

2.4信息化程度不高

由于工作內容和機制的不同，二級學院辦公室工作人員一般由行政、人事、科研、教學等專任秘書組成，其各自掌握的信息相對獨立。然而在許多重大工作如學科評估、聘崗、績效評價、資料采寫中，通常需要各個秘書將各自掌握的信息整理匯總，由于信息采集工作量大、信息獲取時間集中、信息源也相對分散，且缺少便捷高效的信息共享平臺，信息的完整性和時效性難以得到保證。而需要審批報送的工作往往需要專任秘書準備紙質文件等待領導簽字，再將材料交由相關工作人員存檔，這很容易在時間協(xié)調上造成一定不便，導致處理周期延長，無形中影響到辦公室的工作和決策效率，同時也會使學院的整體運行受到阻礙。

3高校二級學院辦公室規(guī)范化管理方法探索

3.1分流事務性工作，規(guī)范標準流程

高校二級學院辦公室日常工作主要分為提升型工作和常規(guī)型工作。提升型工作主要包含協(xié)調上下級等整體性規(guī)劃和決定工作，需要辦公室工作人員親自處理；而常規(guī)性工作相對單一，工作內容變化不大，如文件傳遞、文字校對、財務送單等，可由學生助理在辦公室工作人員的指導下完成。此外，對辦公室的各項工作建立標準化的工作流程，將每個步驟、所需材料、具體要求以及對接人員都進行整理劃分，一方面可作為辦公室工作人員處理同類工作的標準和指導，另一方面可作為辦公室工作人員布置常規(guī)型工作的規(guī)范和依據(jù)，避免因工作內容繁雜、助理流動性大等問題帶來的效率低下等問題，從而使辦公室工作人員能夠將更多精力投入對管理方法和理念的思考，進而充分發(fā)揮每位辦公室工作人員的主動性和最大效能[3]。

3.2規(guī)范考評機制，激發(fā)工作熱情

考慮到不同崗位的特性，高校需要科學地對二級學院辦公室工作人員的工作進行量化。中共中央、國務院于2018年印發(fā)的《關于全面深化新時代教師隊伍建設改革的意見》也提出了“深化高等學校教師人事制度改革”和“深入推進高等學校教師考核評價制度改革”的要求[4]。不同于科研和教學工作以研究成果、人才培養(yǎng)為主要目標，二級學院辦公室的工作職能和重點在于服務。尤其是在學科建設與服務工作方面，根據(jù)學院內部運行、獲得資源、長期成長、服務對象滿意度等方面設置多維度的評價模型，能夠在一定程度上彌補單一評價模式存在的不足。二級學院辦公室工作人員評價模型可參考如下公式：G=G1+G2+G3+G4=∑i=14GiGi=Ki1Qi1+Ki2Qi2+…+KinQin=∑j=1nKijQij其中，G表示工作總量，G1表示學院日常內部運行的常規(guī)工作量，G2表示獲得教育經(jīng)費、場地等的工作成果，G3表示通過對學院工作管理方式、專業(yè)化水平等進行改進并有利于學院長期動態(tài)發(fā)展的工作成果，G4表示教師、學生等學院辦公室服務對象的滿意度，Kij表示具體內容的折算系數(shù)，Qij表示具體的評價內容。此外，將績效獎勵、職位晉升等關系到員工切身利益的指標與考核結果掛鉤，一方面能夠促使辦公室工作人員個人能力的強化與學院辦公室整體工作水平的提高形成良性互動，另一方面能夠促使辦公室工作人員對自己的職業(yè)生涯進行更加合理的規(guī)劃，以更加積極的態(tài)度和高漲的熱情完成工作。

3.3完善管理結構，發(fā)揮組織作用

二級學院辦公室工作人員缺少編制的現(xiàn)象普遍存在于各個高校，而人員流動也主要發(fā)生在這部分人員中。高校人事部門應牢固樹立“大人才觀”，改變大量使用勞務派遣人員的人力資源管理模式[5]，為工作成績突出的工作人員解決編制問題，或通過調整工資結構、設置專項獎勵、完善成長機制等方式，縮小非編人員與在編人員在薪酬福利、職位晉升等方面的差距。此外，二級學院應充分發(fā)揮黨支部團結群眾、組織群眾的重要職責，不斷增強辦公室隊伍的凝聚力，還應充分發(fā)揮工會的橋梁紐帶作用，使辦公室工作人員感受到家的溫暖，為他們帶來幸福感，從而打造一支積極進取、充滿活力的辦公室隊伍。

3.4推進扁平化管理，加強信息化建設

為適應“放管服”背景下的建設要求，二級學院辦公室要通過扁平化的管理方法，適度下移管理重心，合理增大管理跨度，適當擴大辦公室工作人員的自主權，從而有效減少組織運行障礙。同時，為提升工作效率和整體工作水平，辦公室還要充分利用信息化辦公優(yōu)勢，簡化信息查詢與傳遞流程，提高資源整合與共享能力。例如：對于需要存檔或錄入的紙質檔案，可利用掃描、OCR文字識別技術實現(xiàn)文件的快速錄入，以方便信息的查找篩選；對于報送審批類工作，可利用OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)在線審批報備，并生成相關電子存證，實現(xiàn)“便捷辦、快速辦”；對于需要匯總的基礎信息，由于每年匯總的內容基本固定，可根據(jù)行政、人事、科研、教務等不同工作建立部門各項信息臺賬和動態(tài)數(shù)據(jù)庫。

參考文獻

[1]關于加強新時代高校教師隊伍建設改革的指導意見[A].2021.

[2]田曉潮.大學內部行政機構績效綜合評價研究[D].武漢:華中科技大學,2019.

[3]王曉晶,管楠祥.“雙一流”建設中優(yōu)化院系辦公室工作研究[J].辦公室業(yè)務,2019(20):21-22.

[4]中共中央國務院關于全面深化新時代教師隊伍建設改革的意見[A].2018.

[5]李荃.“雙一流”建設中二級學院行政管理隊伍建設試論[J].科教文匯(下旬刊),2018(3):131-133.

作者:舒心 賈思璠  單位:北京化工大學化學學院