高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新

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以信息技術(shù)為特征的21世紀(jì)，信息資源管理成為商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)勝利，科學(xué)統(tǒng)籌管理，技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高等教育改革不斷深入，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的高校檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)行高校檔案管理的創(chuàng)新探索勢(shì)在必行。電子商務(wù)是以網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為基礎(chǔ)，微電腦技術(shù)為條件而進(jìn)行的商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)，電子商務(wù)具有便捷性、集成性、高效性特點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)影響著人們生活的方方面面，高校檔案管理也從中受益匪淺。

一、高校檔案電子商務(wù)化管理的特點(diǎn)和意義

1.高校檔案電子商務(wù)化管理的特點(diǎn)。

檔案電子商務(wù)化管理與傳統(tǒng)管理方法相比，具有明顯不同的特點(diǎn)。一是虛擬性。電子商務(wù)行為發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，與直觀的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要借助計(jì)算機(jī)才能識(shí)別。二是便捷性。高校檔案電子商務(wù)化管理可以節(jié)省大量存儲(chǔ)空間，大量人力物力，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)信息的快速采集和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和通用。三是復(fù)雜性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案的信息格式、傳輸協(xié)議、存儲(chǔ)形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性[2]。四是集成性。與紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學(xué)生理論學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐的信息，也包括教學(xué)過程中的教學(xué)檔案、教職工的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)檔案，還包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研立項(xiàng)、項(xiàng)目驗(yàn)收等信息，具有綜合性特點(diǎn)。

2.高校檔案電子商務(wù)化管理的意義。

高校檔案電子商務(wù)化管理能實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務(wù)。一是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護(hù)工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實(shí)現(xiàn)檔案檢索便捷化。檔案電子商務(wù)化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網(wǎng)絡(luò)就能馬上實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了大量的時(shí)間和勞動(dòng)力。三是實(shí)現(xiàn)檔案閱用可控化。傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢都以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案電子商務(wù)化管理后，通過計(jì)算機(jī)可以準(zhǔn)確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實(shí)現(xiàn)科研服務(wù)高效化。檔案電子商務(wù)化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高研究質(zhì)量和效益。

二、高校檔案電子商務(wù)化管理存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。

多數(shù)高校檔案信息網(wǎng)還處于孤立狀態(tài)，沒有接入校園網(wǎng)，檔案館各自為政、急功近利，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳遞和共享。由于經(jīng)費(fèi)有限，用于檔案電子商務(wù)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)有限，沒有配備專門管理檔案的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，計(jì)算機(jī)老舊，多為淘汰或者廉價(jià)產(chǎn)品，反應(yīng)速度慢，性能質(zhì)量差，操作使用不便。同時(shí)，高校檔案管理軟件功能單一，界面復(fù)雜，使用不便，不能實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸，運(yùn)行還停留在維持日常簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)的功能上，與高校檔案電子商務(wù)化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進(jìn)步，但服務(wù)意識(shí)樹得不牢，創(chuàng)新動(dòng)力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)科研工作，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏清醒認(rèn)識(shí)，沒有建立檔案信息化建設(shè)的決策機(jī)構(gòu)，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設(shè)規(guī)劃、制度設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，很多科研、教學(xué)、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經(jīng)丟失或損壞。高校對(duì)信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設(shè)備購(gòu)買了，人員納編了，機(jī)構(gòu)設(shè)置了，場(chǎng)地開設(shè)了，而對(duì)如何做好檔案管理工作，如何發(fā)揮檔案效益，如何提升服務(wù)水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一。

高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，高校根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，接口規(guī)格不一；檔案管理軟件沒有遵循國(guó)際規(guī)范，使得不同高校之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，甚至同一高校不同院系之間的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質(zhì)文檔、書面材料都沒有系統(tǒng)、規(guī)范地處理，而是簡(jiǎn)單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲(chǔ)混亂，造成資源的浪費(fèi)。受高校管理和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統(tǒng)，缺乏館際之間的交流合作，進(jìn)一步造成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不統(tǒng)一。

4.專業(yè)力量不足。

高校檔案電子商務(wù)化管理，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業(yè)技術(shù)過硬，而且還要求熟悉電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)操作等知識(shí)。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩(wěn)”的現(xiàn)象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對(duì)檔案管理工作關(guān)注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數(shù)量與擔(dān)負(fù)的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏弱，大多數(shù)高校檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，業(yè)務(wù)不精；由于構(gòu)成復(fù)雜、知識(shí)老化，大多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務(wù)重，福利待遇差，出彩機(jī)會(huì)少，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)使用和管理的復(fù)合型人才。

三、高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新途徑探索

1.夯實(shí)電子商務(wù)化管理之基礎(chǔ)。

用發(fā)展的眼光看問題、做決策、謀發(fā)展，緊跟科技進(jìn)步潮流，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，進(jìn)一步配套完善高校檔案信息網(wǎng)。將各高校檔案信息網(wǎng)鏈接到Internet網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同省市、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設(shè)橋梁，構(gòu)建紐帶。合理統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)使用，進(jìn)一步加大檔案信息網(wǎng)投入，建立有效的檔案電子商務(wù)化管理系統(tǒng)，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機(jī)專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。加大對(duì)硬件系統(tǒng)的管理維護(hù)力度，制定專門的使用管理規(guī)程，嚴(yán)格按章操作，確保設(shè)施設(shè)備性能良好。結(jié)合檔案電子商務(wù)化管理的實(shí)際需求，邀請(qǐng)既懂檔案電子商務(wù)管理，又深諳軟件設(shè)計(jì)的復(fù)合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄取、分類、存儲(chǔ)、管理、檢索一體化服務(wù)，為高校檔案電子商務(wù)化管理提供可靠的硬實(shí)力和軟實(shí)力保障。

2.健全電子商務(wù)化管理的組織。

加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)教學(xué)、科研的實(shí)際，及時(shí)調(diào)整策略，成立決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和檢查監(jiān)督，對(duì)檔案資源、數(shù)量及內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行革新。加大檔案電子商務(wù)化管理的宣傳貫徹力度，營(yíng)造“檔案電子商務(wù)化管理為我謀利，我為檔案電子商務(wù)化管理出力”的良好氛圍，形成全?！吧舷禄?dòng)，內(nèi)外聯(lián)動(dòng)”的良性發(fā)展局面。筑牢檔案管理人員服務(wù)中心思想，喚醒他們的崗位榮譽(yù)感和事業(yè)責(zé)任心，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。構(gòu)建順暢的反饋機(jī)制，根據(jù)客戶對(duì)檔案管理的意見建議，改進(jìn)檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務(wù)化管理向全方位、多層次、系統(tǒng)性的方向發(fā)展。積極借鑒電子商務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)，注重自主創(chuàng)新，適時(shí)組織評(píng)估，改進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建智能化的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，為客戶提供最便捷化、人性化、個(gè)性化的檔案服務(wù)。

3.完善電子商務(wù)化管理之標(biāo)準(zhǔn)。

“沒有規(guī)矩、不成方圓”，制定和實(shí)施檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)化管理的基礎(chǔ)，是提高工作質(zhì)量和效益的前提，是實(shí)現(xiàn)資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務(wù)化管理過程中，要購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，接口通用，性能配套的硬件設(shè)備，確保新舊設(shè)備、接口管理的延續(xù)性和通用性。積極完善檔案電子商務(wù)化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規(guī)章制度，明確不同類型電子文件的存儲(chǔ)格式，為檔案的電子商務(wù)化管理奠定良好基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)檔案管理軟件時(shí)，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、注重長(zhǎng)遠(yuǎn)、細(xì)化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統(tǒng)之間的通用性。各高校、院系之間要加強(qiáng)合作、分享經(jīng)驗(yàn)、互通信息、共享資源，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮檔案對(duì)科研、教育、管理的促進(jìn)作用。

4.加強(qiáng)電子商務(wù)化管理之力量。

檔案管理人員在高校檔案電子商務(wù)化管理過程中起著舉足輕重的作用，他們的創(chuàng)新精神、職業(yè)素質(zhì)、服務(wù)態(tài)度、理論水平影響著高校檔案電子商務(wù)化管理的質(zhì)量和進(jìn)程。人員招聘時(shí)，要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，寧缺毋濫，補(bǔ)充專業(yè)對(duì)口，素質(zhì)過硬的檔案管理人員；人員調(diào)整時(shí)，秉著公平公正，兼顧統(tǒng)一的原則，選拔任用在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員，讓每個(gè)檔案管理者看到希望。加強(qiáng)檔案管理人員的教育，增強(qiáng)他們的事業(yè)心、責(zé)任感，灌輸“崗位因我而榮，我為崗位添彩”的敬業(yè)精神，筑牢他們的服務(wù)中心思想，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)通信、軟件使用等知識(shí)，提高他們的專業(yè)理論水平和計(jì)算機(jī)實(shí)操能力。開展形式多樣的交流溝通，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)檔案管理人員廣泛學(xué)習(xí)知識(shí)，把自己培養(yǎng)成“一專多能、多專多能”的復(fù)合型人才。健全獎(jiǎng)懲制度，提高福利待遇，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，為高校檔案電子商務(wù)化管理儲(chǔ)備素質(zhì)過硬、能力全面的人才。信息化背景下，借鑒電子商務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)做法，實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子商務(wù)化管理，能充分發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，提供便捷高效的服務(wù)，促進(jìn)高校科研教學(xué)的快速發(fā)展，具有重要的理論和實(shí)踐意義。從夯實(shí)基礎(chǔ)、健全組織、完善標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)力量等方面進(jìn)行高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新探索，為我國(guó)高校檔案管理事業(yè)的跨越式發(fā)展注入動(dòng)力，為檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供參考。

作者：王敏 單位：安徽建筑大學(xué)