教學(xué)秘書在高校管理中的作用

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摘要：

隨著國民經(jīng)濟(jì)提高，教育是重中之重，對于高校更是如此，質(zhì)量教學(xué)構(gòu)成除了優(yōu)秀教師之外，還需要優(yōu)秀的教學(xué)管理人才。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的重要組成部分，在高校日常教學(xué)管理中起了一個(gè)重要教學(xué)角色。個(gè)人結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)探討教學(xué)秘書應(yīng)具備的各方面素質(zhì)，以期對促進(jìn)高校教學(xué)管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；教學(xué)秘書；教學(xué)工作

我國高等教育的發(fā)展，除了教學(xué)師資力量強(qiáng)大的隊(duì)伍外，還要有優(yōu)秀的管理人才。教學(xué)管理隊(duì)伍的管理水平直接關(guān)系到高校教育教學(xué)改革與發(fā)展的成敗。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，忙碌穿梭于教務(wù)工作與教學(xué)工作之間，教務(wù)處一般下達(dá)指令給教學(xué)秘書，讓他們通知教學(xué)工作的變動(dòng)，同時(shí)，教學(xué)秘書又要完成本校的教學(xué)管理和組織工作。因此，有必要對教學(xué)秘書工作的作用進(jìn)行研究，使之更好地為教學(xué)管理服務(wù)。

一、教學(xué)秘書的角色定位

教學(xué)秘書的角色通常定位為教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手、教學(xué)基層管理者、面向師生工作服務(wù)者、綜合管理協(xié)調(diào)者。

二、教學(xué)秘書工作性質(zhì)、地位和作用

1．橋梁和紐帶

在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書傳達(dá)教務(wù)處有關(guān)教學(xué)工作安排的通知給教師，將教學(xué)工作人員反映的有關(guān)課堂教學(xué)建議的情況反饋給教師。與此同時(shí)，將學(xué)生對于學(xué)校教學(xué)管理工作以及教務(wù)工作的意見和建議整理歸納提交給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

2．保障教學(xué)工作秩序

高校中的教學(xué)管理工作比較復(fù)雜，秩序繁瑣又很重要，教學(xué)秘書為了工作順利開展，在其中起到一個(gè)平衡作用，各項(xiàng)工作需要教學(xué)秘書參與，人才方案培養(yǎng)、課程教學(xué)大綱等。在師生之間起到一個(gè)平衡作用，讓老師更好教學(xué)、學(xué)生更加方便學(xué)習(xí)及時(shí)跟上學(xué)校學(xué)習(xí)安排指標(biāo)。

3．促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提高

《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》中指出，高等教育要鞏固本科教學(xué)的基礎(chǔ)地位，教學(xué)秘書要時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注教學(xué)動(dòng)態(tài)、教師日常課程進(jìn)度，起到一個(gè)督促作用，在這個(gè)過程中，教學(xué)秘書要經(jīng)常深入課堂，檢查了解教師授課情況。同時(shí)，要充分發(fā)揮教學(xué)信息員的作用，定期總結(jié)學(xué)生對教師上課的意見和建議。

4．教學(xué)檔案整理和教學(xué)信息管理

對深化教學(xué)改革和日常管理校務(wù)借鑒有著重要作用，繼承改革一樣不能少，需要教學(xué)秘書專門管理。教學(xué)檔案能夠全面反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全貌和教學(xué)管理水平，也是進(jìn)行教學(xué)發(fā)展、教學(xué)反思、教學(xué)交流和改革的重要依據(jù)?，F(xiàn)代隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和廣泛運(yùn)用，教師現(xiàn)在也多用于PPT教學(xué)，電子教案以及教學(xué)改革中參與式教學(xué)的示范課視頻等資料，教學(xué)秘書都應(yīng)積極采納收集并妥善管理。

三、教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

1．業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)能力

業(yè)務(wù)知識(shí)是身為教學(xué)秘書必須要學(xué)習(xí)和掌握的，擁有積極的工作態(tài)度，教學(xué)秘書職責(zé)就在于獲取學(xué)校最新動(dòng)態(tài)消息，政策方向，方便跟上工作更新，每學(xué)期開展新工作，了解基本學(xué)生資料，掌握學(xué)校新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)其他教師先進(jìn)的管理知識(shí)，使得本職工作得心應(yīng)手。及時(shí)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、技能，隨時(shí)充電跟上新時(shí)代教育理念。

2．溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書主要平時(shí)在教務(wù)處，教學(xué)辦公室以及學(xué)生打交道，需要具備一定溝通能力，溝通能力直接是教學(xué)秘書工作的前提條件，決定了其教學(xué)工作能否順利的展開，才能將校領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)處所布置的任務(wù)順利完成。并且協(xié)調(diào)好本校教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜。

3．教學(xué)管理能力

教育部有關(guān)文件指出，高等教育首先要鞏固基礎(chǔ)的本科教學(xué)。高校日常工作以教學(xué)為重點(diǎn)，教學(xué)管理在整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)中占據(jù)非常重要的地位。二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)工作的管理和實(shí)施，其中有很多都是由教學(xué)秘書來完成，所以說質(zhì)量的優(yōu)良劣差是教學(xué)秘書管理能力決定的。首先要按教學(xué)計(jì)劃組織實(shí)施，穩(wěn)定和維護(hù)教學(xué)的日常管理，其次要在基礎(chǔ)上，提高教學(xué)質(zhì)量，展現(xiàn)教學(xué)特色。這些工作，都要求教學(xué)秘書有一定的統(tǒng)籌能力，做到事前有計(jì)劃、計(jì)劃有余地、管理有方法、方法有實(shí)效。

4．服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)

教學(xué)秘書不僅是基層管理者，同時(shí)也要為教務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生去服務(wù)。所以要樹立正確服務(wù)意識(shí)，以師生為中心，這是教學(xué)秘書的中心任務(wù)和本職工作。在服務(wù)的過程中，教學(xué)秘書要提高自身的道德修養(yǎng)，為師生提供力所能及的幫助，要淡泊名利、懂得奉獻(xiàn)，真誠熱心。

四、提高隊(duì)伍素質(zhì)，加強(qiáng)服務(wù)與管理水平

1．教學(xué)必須掌握的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想發(fā)揮教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用，就必須提高其自身的素質(zhì)，促使管理與服務(wù)水平得到提高。對于教師教學(xué)來說，必須保障科學(xué)高效、規(guī)范有序。在信息技術(shù)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，教學(xué)秘書要適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)管理的要求，高等院校的各個(gè)方面都在發(fā)生不同程度的變革，應(yīng)在思想、政治、心理、業(yè)務(wù)等方面具備一定的能力，與時(shí)俱進(jìn)。

2.知識(shí)理論水平要加強(qiáng)

身為教學(xué)秘書不僅要對高等學(xué)校教育管理的基本常識(shí)、各專業(yè)課程主要內(nèi)容以及課程設(shè)置的相關(guān)原則進(jìn)行了解與掌握，還必須擁有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，對秘書學(xué)、心理學(xué)以及公共關(guān)系學(xué)等等進(jìn)行掌握。教學(xué)秘書只有不斷提高自身的知識(shí)水平，不斷更新自己的視野，才能有效提高自身的服務(wù)水平，這樣教學(xué)管理工作才能平穩(wěn)、有序的進(jìn)行。

3.提高協(xié)作意識(shí)

教學(xué)秘書這一工作，與學(xué)生、教師、校領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)處人員打交道是無法避免的，當(dāng)然也是其必須的職責(zé)。要想將高校的管理工作做好，發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，僅僅憑借自身的努力是達(dá)不到的。這就是要求，教學(xué)秘書要不斷提高協(xié)作意識(shí)，也就是要建立與他人協(xié)作的關(guān)系。在處理催辦體積交辦事情的過程中，必須要全方位、多角度的考慮問題，保障工作能夠達(dá)到疏通異議、恰到好處的效果。

4.提高溝通能力

做好教學(xué)秘書工作的關(guān)鍵就是，上文中提到的協(xié)作能力，也必須要建立在溝通的基礎(chǔ)之上。溝通除了教學(xué)秘書自身素質(zhì)之外，還必須建立以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的教學(xué)管理系統(tǒng)。當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校的管理工作也必須要與時(shí)俱進(jìn)，教學(xué)秘書工作自然也不例外。在工作過程中，秘書必然接收領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)部門的有關(guān)教學(xué)方面的信息，此時(shí)溝通方面必須將現(xiàn)代。的新手段、新技術(shù)、新方法以及新思想充分的利用起來，并且作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，必須要擁有勇于探索、引用西方國家發(fā)達(dá)的先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但是同時(shí)要與學(xué)校的實(shí)際情況相符合，不可為了引進(jìn)而引進(jìn)，那樣起不到任何效果。

5.實(shí)施現(xiàn)代化管理技能

當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在這一背景下，紙筆管理模式早已經(jīng)退出歷史舞臺(tái)。現(xiàn)如今，為了創(chuàng)建信息化、現(xiàn)代化的操作平臺(tái)，必須要建立校園網(wǎng)絡(luò)。這對教學(xué)秘書與校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及教務(wù)的溝通、協(xié)作將非常有利。

五、建設(shè)高水平教學(xué)秘書隊(duì)伍的途徑和方法

在建設(shè)高水平教學(xué)秘書隊(duì)伍工作方面應(yīng)該從兩個(gè)方面入手：確保教師素質(zhì)、以及隊(duì)伍的穩(wěn)定性，這需要領(lǐng)導(dǎo)的重視以及在教師選拔過程中多做文章；定期的開展研討交流會(huì)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這對教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平的不斷完善與提高有重要幫助。上述兩個(gè)方案的途徑與方式，是從學(xué)校的角度和個(gè)人的角度出發(fā)的，要確保教學(xué)秘書隊(duì)伍素質(zhì)的提高，必須將二者結(jié)合起來，兩手抓兩手都要硬。高校管理中最為核心的一項(xiàng)就是教學(xué)管理，加強(qiáng)教學(xué)管理重視，保持高效教學(xué)秩序，發(fā)揮教學(xué)秘書最大的教學(xué)功能，在現(xiàn)階段，高校教學(xué)秘書的崗位存在很多問題，比如所做的工作不被重視、管理體制不完善不成熟、工作職責(zé)不明確、整體素質(zhì)偏有待提高等問題，所以，日常教學(xué)秘書工作應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾暎⑶姨岣吒咝９芾硭?，學(xué)校結(jié)合實(shí)際搞好這支管理隊(duì)伍，在管理建設(shè)這塊多投入心思整頓，讓教學(xué)秘書工作發(fā)揮最大的作用，也是為了提高教學(xué)質(zhì)量。

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作者：吳霞 單位：武漢大學(xué)電子信息學(xué)院