人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題

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摘要：人事檔案管理是實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化整合的重要途徑，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作可對(duì)單位甚至整個(gè)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起推動(dòng)作用。人才流動(dòng)的頻繁為人事檔案管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，本文從人才流動(dòng)帶來(lái)的新問(wèn)題入手，探究新形勢(shì)下如何制定新的人事檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；人事檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策

一、人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題

（一）重建檔案數(shù)量直線上升

一般情況下，“檔隨人走”是人事檔案管理中應(yīng)遵循的制度之一，過(guò)去經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，人事檔案是極為重要的關(guān)鍵文件，是人才經(jīng)歷的縮影，人才流動(dòng)必須保證檔案跟隨。但是新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人才資源特別是稀缺人才成為各大企業(yè)爭(zhēng)相爭(zhēng)搶的對(duì)象，許多企業(yè)為保證自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而加大人才招收力度[2]。更有部分企業(yè)為應(yīng)對(duì)人才單位不放人、無(wú)法進(jìn)行人事檔案調(diào)動(dòng)的情況而開(kāi)啟“綠色通道”。所謂“綠色通道”，就是指人才不攜帶人事檔案而進(jìn)行流動(dòng)的情況，個(gè)人只要提供了部分材料就可以在流入單位進(jìn)行檔案重建。就流入企業(yè)來(lái)說(shuō)，未接受人才之前檔案而為人才進(jìn)行重新建檔是一種解決人事管理檔案需求的具體措施。但是這種現(xiàn)象對(duì)于檔案管理的影響是負(fù)面的，形成了人才流動(dòng)的不規(guī)范現(xiàn)狀，重建檔案數(shù)量直線上升。人才流動(dòng)環(huán)境下的“綠色通道”一方面弱化了人事檔案的現(xiàn)實(shí)功效，另一方面也會(huì)為人事管理埋下隱患。

（二）人檔分離現(xiàn)象普遍

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深入發(fā)展促使了各種形式企事業(yè)單位的出現(xiàn)和發(fā)展，用人單位也依據(jù)市場(chǎng)狀況進(jìn)行了招聘形式的改革變化，改變了原本單一的市場(chǎng)招聘機(jī)制。與此同時(shí)，中國(guó)人才受到西方擇業(yè)觀就業(yè)觀的影響觀念也發(fā)生了較大變化，企業(yè)招聘人才時(shí)不再受到傳統(tǒng)招聘形式的束縛，用人形式的增多讓人才招聘不拘一格[3]。只有人才有能力、有潛力，在招聘中即可以通過(guò)簡(jiǎn)單身份證明提交而正式入職，人事檔案被排除在所需資料之外，甚至有部分小微型企業(yè)不存在檔案管理部門(mén)，這就造成人才流動(dòng)時(shí)大范圍的人檔分離現(xiàn)象[4]。跳過(guò)人事檔案提交和接收而直接入職看似更加靈活，也確實(shí)為優(yōu)化社會(huì)資源配置起到一定正面作用，但是人檔分離造成的檔案在而人不知所蹤的尷尬情況為人事檔案有效管理帶來(lái)了強(qiáng)大阻礙。

（三）檔案管理混亂

人才流動(dòng)帶動(dòng)檔案流轉(zhuǎn)，若檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)工作偏差就會(huì)為之后的工作埋下隱患。檔案隨著人員的流動(dòng)在各企業(yè)單位間流轉(zhuǎn)，但是部分企業(yè)缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，管理檔案的較多是相關(guān)管理知識(shí)和管理理念缺乏的其他部門(mén)人員，且各單位間溝通機(jī)制空缺，檔案?jìng)鬟f也沒(méi)有有效途徑，這就造成了檔案流轉(zhuǎn)時(shí)極易出現(xiàn)缺少或者丟失的情況[5]。檔案具有原始性特點(diǎn)，內(nèi)部包含的經(jīng)歷說(shuō)明、身份證明等極為重要的材料，很難補(bǔ)辦甚至無(wú)法補(bǔ)辦，部分得以補(bǔ)辦的材料也喪失了檔案原有的效果。檔案丟失意味著某段經(jīng)歷的空白，這對(duì)于人員來(lái)說(shuō)有很大的消極影響。

二、檔案管理問(wèn)題對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人員流動(dòng)頻率極低，人與單位之間有著超穩(wěn)定性關(guān)系，即人的一生發(fā)展都被固定于某一個(gè)單位之中，這就促成了傳統(tǒng)人事檔案管理理念的形成：人事檔案管理工作僅為本單位人員調(diào)動(dòng)工作服務(wù)[6]。新時(shí)期人員流動(dòng)情況的普遍性使得舊有理念的局限性不斷凸顯，已不適應(yīng)現(xiàn)如今社會(huì)需要，故此，檔案管理人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)新時(shí)期的新需求，不斷革新檔案管理理念。轉(zhuǎn)變管理理念不僅是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人才流動(dòng)的要求，也是人事檔案管理工作效用得以發(fā)揮的基本前提。人員流動(dòng)在全社會(huì)范圍內(nèi)已成為一種普遍現(xiàn)象，而人事檔案管理工作也應(yīng)立足于社會(huì)需要進(jìn)行改革，為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

（二）完善檔案管理制度

人事檔案是人員經(jīng)歷的縮影，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，人員與人事檔案是逐一對(duì)應(yīng)的，且不具備重新建檔資格，避免因重復(fù)建檔造成的資源浪費(fèi)。完善的檔案管理制度為正常檔案管理工作的開(kāi)展提供制度保障，相關(guān)管理人員一定要按照已制定的規(guī)范對(duì)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。人員流動(dòng)情況下的檔案管理也要遵照規(guī)定規(guī)范認(rèn)識(shí)檔案重建，防止因人才流動(dòng)不規(guī)范造成的檔案管理質(zhì)量下降[7]。就人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要重視自身能力的不斷提升，不僅要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，還需擁有較高政治素養(yǎng)和不斷提升專(zhuān)業(yè)能力的意識(shí)。此外，人員還應(yīng)充分了解人事檔案管理?xiàng)l例及要求，確保自身工作符合規(guī)范，從檔案收集、鑒別到相關(guān)整理以及歸檔都嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，不可私自進(jìn)行建檔、調(diào)檔。

（三）將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理

新世紀(jì)以來(lái)人口數(shù)量大幅增加，人口流動(dòng)日趨頻繁，舊有的人事檔案管理方式與高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)已呈現(xiàn)出不相適狀態(tài)，不能夠滿足人才大范圍流動(dòng)需要。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代電子信息已經(jīng)在各行業(yè)各領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，人事檔案管理也應(yīng)將其使用于管理之中，利用先進(jìn)的信息手段進(jìn)行檔案管理，解決因落后管理方法導(dǎo)致的效率低下問(wèn)題。現(xiàn)代儲(chǔ)存技術(shù)以及通訊技術(shù)的應(yīng)用可以完成由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣一方面有利于檔案更好保存，另一方面也為單位間的檔案轉(zhuǎn)移提供便捷途徑。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)間的交流溝通有積極意義，既可以促進(jìn)人檔分離問(wèn)題的有效解決，又可以提高檔案?jìng)鬟f效率，從而減少因檔案?jìng)鬟f不及時(shí)造成的重新建檔問(wèn)題。此外，檔案信息傳遞的便利性會(huì)使得人才流動(dòng)更加自由，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、優(yōu)化人才資源配置有重要作用。

（四）建立全國(guó)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理和對(duì)人事進(jìn)行信息管理的分離，具體來(lái)說(shuō)就是原有單位可以為豐富自身檔案而對(duì)流出人員的檔案進(jìn)行繼續(xù)保存，同時(shí)充分利用現(xiàn)代信息儲(chǔ)存和信息傳播技術(shù)建立起全國(guó)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于接受單位的信息授權(quán)開(kāi)放[8]。具體實(shí)施來(lái)說(shuō)，各區(qū)域內(nèi)的人才交流中心是最適宜進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的部門(mén)，由省級(jí)人才交流中心率先與用人單位達(dá)成合作，對(duì)單位內(nèi)流出人員的人事檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，對(duì)信息進(jìn)行匯集整理，建立起流動(dòng)人才相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人事檔案信息庫(kù)。后輻射全國(guó)，建立起全國(guó)范圍內(nèi)的人事檔案信息管理中心。在此過(guò)程中，人才交流中心的主要工作就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行維護(hù)、管理以及向接受單位授權(quán)進(jìn)行信息開(kāi)放。在此之前交流中心一定要制定出一套契合實(shí)際的科學(xué)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和利用規(guī)范，授權(quán)單位只需在平臺(tái)內(nèi)繳納一定費(fèi)用就可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查詢(xún)相關(guān)人員檔案。人才交流中心的工作還包括積極聯(lián)合各用人單位，實(shí)現(xiàn)較為全面的流出人員信息收集以保證信息系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案信息的相對(duì)完整，解決部分企業(yè)對(duì)人才信息了解不全的問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人才流動(dòng)的頻繁和廣泛使得傳統(tǒng)人事檔案管理工作受到?jīng)_擊，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的變化和人們就業(yè)理念的革新也對(duì)人事檔案管理提出了新要求。舊有管理理念和管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新經(jīng)濟(jì)形式下的新要求，對(duì)此各企事業(yè)單位和國(guó)家人事部門(mén)都在探索有效人事管理的新方法，研究人才流動(dòng)造成新挑戰(zhàn)的解決策略。具體來(lái)說(shuō)可以通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、完善檔案管理制度、將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理、建立全國(guó)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)等途徑保障人事檔案管理工作的正常進(jìn)行和革新，將人事檔案管理發(fā)展成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的積極力量。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]黃昆.人才流動(dòng)環(huán)境下高校人事檔案管理模式探析——以江蘇淮安高校為例[J].檔案與建設(shè),2019(4):56-58.

[3]江赟.人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(3):60-61.

[4]全柯樺.新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(4):167.

作者：盧鑌 單位：中國(guó)海峽人才市場(chǎng)