公路工程檔案管理信息化路徑

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摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的逐漸發(fā)展，公路工程檔案管理工作產(chǎn)生了較多變化，為了使公路工程更好的服務(wù)于人民，對公路工程進(jìn)行有效的管理、維修和養(yǎng)護(hù)，為公路工程規(guī)劃建設(shè)等方面工作提供更多依據(jù)支持，并且對突發(fā)問題進(jìn)行快速解決，需要對公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面的工作產(chǎn)生更多重視。對公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑方面的內(nèi)容進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；路徑分析

0引言

所謂檔案管理信息化是指利用檔案信息資源的數(shù)字化以及過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過系統(tǒng)加工以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)裙ぷ骱螅行У膶崿F(xiàn)檔案信息配置合理以及有效的利用，最終的目標(biāo)就是實現(xiàn)信息資源共享。傳統(tǒng)的公路工管理，不但是管理效率非常的低下，還容易產(chǎn)生檔案損壞或丟失等問題，這些問題給管理人員和相關(guān)到位造成了無法估量的損失。因此，公路工程檔案管理的信息化是其未來發(fā)展的趨勢與方向。

1檔案信息化概述

近些年來，伴隨著信息化技術(shù)的普及與推廣，我國各行各業(yè)以廣泛的使用信息化技術(shù)對其存放的檔案進(jìn)行管理，但其實對于該信息化建設(shè)并沒有全面的認(rèn)知，我們從廣義和狹義兩個角度來分析檔案信息化建設(shè)的含義；首先從廣義角度來看，檔案管理信息化就是將企業(yè)的檔案與社會上諸多影響因素信息進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并將信息進(jìn)行整合從而形成具體、全面的信息體，為管理人員進(jìn)行決策和判斷提供一個比較科學(xué)和客觀的依據(jù)；而從狹義角度來看，是指將檔案進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)自身的信息化，可以說廣義的信息化是建立在狹義信息化基礎(chǔ)上，并有一定程度的延伸和拓展，而且這兩種檔案信息化定義都是為了將檔案轉(zhuǎn)化為有用的信息，以利于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和使用，尤其在當(dāng)前處于信息化高度發(fā)達(dá)的背景下，能夠?qū)n案信息與社會政治，經(jīng)濟(jì)有機(jī)結(jié)合起來，并通過一定的分析和處理，將檔案信息和其他信息融合在一起，從而提煉出跟為全面的信息。

2公路工程檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

2.1信息化建設(shè)能夠延長公路工程檔案的使用期限

隨著經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，公路工程的檔案逐日增加，公路工程的檔案管理也要面對著愈來愈復(fù)雜的的檔案管理環(huán)境，對此，怎樣管理公路工程檔案，提升公路工程檔案的使用年限，是每一位公路工程檔案管理者都應(yīng)必須要考慮的問題。我們在各類工程的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)使用信息化的檔案管理方式能夠快速解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的問題，而且利用信息化管理技術(shù)對檔案進(jìn)行有效的管理能夠有效減少檔案管理的成本，降低對物理空間的使用，大大范圍減少檔案管理中資金的投入。另外，對公路工程實行信息化檔案管的方式可以有效降低利用時候紙質(zhì)材料的破損和丟失等風(fēng)險因素，實現(xiàn)對公路工程檔案更長久和安全。

2.2信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的服務(wù)效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，檔案的管理效率低，使用大量的人力、物力，假如需要想查閱檔案需要經(jīng)復(fù)雜的手續(xù)，而且很多檔案信息也存在不夠準(zhǔn)確等問題。對公路工程的檔案管理實現(xiàn)信息化管理可以提高檔案的查閱與調(diào)取，使用者利用計算機(jī)通過輸入關(guān)鍵字實現(xiàn)了可以實現(xiàn)對公路工程檔案的快速讀取與查詢，該方法使用過程簡單，操作方便，速度快等很多優(yōu)點。另外利用計算機(jī)技術(shù)還可以為檔案管理提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，方便對檔案的管理與使用。

3檔案管理信息化路徑

3.1強(qiáng)化檔案管理人員的意識

檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理信息化時，必須正確認(rèn)識信息在檔案管理工作中的重要性，只有管理者從心底重視，就可以快速把檔案管理信息化工作的要求落到實際檔案管理工作中。目前，普遍的檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣了之前長期采用的管理的檔案管理方式，因此很難從意識上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。因此將強(qiáng)化和提升檔案管理人員的意識作為工作的重點，并輔以購買先進(jìn)性的設(shè)備，使其盡早盡快的適應(yīng)信息化檔案管理的方式。

3.2規(guī)范檔案管理

公路工程的檔案資料會涉及到較多的信息和商業(yè)機(jī)密，鑒于其檔案管理工作的特殊性，在對公路工程開展檔案管理工作信息化工作的同時，應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從而使得所保存的檔案資料的安全性得到有效的保證。因此，在規(guī)范檔案管理過程中，還應(yīng)注意建立健全相應(yīng)的制度，從而實現(xiàn)檔案管理信息化與制度建設(shè)信息化的同步進(jìn)行。通過完善的制度對檔案管理信息化的各項工作中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行約束。此外，還應(yīng)對所保存的檔案資料，特別是針對電子類文件以及其他易損壞的檔案資料采取必要的防護(hù)措施，以確保檔案資料的安全性。

3.3建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊伍

做好公路工程檔案管理人員隊伍建設(shè)是一項重要的工作，是確保檔案管理信息化成功的最基礎(chǔ)的工作。這就要求我們首先必須提高檔案管理工作人員的信息化意識。這必然要求檔案管理人員首先要熟悉電子文件的特征，其次是必須了解計算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)安全防護(hù)的基本知識，這樣就可以保證檔案信息的完整性以及安全性。另外要求檔案管理人員必須在工作中立足本職工作，不斷的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，利用一切可能的機(jī)會參與信息化培訓(xùn)，只有持續(xù)的更新專業(yè)技術(shù)知識，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)；其次要不斷的提高管理人員信息化管理的工作技能。為了可以較快的實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)排定計劃對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息管理等方面的知識。檔案主管部門還要制造好的條件讓檔案管理人員可以及時了解檔案發(fā)展趨勢和最近技術(shù)，不斷提高檔案管理工作人員的工作技能。檔案管理部門和檔案管理者必須意識到檔案信息安全保障能力建設(shè)的重要性以及緊迫性，不斷的完善各種檔案管理的制度，并認(rèn)真執(zhí)行，把安全至上的理念物化到檔案管理各個環(huán)節(jié)中去。

3.4建立檔案數(shù)據(jù)庫保證檔案信息安全

不斷對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)和完善是確保檔案信息安全性的關(guān)鍵。在當(dāng)今的信息時代，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)和信息平臺對各類信息進(jìn)行方便而快捷的交流。由于公路工程檔案類別多，數(shù)量極大，使得檔案管理信息化建設(shè)的難度明顯提升。因此，公路工程檔案管理人員篩查檔案數(shù)據(jù)庫的精確性是確保公路工程數(shù)據(jù)庫完整性和準(zhǔn)確性的根本。此外，通過建立和完善公路工程的數(shù)據(jù)信息中心同樣可以保證檔案信息的安全。隨著公路工程項目數(shù)量的不斷證多，檔案數(shù)據(jù)庫中所保存的數(shù)據(jù)也在飛速增長，這就導(dǎo)致存放空間狹小，管理設(shè)備落后等問題不斷涌現(xiàn)?；诖?，在建立檔案數(shù)據(jù)庫時，為了便于為人們提供更為快捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)結(jié)合公路工程的自身特點一級檔案管理信息化建設(shè)的實際情況，充分運(yùn)行現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加大對于資金投入，建立并完善相應(yīng)的信息防護(hù)體系。雖然目前檔案管理工作中仍然存在檔案信息安全的問題，只要相應(yīng)的管理人員根據(jù)檔案信息的安全等級進(jìn)行統(tǒng)籌安排和有針對性的管理手段，可以有效的保證公路工程檔案信息的安全。

4結(jié)語

為了更好的適應(yīng)新時期發(fā)展形勢，全面提升公路工程檔案管理水平，從事檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案管理信息化路徑的分析與研究。通過對檔案信息化管理理念、模式等進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，對安全體系方面進(jìn)行完善，對檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升，進(jìn)而為公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面工作的開展奠定堅實基礎(chǔ)，為公路工程建設(shè)等方面工作提供更多支持。

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作者 ：湯蘇 單位：淮南市公路工程公司第一工程處