淺談公路運(yùn)輸檔案的收集工作思考

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檔案的收集工作是檔案各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，檔案收集得齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會(huì)各方面對(duì)檔案的有效利用。目前，一些公路運(yùn)輸管理部門(mén)檔案收集工作存在的問(wèn)題需要解決。

一、檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.檔案門(mén)類收集不全

公路運(yùn)輸管理部門(mén)在實(shí)際工作中形成的檔案門(mén)類至少有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。而相當(dāng)一部分公路運(yùn)輸管理部門(mén)檔案室保存的只有文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案，而業(yè)務(wù)檔案和基建檔案沒(méi)有統(tǒng)一收集管理，嚴(yán)重缺失。

2.歸檔文件材料不全

一些公路運(yùn)輸管理部門(mén)的文書(shū)檔案幾乎是清一色的紅頭文件,很多重要的檔案材料,比如重要會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批材料等很少歸檔。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔參差不齊，諸如合同、協(xié)議、備忘錄等很少歸檔。

3.保存的檔案內(nèi)容不完整

在已經(jīng)歸檔的材料中，有的文件有印件無(wú)定稿,或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示,或有附件無(wú)正文?；?xiàng)目有圖紙無(wú)前期審批文件，案件處理有結(jié)果沒(méi)有筆錄等等，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性較差。

二、檔案材料收集不全的原因

1.單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)不到保存的必要性。檔案工作人員變動(dòng)頻繁，在辦事流程及日常工作中自主性較大，文件收發(fā)登記不全、歸檔手續(xù)不完整，造成檔案資料缺失。

2.檔案人員工作方法陳舊

檔案人員向各部門(mén)采用“催繳”的辦法收集歸檔材料，而各部門(mén)業(yè)務(wù)人員大多是兼職的“多面手”，沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的專業(yè)技能培訓(xùn),結(jié)果是反復(fù)催繳幾次后,得過(guò)且過(guò),能收集多少是多少,多收多存,少收少存，客觀上也造成了其他載體檔案歸檔困難。

3.有關(guān)科室協(xié)調(diào)配合不好

有關(guān)科室人員檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠,片面認(rèn)為收集檔案材料是檔案工作人員的事,對(duì)檔案人員在收集工作中碰到的困難不以為然,有些應(yīng)該歸檔的材料自己私自留存。一些工程建設(shè)項(xiàng)目沒(méi)有專門(mén)人員負(fù)責(zé)跟蹤收集，很容易出現(xiàn)歸檔材料收集不全、丟失的情況，很難完整歸檔。

4.歸檔范圍不夠科學(xué)

一些單位的歸檔制度不健全，沒(méi)有形成規(guī)范的檔案移交制度。或者制定的歸檔范圍不夠具體、科學(xué)，歸檔內(nèi)容過(guò)于原則、籠統(tǒng)。檔案材料的形成對(duì)象和移交對(duì)象不明確。致使一些部門(mén)對(duì)應(yīng)該歸檔材料理解不夠，不能自覺(jué)地把本部門(mén)應(yīng)歸檔的材料向檔案部門(mén)或檔案工作人員移交。

三、做好檔案收集工作的對(duì)策

1.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

檔案是社會(huì)實(shí)踐過(guò)程的真實(shí)記錄,它的價(jià)值就在于真實(shí)性、原始性。做好檔案收集工作,領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是關(guān)鍵。首先，要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上去了，才能采取積極有效的措施。只要領(lǐng)導(dǎo)帶頭,做出表率,許多困難都會(huì)迎刃而解,收集工作就會(huì)順利，才會(huì)帶動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)歸檔工作責(zé)任感的提升。

2.建立健全歸檔制度

公路運(yùn)輸管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況,制定出一個(gè)按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或人員職能分工的、內(nèi)容比較具體、全面而又有明確針對(duì)性的歸檔范圍,在實(shí)際工作中切實(shí)執(zhí)行歸檔范圍,以避免某一門(mén)類的檔案材料的短缺。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，使歸檔工作有據(jù)可考，有法可依，并爭(zhēng)取將文件材料歸檔工作納入單位年度考核體系，明確考核內(nèi)容要求和獎(jiǎng)懲措施等。

3.配備檔案專兼職人員

由于各門(mén)類檔案材料專業(yè)性較強(qiáng),因此需要由具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)、掌握該類檔案形成規(guī)律的專業(yè)人員，擔(dān)負(fù)起檔案材料的收集與整理工作。運(yùn)輸管理部門(mén)要配齊檔案專兼職人員，這樣可以充分發(fā)揮檔案專兼職人員的主觀能動(dòng)性，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，做好檔案的收集工作。

4.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要不斷培養(yǎng)提高專兼職檔案員的檔案意識(shí),利用一切機(jī)會(huì),采用多種形式和方法,宣傳《檔案法》和檔案工作的意義和作用。定期舉辦檔案講座或培訓(xùn),講解檔案工作的基本知識(shí),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作理論水平和操作技能。

5.不斷創(chuàng)新歸檔材料的收集方法

檔案工作人員在工作中要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn),研究新情況,采取靈活多樣的收集方法,既要采取傳統(tǒng)的部門(mén)移交法,還要采取一些臨時(shí)收集法。主動(dòng)開(kāi)展各種服務(wù),積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件處理等各項(xiàng)工作提供檔案利用,為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)排憂解難,讓他們感到在工作中離不開(kāi)檔案，做好檔案材料收集歸檔工作是他們自己的需要,提高他們的檔案意識(shí),積極主動(dòng)地做好檔案收集工作。

作者:劉艷菊 單位:白城市交通運(yùn)輸管理處