新時代高職院校檔案工作能力提升淺議

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一、引言

隨著中國特色社會主義的發(fā)展，各項事業(yè)步入了新時代，呈現(xiàn)出一些新的特點。其中，“以人為本”的社會化服務(wù)特性和開放共享的利用模式這兩大特點在新時代高校檔案工作中特點較為突出[1]，要求高校檔案工作朝著數(shù)字化、重利用的方向發(fā)展。高職院校在這一發(fā)展過程中，因為各種因素的限制，在相關(guān)的檔案工作能力方面有待提升。

二、高職院校檔案工作特點

1.高職院校檔案的特點。（1）檔案類目多元。高職院校作為普通高等院校其中的一類，具有人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新的職能。多元化的職能決定了高職院校在辦學過程中的多元化業(yè)務(wù)，多元化的業(yè)務(wù)也形成了高職院校檔案類目多元化的特點。高職院校因為多項職能和內(nèi)部管理的需要，在發(fā)展過程中檔案涉及的內(nèi)容基本涵蓋了檔案工作的所有類目。（2）檔案數(shù)量龐大。從數(shù)量上來說，多元化的類目在一定程度上決定了高職院校檔案的數(shù)量較多。另外，由于高校不同于行政單位，每一位學生都有個人的檔案，國內(nèi)高職院校學生數(shù)量多為上萬甚至幾萬人，加上數(shù)十年的辦學歷史，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)量極其龐大。隨著高職院校百萬擴招計劃的實施，原始檔案數(shù)量的不斷增長將對高職院校的檔案管理工作帶來新的巨大挑戰(zhàn)[2]。（3）檔案完整程度不高。高職院校中，相當數(shù)量的學校是由中等專業(yè)學校“升格”為高等職業(yè)技術(shù)學院，由初等教育的行列跨入到高等教育的行列[3]。根據(jù)國內(nèi)的人事管理制度，人事檔案大多從高中起建立，因此現(xiàn)今的許多高職院校在中職教育階段，多存在檔案缺失的情況，尤其是學生檔案缺失嚴重，檔案的完整程度不高。

2.高職院校檔案管理的特點。（1）檔案管理分散。高職院校檔案數(shù)量多、類目多，為了方便管理和使用，檔案管理多采取分散管理的形式。一方面，雖然各高職院校一般都設(shè)有檔案館或綜合檔案室，但專職檔案工作人員較少，為解決檔案管理的問題，除需要綜合管理的檔案外，學生檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等管理方式則較為分散。另一方面，學生檔案的特點決定了需要進行分散管理。學生在校期間，學業(yè)發(fā)展、獎優(yōu)評先、懲戒、休學等各個環(huán)節(jié)，隨時要對學生檔案進行更新，統(tǒng)一管理也會極大地增加綜合檔案館的工作量。（2）檔案工作外包量大。針對高職院校檔案類目多元化、檔案數(shù)量多，而專職檔案工作人員少的情況，為了適應(yīng)工作需要，高職院校檔案工作外包情況較為普遍。檔案外包的工作涉及檔案的整理、數(shù)字化、檔案室規(guī)劃建設(shè)等多個領(lǐng)域。檔案工作外包在一定程度上解決了專業(yè)化的問題，但是也存在泄密、丟失、損毀等風險。（3）檔案查閱、借閱量急速增長。隨著國家各項政治、社會生活的規(guī)范化，干部晉升、審計審查、人員調(diào)動、戶口遷移、辦理退休等各項工作對于檔案的重視程度越來越高。近年來，高職院校的檔案查閱量急速增長，檔案利用程度大幅度提高，高職院校的檔案管理也從傳統(tǒng)的收集和管理向共享和開放轉(zhuǎn)變。近年來，20世紀80年代的畢業(yè)生退休數(shù)量龐大，因當年檔案管理的不規(guī)范，導致畢業(yè)生個人檔案缺失較多，更進一步提升了高職院校檔案的查閱量。

三、高職院校檔案工作能力現(xiàn)狀

實現(xiàn)新時代高職院校檔案工作的目標，需要以專業(yè)化的檔案干部隊伍和資源為基礎(chǔ)，但高職院校的檔案工作能力整體水平不高。

1.檔案工作服務(wù)意識不強。檔案工作在高職院校的各項工作中，普遍被認為是較為邊緣的，高職院校對于檔案工作的重視程度普遍不高。高職院校的核心工作是人才培養(yǎng)，具體來說包括招生、教學和就業(yè)，檔案工作作為管理工作中的一個環(huán)節(jié)，在檔案應(yīng)用程度不高的階段，主要是完成對其他工作的資料收集和整理任務(wù)，形成了檔案工作“不重要”的思維定式。隨著檔案查閱的需求提升，高職院校檔案工作的服務(wù)職能體現(xiàn)越來越多，但如何提高檔案查閱的效率，提升檔案編研能力，如何變被動查閱為主動服務(wù)，對高職院校工作理念的轉(zhuǎn)變提出了新的要求。

2.檔案工作專業(yè)化水平不高。全面的檔案管理的基礎(chǔ)理論知識，檔案管理學、檔案保護技術(shù)學、文書學、專門檔案管理、文獻編纂學、自動化管理等專業(yè)知識和管理技能都是檔案管理工作所需要的基本知識和能力[4]。在高職院校把檔案管理作為普通的行政管理的一個環(huán)節(jié)的情況下，檔案管理的專業(yè)化水平被大大低估了。這進一步導致了高職院校在招聘工作人員的過程中對于檔案專業(yè)人才的忽視。

3.檔案工作創(chuàng)新性不足。新時代的檔案工作，不僅僅是新的數(shù)字化技術(shù)的引進，在檔案的收集、整理、歸檔方式、管理方式等方面都是一個巨大的轉(zhuǎn)變。而高職院校檔案工作因受各方面因素的限制，多停留在被動地完成各項工作的層面，難以做到主動創(chuàng)新工作方法和管理模式。檔案編研作為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的一個方面，高職院校在這一方面還沒有較為突出的成績，在檔案編研過程中存在著滯后性、編研成果單一性、工作消極性等各種問題[5]。四、新時代高職院校檔案工作目標

1.價值目標。強化“四個服務(wù)”，發(fā)揮檔

案工作服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的獨特作用[6]。新時代背景下，檔案不再是藏在庫房里，而是要走到陽光下，實現(xiàn)服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的目標。高職院校檔案工作，對內(nèi)服務(wù)于學校教學、管理和發(fā)展大局，對外提供材料支撐和查閱服務(wù)，要實現(xiàn)服務(wù)中心工作、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)社會的“四個服務(wù)”目標。

2.工作目標。加快推進高職院校檔案

管理工作的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化的進程是新時代檔案工作的主要目標。工作目標由價值目標所決定，要做好“四個服務(wù)”就要提高檔案保管的長期性、查閱的便利性、編研的科學性。為實現(xiàn)這一目標，檔案的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化工作勢在必行。五、制約新時代高職院校檔案工作目標實現(xiàn)的因素分析高職院校的檔案工作能力不高是受多方面因素影響的，部分因素在實現(xiàn)新時代檔案工作目標的過程中，會起到極大的影響作用，需要進行客觀的分析和重視。

1.部分高職院校檔案工作人員專業(yè)能力不高。高職院?，F(xiàn)有的檔案管理人員多由其他管理崗位調(diào)入，而根據(jù)各高職院校的招聘公告顯示，對檔案管理工作所要求的工作能力，也被簡單地提煉為檔案的立卷歸檔和保密管理等基本能力。在高職院校專職檔案管理人員不足的情況下，檔案管理人員的人力資源開發(fā)也面臨著服從基本工作需要的境況。專業(yè)人才的缺乏必然導致高職院校檔案工作的專業(yè)化水平不高。高職院校檔案管理分散化的特點，決定了眾多檔案工作人員為兼職人員。兼職檔案員一方面專業(yè)性不夠強，另一方面工作精力有限，如果沒有較為嚴格的考核措施，檔案收集、整理、歸檔的質(zhì)量堪憂。

2.高職院校管理者及相關(guān)部門“重利用輕管理”。隨著社會經(jīng)濟政治的發(fā)展，巡視、審計、戶口遷移、退休辦理等各項事務(wù)對檔案的需求越來越多，檔案工作受重視的程度也日益加深。但一些高職院校的管理者和相關(guān)部門對檔案的重視存在著一定的誤區(qū)，即重利用輕管理。對于檔案工作以外的部門來說，對于檔案工作重視的程度取決于檔案查閱的效率。尤其對于領(lǐng)導層面來說，評價檔案工作的好壞，首先著眼于所需求的檔案能否即查即閱。但是對于檔案工作來說，檔案的查閱利用，僅僅是檔案工作對外的一個窗口，而查閱的效率歸根結(jié)底在于檔案的收集、整理、歸檔、保管、數(shù)字化等一系列流程，這些前置工作做好了，檔案查閱的便利性水到渠成，前置工作做不好，檔案查閱將遇到重重困難。這種“重利用輕管理”的工作氛圍，會造成“查到了是本職，查不到是失職”“批評多于關(guān)心，問責多于投入”的局面，不僅不利于檔案工作獲取各種資源，更容易造成對于檔案工作者積極性的打擊。

3.高職院校檔案工作資源獲取能力較差。高職院校本身相對于其他高校，人力、財力等各個方面資源較為缺乏，在院校管理者“重利用輕管理”思想的影響下，高職院校檔案工作所能夠獲取的資源僅僅能夠滿足于檔案工作的基本要求。專職檔案工作人員缺乏、發(fā)展資金難以保障等都是高職院校檔案工作所面臨的常見問題。

4.高職院校電子化辦公系統(tǒng)普及率不高。國內(nèi)高校的電子化辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是從2002年起陸續(xù)構(gòu)架并逐步投入使用的，經(jīng)過數(shù)年的應(yīng)用，部分高校尤其是高職院校在使用了OA系統(tǒng)以后發(fā)現(xiàn)全方位推廣和實施具有非常大的難度，因此其工作仍然依靠傳統(tǒng)模式進行，OA系統(tǒng)的使用僅僅限定在小部分工作人員中，甚至徹底成為一個發(fā)布信息的平臺，成為擺設(shè)[7]。作為電子檔案館（室）建設(shè)的元數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)，OA系統(tǒng)如果不夠完善并得到使用，電子檔案館（室）的建設(shè)將無法進一步向前推進。5.數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成功經(jīng)驗在國內(nèi)尚未普及。國內(nèi)現(xiàn)階段建設(shè)較為成功的數(shù)字檔案館（室）大多是通過科技項目立項或者試點的形式建立，項目或者試點的形式本身具有巨大的資源優(yōu)勢，其經(jīng)驗難以大面積推廣。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中要求：“各級國家檔案館全面建成檔案信息管理系統(tǒng)，大力推進數(shù)字檔案館建設(shè)，建設(shè)中央檔案館數(shù)字檔案館，新增150家高水平的數(shù)字檔案館。”[8]作為各地檔案行政管理部門直屬的檔案館，在數(shù)字化檔案館（室）的建設(shè)中尚未得到全國性的推廣和應(yīng)用，高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗則更加屈指可數(shù)。

四、新時代高職院校檔案工作能力提升的路徑

1.統(tǒng)一標準，切實推進電子檔案管理系統(tǒng)的標準化。檔案管理系統(tǒng)的標準進行統(tǒng)一，不僅有利于各層級檔案室、檔案館之間的檔案交接和數(shù)據(jù)對接，對于基礎(chǔ)檔案管理單位的檔案系統(tǒng)建設(shè)有較強的促進作用。高職院校作為基礎(chǔ)檔案管理單位，檔案管理工作的規(guī)范性、標準化主要以上級部門的文件要求和標準為準，決策者的重視程度受上級主管部門影響較大。對于檔案管理系統(tǒng)的標準進行統(tǒng)一，可以促進高職院校在檔案管理工作上的投入，從而提升檔案管理能力。

2.加大高職院校檔案管理工作的人力資源投入與開發(fā)。檔案管理需要的專業(yè)化知識、溝通能力等，決定了高職院校檔案管理工作的人力資源投入與開發(fā)將極大地促進高職院校檔案管理工作的能力。檔案管理的人力資源投入，首先應(yīng)當保障專職檔案工作人員的數(shù)量。高職院校的校區(qū)建設(shè)、師資配備、資產(chǎn)采購等工作大多數(shù)與學生數(shù)量聯(lián)系較為緊密，高職院校專業(yè)檔案工作人員的數(shù)量，可參考專職輔導員人員配比的方式進行，確保高職院校專職檔案工作人員數(shù)量。檔案工作隨著辦公自動化的發(fā)展，專業(yè)技能更新較快，高職院校檔案工作人員的培訓工作應(yīng)當確保，并以新時代檔案工作的技能為主。高職院校要為檔案工作人員檔案編研、職稱評審等工作提供便利，確保檔案工作能夠出成果、出成績，從而提高檔案工作人員的積極性。

3.加快推進高職院校管理能力現(xiàn)代化。高職院校管理能力是制約檔案工作能力提升的最主要因素。由于高職院校多由原中職學校升格而來，雖然建立了許多新的制度，但管理體系和運作方式還保留有濃重的中職學校的特色。雖然高職院校在人才培養(yǎng)方面以技能型人才為主，在這方面與中職學校有相似之處，但是高職院校的規(guī)模，科學研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新的職能方面更加接近于高等學校，因此管理能力建設(shè)需要多參考高等院校，尤其是優(yōu)秀的高等院校。在電子檔案室的建立過程中，辦公自動化系統(tǒng)的建立和全面推廣顯得尤為重要，沒有一個完備的、全面運行的辦公自動化系統(tǒng)，電子檔案室的建設(shè)就缺少元數(shù)據(jù)的支撐，難以發(fā)展。高職院校檔案工作能力的提升，要跟上新時代，以人力資源的投入和電子檔案室的建設(shè)為重點，加快檔案的信息化、數(shù)字化進程，開創(chuàng)高職院校檔案工作新局面。

作者:林楠 單位:武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學院