縣級工傷保險業(yè)務(wù)檔案歸檔探析
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一、材料歸檔范圍和保管期限的調(diào)整
1.待遇類材料。
一起工傷工亡事故，從發(fā)生到申報，工傷認(rèn)定，醫(yī)療待遇核定，一次或多次住院、轉(zhuǎn)院治療，傷殘鑒定，傷殘工亡待遇核定，待遇領(lǐng)取全過程，往往跨越幾個年度，而且材料的種類繁多。在歸檔時，如果強調(diào)以材料形成年度，或材料的種類來歸檔勢必造成一起工傷工亡事故的整體材料被人為分割到了各個年度或各個種類的情況，不便于材料管理、歸檔和查找利用。筆者認(rèn)為：參照人民法院、公安刑偵治安、審計等案件材料歸檔管理經(jīng)驗，擬采取以每一起工傷材料作為“一件”的管理辦法，將每一起工傷認(rèn)定事件全過程、全方面產(chǎn)生的各種材料分類，按固定順序進(jìn)行排列，編制頁碼，打印件內(nèi)材料清單（樣式見表一），制作封皮，按件裝訂。工傷保險待遇類材料的歸檔年度擬以《決定書》的發(fā)文年度為準(zhǔn)，每一年中則以《決定書》的文號為件的排列順序，每個檔案盒中可存放多件，盒號每年獨立編制。下一年度在歸檔時，對以往年度《決定書》所產(chǎn)生的新增材料，原則上不再附加到原有的歸檔材料之中去，而是以《決定書》復(fù)印件為依據(jù)，新增材料附后，裝訂成件入盒，件號和盒號依《決定書》所在年度順延。工傷待遇類材料大部分的保管期限為50年，但工傷備案材料、工傷保險待遇核定材料、工傷預(yù)防費用核定材料這三種保管期限為10年，為保證同一事件材料的完整性，建議統(tǒng)一升級為保管期限50年。
2.財務(wù)統(tǒng)計類材料。
在《規(guī)定》中，征繳類有工傷保險費收款憑證、賬簿、報表；待遇類中有工傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表、統(tǒng)計報表；統(tǒng)計報表類中有統(tǒng)計報表、分析報告、月度/季度報表。對縣級工傷保險管理來講，分類方法相對復(fù)雜，保管期限眾多，給材料管理造成較大不便。由于縣級工傷管理部門人員較少，在現(xiàn)行的縣級財政結(jié)算方式下，工傷保險費的收支是合二為一的，歸檔時也不可能分開。建議將征繳類、待遇類中的財務(wù)資料劃歸到統(tǒng)計報表類中歸檔，類別設(shè)置為財務(wù)統(tǒng)計類。
二、工傷保險業(yè)務(wù)檔案歸檔中的規(guī)范化
1.原始資料的標(biāo)準(zhǔn)化。
一是頁面的標(biāo)準(zhǔn)化。需要歸檔的各項原始材料，要嚴(yán)格以A4頁面為標(biāo)準(zhǔn)，在各種材料的設(shè)計印刷過程中，應(yīng)盡量避免不規(guī)范頁面的產(chǎn)生，便于裝訂、編寫頁碼、保管和查閱。二是避免復(fù)寫件存檔。一式幾聯(lián)的復(fù)寫材料應(yīng)將第一頁設(shè)計成歸檔頁，而不應(yīng)該將其他頁次作為歸檔頁，避免因時間較長，字跡模糊褪化，失去保存價值。在參保類材料中，頁面不規(guī)范的是參保人員身份證復(fù)印件和照片。一個縣工傷參保人員約在1-2萬人，如果均需要在歸檔時進(jìn)行身份證復(fù)印件和照片的整理，工作量是非常大的。經(jīng)辦機構(gòu)可以統(tǒng)一設(shè)計參保人員身份證、照片粘貼表，要求參保單位在上交參保材料時，規(guī)范粘貼到位。在待遇類材料中，頁面不規(guī)范的原始材料主要為身份證復(fù)印件、住院診斷證明、住院發(fā)票、入院證、出院證、住院費用清單、工傷待遇結(jié)算單等材料。在待遇領(lǐng)取前，可以要求當(dāng)事人將這些不規(guī)范材料分類粘貼到A4紙上。復(fù)寫件歸檔不規(guī)范的主要是工傷認(rèn)定審批表、事故快報表、事故調(diào)查表、詢問筆錄等，因此類材料第一聯(lián)由市級經(jīng)辦機構(gòu)存檔，縣級經(jīng)辦機構(gòu)可將第二聯(lián)作為存檔聯(lián)，對于復(fù)寫效果不好的，在存檔時應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，一同存檔。
2.檢索工具的實用化。
業(yè)務(wù)檔案的歸檔目錄，應(yīng)以便于電腦檢索為首要目標(biāo)。因此，歸檔目錄沒有必要按照文書檔案目錄的格式，而是將業(yè)務(wù)檔案的關(guān)鍵查找要素體現(xiàn)出來，便于電腦檢索和手工檢索，提高查閱速度。對于參保類檔案，關(guān)鍵要素是參保單位代碼、單位名稱。對于待遇類檔案，關(guān)鍵要素是工傷人姓名、工傷人所在單位、認(rèn)定工傷決定書文號、認(rèn)定工傷時間等。歸檔文件的電子版可以復(fù)制到各職能股室，方便電腦檢索。