信息化建設(shè)在基層檔案管理中的應(yīng)用

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摘要：在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，社會(huì)科技水平也不斷提升，尤其是計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛發(fā)展，已經(jīng)深刻地影響到社會(huì)發(fā)展的方方面面，在這種社會(huì)背景下，在基層檔案管理中開展信息化建設(shè)具有一定的必然性。本文從基層檔案管理中開展信息化建設(shè)的必要性與重要性出發(fā)，分析基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，探究如何有效開展信息化建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；基層；檔案管理；建議

隨著各種現(xiàn)代信息化技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)與生活中的廣泛應(yīng)用，人們的生活與工作涉及大量的信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)處理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，檔案就是這樣產(chǎn)生的。在這種形勢(shì)下，針對(duì)檔案管理工作開展信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)展的舉措，但是從當(dāng)前我國(guó)基層單位開展的檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，信息化建設(shè)并不理想，還存在很多制約檔案管理信息化建設(shè)的因素，需要有針對(duì)性地去解決這些問題，才能讓基層檔案管理信息化建設(shè)得到切實(shí)開展，取得更好的建設(shè)效果。

1基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性分析

1.1基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

一直以來(lái)，我國(guó)基層檔案管理工作中無(wú)論是基本的設(shè)備設(shè)施還是相關(guān)的檔案管理設(shè)施都處于比較簡(jiǎn)陋的狀態(tài)，大多還屬于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，在管理過程中稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)損壞檔案的問題。眾所周知，紙質(zhì)檔案對(duì)外部管理環(huán)境的要求很高，無(wú)論是濕度還是在溫度上出問題，都會(huì)破壞紙質(zhì)檔案，并且還需要大量的空間對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)也存在一定的難度。而信息化建設(shè)下的檔案管理工作借助信息化技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以數(shù)字信息的形式進(jìn)行保存，只需要很小的空間就能完成海量檔案信息的存儲(chǔ)，在后來(lái)進(jìn)行資料查閱使用時(shí)也更加便捷［1］。

1.2基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理是基層單位日常管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)基層來(lái)說，檔案是對(duì)單位工作過程的記錄，做好檔案管理工作，不僅能夠有效提升基層工作的效率與質(zhì)量，還能夠?yàn)楹罄m(xù)基層工作的開展提供有效的指導(dǎo)。但是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作往往需要耗費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力，在實(shí)際檔案利用過程中也存在很多的不便之處，無(wú)論是檔案管理還是檔案利用，效率都處于比較低的狀態(tài)。隨著各種信息技術(shù)在檔案管理工作中的推廣與應(yīng)用，檔案管理工作信息化建設(shè)開始提上日程，越來(lái)越多的被提及。從本質(zhì)上看，檔案管理信息化實(shí)質(zhì)上就是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理成電子檔案后，對(duì)電子檔案開展的檔案服務(wù)形式。在對(duì)檔案信息化處理過程中，對(duì)已有的檔案資源完成信息再分類與再整理工作，對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，大大提高了后續(xù)檔案的利用效率，與此同時(shí)，信息化處理后的檔案信息無(wú)論是在存儲(chǔ)的成本還是安全性上都得到了有效提升，是快速提升基層檔案管理水平、開展規(guī)范化檔案管理，提高檔案利用效率的重要渠道。

2基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

在信息化不斷發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在追求信息化水平，在基層檔案管理工作中，信息化建設(shè)是未來(lái)工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，需要給予高度的重視。但是在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，很多基層單位從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重要性，重資料收集、輕資料利用的現(xiàn)象普遍存在，將檔案管理工作的地位放到其他工作之后的情形經(jīng)常出現(xiàn)［2］。

2.2基層檔案管理信息化建設(shè)水平較低

無(wú)論是檔案管理中采用的管理模式與方法還是從事檔案管理工作的人員素質(zhì)，都會(huì)影響到基層檔案管理信息化建設(shè)水平。在基層單位中真正能夠投入到檔案管理信息化建設(shè)中的資源是非常有限的，當(dāng)前基層檔案管理中采用的設(shè)備大都存在老化、簡(jiǎn)陋等問題，能否滿足基本的檔案管理要求都存在問題，更不要說檔案管理信息化建設(shè)。部分基層單位采用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，部分已經(jīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的單位也沒有對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的管理，無(wú)法有效利用檔案資源，離信息化建設(shè)還存在很遠(yuǎn)的距離。同時(shí)，從事基層檔案管理工作的人員大都不是專業(yè)的人員，也很少接受相關(guān)的崗位培訓(xùn)，不能滿足檔案信息化建設(shè)在思想意識(shí)與職業(yè)技能上的要求。

2.3基層單位檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足

在我國(guó)普遍存在基層單位檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足的問題，這種投入不足不僅僅表現(xiàn)在基本的硬件設(shè)備投入上，在對(duì)管理人才以及管理軟件方面的投入也存在很大的缺口，這直接制約了基層檔案管理信息化建設(shè)的有效開展。在基層單位中，整體的工作經(jīng)費(fèi)都比較緊張，能夠投入到檔案管理中的經(jīng)費(fèi)更是在總經(jīng)費(fèi)中只占據(jù)了很小的比例，加上在經(jīng)費(fèi)的實(shí)際運(yùn)用中還常常出現(xiàn)被挪用或者被占用的現(xiàn)象，能夠真正用到檔案管理信息化建設(shè)上的經(jīng)費(fèi)只能說少得可憐。有部分基層單位并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在單位機(jī)構(gòu)設(shè)置中沒有針對(duì)檔案管理設(shè)置專門的管理部門以及人員編制，更不要說針對(duì)檔案管理制訂經(jīng)費(fèi)預(yù)算了，僅僅只安排個(gè)別人員在完成本職工作后收集檔案材料，并沒有系統(tǒng)地開展檔案資料的收集整理工作，開展檔案管理信息化建設(shè)更是緣木求魚［3］。

3基層檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)和提升對(duì)策

3.1提高基層檔案管理信息化意識(shí)

很多基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等多種因素的影響，在具體工作開展中依然依賴于人力，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還不夠充分，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳教育工作，從意識(shí)上對(duì)基層檔案管理工作進(jìn)行改變，讓廣大基層檔案管理工作人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性；將信息化建設(shè)意識(shí)融入到日常管理工作中去，針對(duì)已有的檔案管理制度建立信息化檔案管理制度，切實(shí)指導(dǎo)日常管理工作的開展。

3.2增加信息化建設(shè)檔案的資金投入

檔案管理工作本來(lái)就需要一定的資金投入，針對(duì)基層檔案管理開展信息化建設(shè)更需要在資金上增加投入。資金的投入主要分為兩個(gè)方向，其一是做好檔案管理信息化技術(shù)的投入，信息化建設(shè)對(duì)設(shè)備要求很高，需要基層單位根據(jù)信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等多種設(shè)備，對(duì)已經(jīng)老舊的設(shè)備要及時(shí)換新，同時(shí)為了確保檔案管理信息化建設(shè)的有序開展，有條件的單位可以積極引進(jìn)檔案管理相關(guān)的軟件，推動(dòng)檔案管理智能化發(fā)展，讓基層單位檔案得到更充分的利用；其二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，現(xiàn)代化的復(fù)合型檔案管理人才不僅要具備專業(yè)的檔案管理水平，而且要求對(duì)計(jì)算機(jī)有較高的信息化素養(yǎng)，才能夠有效推動(dòng)基層檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展。

3.3加強(qiáng)基層檔案管理流程的搭建與完善

之所以要開展基層檔案管理工作，一個(gè)重要目的就是為基層后續(xù)工作的開展提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)，但是在實(shí)際檔案管理過程中卻存在著有檔案卻很難使用甚至沒有檔案使用的囧境。針對(duì)這種情況，基層檔案管理工作需要對(duì)已有的檔案管理流程不斷進(jìn)行完善，加強(qiáng)不同部門內(nèi)部之間的橫向溝通，打好配合戰(zhàn)，用更加積極的態(tài)度去處理檔案相關(guān)工作，明確各自的檔案記錄與整理的分工，避免因?yàn)榉止せ靵y引起工作重復(fù)，降低工作效率。理清檔案管理流程，搭建一個(gè)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行優(yōu)化，這對(duì)推動(dòng)基層檔案管理信息化建設(shè)有著非常重要的作用［4］。

3.4提升基層檔案管理信息化建設(shè)人員的素質(zhì)和能力

思想意識(shí)決定行為水平，要在基層檔案管理中開展信息化建設(shè)，需要檔案管理工作人員具備信息化建設(shè)意識(shí)，改變舊有的檔案管理理念，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中總結(jié)有用的管理經(jīng)驗(yàn)，積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理，對(duì)已經(jīng)不適應(yīng)信息化管理的傳統(tǒng)模式要及時(shí)舍棄。與此同時(shí)，要積極開展檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)工作，想方設(shè)法提高基層檔案管理人員的管理素質(zhì)與能力，充分發(fā)揮管理人員對(duì)信息化建設(shè)的推動(dòng)作用，對(duì)已有的檔案管理人員隊(duì)伍從年齡、學(xué)歷、專業(yè)等方面進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，為基層單位配備具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)并且專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，采用師傅帶徒弟的形式，充分發(fā)揮傳幫帶的作用，打破傳統(tǒng)的基層檔案管理模式。做好在職人員的職業(yè)培訓(xùn)工作，不僅要針對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)開展培訓(xùn)，還要加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)等信息化管理設(shè)備的靈活運(yùn)用，為基層檔案管理信息化建設(shè)做好人才信息素質(zhì)準(zhǔn)備工作?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但是在實(shí)際管理過程中，受到管理人員綜合素質(zhì)、檔案管理信息化技術(shù)等各種因素的影響，在基層檔案管理過程中，信息化建設(shè)發(fā)展速度慢，還存在一定的問題，需要相關(guān)管理人員具體問題具體分析，有針對(duì)性地提出解決問題的措施，切實(shí)提高基層檔案管理信息化的水平。

參考文獻(xiàn)：

［1］陳小莉.探析新形勢(shì)下疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）.

［2］李紅梅.當(dāng)前基層疾控中心檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］.黑龍江史志，2014（15）.

［3］趙麗.新形勢(shì)下疾控中心檔案管理信息化建設(shè)研究［J］.企業(yè)改革與管理，2015（08）.

作者：尤曉華 單位：山東省高密市衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)察大隊(duì)