深度工作法在提升員工工作能力應用
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摘要:深度工作法是一種高效、科學的員工工作效率提升方法，小組成員在專家建議下從大量文獻當中整理出較為可靠的理論并將其應用于合作企業(yè)當中，對比前后員工工作狀態(tài)，結合實際情況修改革新原有理論方法，得出最適合我國企業(yè)員工的深度工作指導方案。目前影響我國企業(yè)員工進入深度工作狀態(tài)的原因有:管理者與員工普遍認為工作時間長就是對工作認真，網絡信息的影響和對關鍵任務與非重要性事務界定不清晰。提升我國企業(yè)員工深度工作能力的方法為:嚴格實行八小時工作制度，只關注重要信息提示和時間象限管理能力的建立。
關鍵詞:深度工作;企業(yè)員工;互聯網
1緒論
1.1研究背景
在互聯網時代，員工在工作時始終被各種信息所干擾，并且多數員工缺少正確對待工作的理念和工作方法，工作效率無法得到提升，使企業(yè)發(fā)展和個人能力發(fā)展都受到了一定的阻礙。員工出現此類問題時，多數管理者只會采取較為激進的方式處理，例如辱罵、開除等，但是從心理學的角度分析，這樣的行為不僅不會促成員工改正，還會導致其內心輕視自身水平，缺乏自信，以及工作壓力增長。
1.2研究方法
小組成員在大量的文獻之中收集有關深度工作的理論方法，并經過專家評審篩選，得出較為可靠的方案，再將其應用于合作企業(yè)之中，對比使用方法前后員工工作狀態(tài)，詳細記錄并進行數據分析，根據實踐結果革新原有方案，最終整理出最適合我國企業(yè)員工的指導性深度工作法。
1.3深度工作與膚淺工作定義
深度工作指在沒有任何干擾的環(huán)境之中，專注地從事本職工作，使自身潛力得到最大程度的挖掘，這種工作往往是不可替代、高質量、對人類發(fā)展有幫助的。膚淺工作(ShallowWork)指對個人工作專注度要求不高的事務，普遍情況下可在雜亂有多種干擾的環(huán)境下進行，這種工作多為可替代性強、缺少創(chuàng)造力、對人類發(fā)展幫助小的。
2影響我國企業(yè)員工進入深度工作狀態(tài)的原因
2.1管理者與員工普遍認為工作時間長就是對工作認真
根據小組成員調查分析得出，我國多數企業(yè)管理者與員工都對工作認真的衡量標準有著一定的誤區(qū)，認為加班、周末不休息等就可以提升企業(yè)效率，實際上延長工作時間能提升效率只是個人的一種感覺，同樣的工作量在八小時上班中完成與十二小時完成據調查分析其實質量相同，并且由于員工內心認為加班時仍然有大量時間可以完成工作，還會助長員工在八小時工作時的懶惰情緒，不能積極快速地完成任務，進入下一輪任務當中。在《深度工作》一書當中有這樣一則案例:硅谷一家公司將工作時間調整為每周四日，遭到了其他公司的反對，認為原本工作時間較長的互聯網公司一旦縮減工作時間將勢必導致收益下降。而提出四日工作制度的這家公司回應，雖然為員工縮減了工作時間，但是其原本的工作量并沒有發(fā)生改變，員工因為擁有了極強的時間觀念并希望得到假期而努力工作，不僅僅使員工的休息時間更多，有了更好的精力投入新一輪工作，還使公司的工作氛圍得到了改觀。
2.2網絡信息的影響
現如今手機、電腦等電子產品日益普及，人們越來越依賴網絡，實際上長時間使用電子產品會導致人類大腦出現心智殘疾現象，即平日里大量的時間隨時關注手機信息，導致在希望專注時無法得到專注。根據小組成員調查，在我國的企業(yè)之中經常會出現員工在工作時間不停翻看手機的情況，雖然在合作企業(yè)實踐時有員工和管理者反饋，不停翻看手機是為了及時回復顧客信息，但是據觀察員工每翻看33次手機時，真正對工作有幫助的信息只有1次，而另外翻看32次時多是查看朋友圈點贊以及查看公眾號文章等。在網絡當中有這樣的一則潛規(guī)則，為他人點贊數量越多時自身發(fā)朋友圈時也能得到更多地回應，形成了一種對虛假存在感的需求。而現如今的公眾號文章與朋友圈內容質量與報紙、雜志等根本無法相對比，因為一本雜志的出版，即使是最簡單的故事性雜志也會經過多次編輯與審核，而公眾號文章與朋友圈內容往往只是隨筆，個人心情的當時所想，缺乏可推敲性，員工在翻看這樣的內容時也不會學習到任何對自身有幫助的技能，還會因為不停翻看信息的習慣導致自身專注度嚴重下降，形成前文所述的延長工作時間現象。員工為每33次翻看手機時才有的1次有效信息而耽誤大量的時間，實際上是十分無益的，是為自身所尋求的遮掩理由，提升工作效率應當拒絕無效信息。
2.3對關鍵任務與非重要性事務界定不清晰
多任務時間重疊，每件事情的項目負責人都認為是緊急的，各事情的緊急性和重要性分辨不清楚，導致時間及人力投入回報率低，即沒有將力氣用在刀刃上。重要不緊急任務投入的時間比緊急不重要的時間多，人員工作狀況出現長期被動“救火”的情況，同樣，在解決20%問題時，沒有帶來80%的收益。
3提升我國企業(yè)員工深度工作能力的方法
3.1嚴格實行八小時工作制度
根據對比實驗表明，任務的產出質量與工作時間長短無關，所以企業(yè)內應當避免員工加班熬夜現象的出現，才能高效利用八小時工作時間。企業(yè)可采取制定規(guī)章制度的方式要求員工在下班時間必須交付當天任務。在心理學當中，人們之所以會出現拖延現象實際上就是任務的完成時間過長或未規(guī)定完成時間，給予一定的壓力，會使其工作積極性更高。當然采取此類方法也是為了能夠使員工在工作時間進入深度工作狀態(tài)，更加積極的完成任務，在有時間限制的情況下員工能夠主動尋求解決任務當中存在問題的解決方法，對培養(yǎng)員工自身思維方式是有益的。當然企業(yè)自身也需要制定科學嚴謹的任務分配制度，期盼員工在一日八小時工作之中強制完成兩日或多日任務是不現實的，企業(yè)的發(fā)展是需要循序漸進的，給予員工過高的壓力，期盼能夠在短時間內業(yè)務量與地區(qū)影響力激增是不可能也不現實的。員工的成長離不開企業(yè)對其的培養(yǎng)，管理者不能只將提升員工能力當作員工自身的事情，這是不負責的行為。只有雙方共同努力，才能達到預期的目標，這是員工深度工作的重要因素。
3.2只關注重要信息提示
不斷翻看手機信息會導致自身大腦思維方式出現改變，小組成員在合作企業(yè)調查時發(fā)現，多數員工會認為自身在需要專注的時候可以很快地進入狀態(tài)。但是根據美國科學家所做實驗表明，在日常多數時間都無法保持專注的員工，在需要進入專注狀態(tài)時也很難保持專注，心中會依然思考多余的信息，但是企業(yè)之中保持與顧客的聯系也是極為重要的，倘若嚴格禁用手機、電腦等工具，或在工作場所設置屏蔽裝置，實際上都是不現實也不可靠的，所以需要提倡員工為顧客信息設置專用提示鈴聲，這樣可使員工在工作時能夠在翻開手機前清楚地判斷是否為重要信息。經實踐得出這種方法對降低員工翻看手機的無效時間有著顯著效果，一方面可以提升員工工作時的專注度，使任務不再延長至休息時間;另一方面能夠使大腦更加適合于專注思考，最大限度地避免心智殘疾現象，使員工在任何時候都能夠快速進入工作狀態(tài)，這對員工自身的能力提升和職業(yè)發(fā)展都是有好處的，畢竟思維與處事方式才是一個人能否成功的根本要素，專業(yè)水平的作用往往沒有這兩點對個人發(fā)展的幫助大。此外，還可以鼓勵員工刪除一些手機當中的應用軟件，雖然在為顧客設置專用鈴聲之后，降低了翻看手機的次數，但是仍然會有員工禁不住手機各種各樣的誘惑，刪除掉一些應用軟件降低手機的多功能性，才能使其對員工的吸引能力降低。在所收集的文獻當中對于短視頻類軟件是特別鼓勵員工刪除的，因為此類短視頻軟件每條視頻或多或少會存在博人眼球的目的，經常會出現原本只希望十分鐘短視頻卻出現觀看數個小時的情況。消除干擾員工的各種信息，才能真正地帶領員工進入深度工作狀態(tài)，不斷優(yōu)化自身水平，提高公司整體業(yè)務能力。
3.3時間象限管理能力的建立
在有限資源情況下(人力資源，時間資源)，通過對重要、緊急事情進行排序，員工調整四個象限的時間分配，以此提高整體工作效率?？梢酝ㄟ^下面方式提升員工時間管理能力:(1)理論知識培訓:全員學習時間“四象限”管理方法理論知識共3小時。導讀《高效能人士的七個習慣》并安排學習分享會。(2)情景式培訓:設計在線情景式時間“四象限”管理模型程式，對核心員工進行模擬訓練共30天時間完成明確與不明確目標、關鍵活動識別、什么是重要性任務及重要性任務順序、什么是緊急性任務及如何排序、事情該親力親為還是委托他人等在線情景訓練，讓員工確定需要完成的事項，以及完成任務的先后順序，從而以最有效的方式實現主要業(yè)務目標。對于緊急但不重要的事情，委派或優(yōu)化/縮小規(guī)模，盡量減少投入，找出最簡單省時的方法，確保了解所需結果即可。不緊急不重要的事情，原則以拒絕、規(guī)避的方式處理，但實際工作中，直接拒絕會影響合作，建議在拒絕時清楚地陳述自身的理由。
作者:王睿思 賈鈺卿 桑泓 呂曉萌 吳一帆 單位:山東財經大學 公共管理學院西北大學外國語學院