互聯(lián)網(wǎng)+事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新
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摘要：在新的時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)逐漸地走進了我們的生活，它給我們的生活帶來了前所未有的方便及快捷?，F(xiàn)階段，很多單位的檔案管理工作已進行了改革創(chuàng)新，事業(yè)單位也應緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展步伐，盡快地進行檔案管理工作的創(chuàng)新。本文就“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新進行了探討。
關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代；事業(yè)單位；檔案管理創(chuàng)新
引言
近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)逐漸地滲透到我們生活的每一個角落，并且取得了一定的成果。在此背景下，騰訊創(chuàng)始人馬化騰于2014年首先提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，他指出：“互聯(lián)網(wǎng)+”的生活方式將會是我們發(fā)展的主要方向。在2015年的兩會上，正式提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的計劃。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，我國的生產(chǎn)力水平得到很大提升，與此同時，我國的經(jīng)濟增長速度呈明顯的上升趨勢。因此，事業(yè)單位要抓緊“互聯(lián)網(wǎng)+”的機會，利用信息技術(shù)對檔案管理工作進行創(chuàng)新。
1檔案管理工作信息化的基本概況
檔案管理工作信息化就是將傳統(tǒng)的實體檔案管理變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理的過程。事業(yè)單位檔案管理信息化由國家檔案行政管理部門進行統(tǒng)一組織和歸納。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)合理地應用到檔案管理活動中，能夠很大程度上提高事業(yè)單位對于人員信息管理的效率，能夠提升檔案管理的安全性，能夠加快事業(yè)單位信息化的進程。
2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的作用
2.1資源共享
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新是非常有意義的，因為通過信息化的手段不但能夠提升工作人員的工作效率，也能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。首先，借助互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位對于檔案的隨時調(diào)配。其次，信息化的管理模式將辦公室內(nèi)各個部門進行連接，從而建立起來數(shù)字化的信息收集模式，擴大了檔案收集的范圍。最后，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”方式，將檔案管理從傳統(tǒng)的實體紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)化成為信息化管理。
2.2提高工作效率
“互聯(lián)網(wǎng)+”應用，在一定程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，簡化了工作步驟。同時，創(chuàng)新檔案信息化能夠提高它的利用價值，在進行綜合性統(tǒng)計的過程中，通過一些信息化的設備不僅可以滿足當前檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，還可以實現(xiàn)一些智能化的檢索工作，對于現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)信息管理具有重要的價值。此外，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，可以隨著需求的變化不斷地對檔案管理系統(tǒng)進行升級，以滿足人們的要求。
3現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
3.1信息化管理水平較低，設備不齊全
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，越來越多的新型產(chǎn)品被研發(fā)出來。事業(yè)單位檔案管理，傳統(tǒng)的實體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的不斷增加，掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當中的必須品。但從目前形勢看，很多事業(yè)單位的設備不齊全。這導致信息化檔案管理水平不高。同時，事業(yè)單位檔案室在建設的過程中也有很多不符合要求的情況發(fā)生，比如：易燃易爆的物品隨意擺放、檔案室的封閉性不夠好等。以上這些問題影響了事業(yè)單位長遠、穩(wěn)定的發(fā)展。
3.2風險性高
雖然事業(yè)單位信息化檔案管理有很多的優(yōu)點，但由于其發(fā)展的時間較為短暫，仍有一些風險性因素存在。例如：與紙質(zhì)的檔案管理方式相比，信息化的管理方式要將單位人員的檔案資料上傳到云端，人員信息資料被竊取的風險增加，可能會給國家的安全以及經(jīng)濟造成損失。同時，部分事業(yè)單位對人員檔案安全管理方面缺乏明確的指導規(guī)范，造成人員電子信息資料被盜用情況時有發(fā)生，嚴重地影響了事業(yè)單位的正常工作。另外，很多事業(yè)單位的檔案信息管理人員缺乏信息安全知識，導致他們經(jīng)常會相信不法分子的欺騙手段，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來困擾。
3.3信息資源的利用效率低
工作人員的檔案信息對于事業(yè)單位來說是非常重要的，它是增強事業(yè)單位價值的保證。檔案信息能夠為事業(yè)單位提供準確的信息資源，從而促進事業(yè)單位的長足穩(wěn)定發(fā)展。但是，多數(shù)事業(yè)單更加注重于檔案資料的收集、保管及分類，對檔案資料的使用價值并沒有過度多地深入探究，導致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)“重存輕用”的情況。
4.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略
4.1充分利用信息化技術(shù)手段，加強事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設
事業(yè)單位對于檔案管理的傳統(tǒng)做法是：以實體紙質(zhì)管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，應對檔案管理工作有所創(chuàng)新，充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，從而確保檔案系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)都能夠達到相應的標準，進而發(fā)揮出它應有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應用，加強計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用與管理工作，可以借鑒國外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，加強檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業(yè)單位為了在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下實現(xiàn)對檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒有經(jīng)驗豐富的數(shù)字化檔案管理人才，所以向市里申請邀請專業(yè)性很高的人員來到該單位進行現(xiàn)場指導。并且按照檔案管理保密程序的規(guī)定，通過大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關技術(shù)設備，最后對紙質(zhì)檔案進行信息化處理。檔案管理信息化不但優(yōu)化了管理的效率，也確保了檔案的機密性。自2018年1月開始，該事業(yè)單位還設置了記錄表，通過記錄表能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的快速更新，使歷史檔案與即時信息盡快地進行合并，很大程度上促進了該事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的發(fā)展。此外，該事業(yè)單位還創(chuàng)新了監(jiān)管和服務等方面的內(nèi)容，將線下的監(jiān)督、服務等同步到線上，為人們提供一站式的服務平臺。
4.2做好充分的安全防范工作，避免出現(xiàn)信息泄露等問題
目前，由于互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息泄露事件屢見不鮮。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，做好檔案管理的安全防范工作至關重要。事業(yè)單位要充分意識到檔案管理安全的重要性。在對檔案進行存放時，要確保檔案室門窗緊閉；應派安保人員在檔案室門口進行看守，防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行。因此，應不定期地對檔案管理人員進行培訓，教會他們?nèi)绾伪苊馕ｋU的發(fā)生。同時，事業(yè)單位應制定相關的安全管理制度，對于出現(xiàn)違規(guī)操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業(yè)單位可以從以下幾個方面入手：首先，要對檔案管理系統(tǒng)的訪問進行設置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免一些不法分子的闖入，從而提高信息化檔案管理的安全性；其次，添加防火墻技術(shù)，防護墻能夠在想要保護的網(wǎng)絡與其他網(wǎng)絡之間產(chǎn)生“屏障”，從而避免其他網(wǎng)絡對于要保護網(wǎng)絡的訪問。事業(yè)單位可以利用防火墻技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進行設置，從而控制其他網(wǎng)站的訪問；最后是病毒防護措施，病毒能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進行破壞，從而使檔案管理系統(tǒng)的操作受到限制，因此，安裝病毒保護軟件非常重要。
4.3構(gòu)建一個完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高信息資源的利用效率
事業(yè)單位的檔案管理部門應該加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”的了解，從而真正地將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理融合在一起，構(gòu)建一個更為完善的檔案信息管理平臺。通過對檔案的不斷整理、收集、更新等方式，構(gòu)建一個較為完整的檔案管理框架。在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新中，要根據(jù)需求對資源庫進行不斷的更新，從而使檔案管理系統(tǒng)內(nèi)能夠更好地服務于事業(yè)單位。與此同時，檔案管理人員要將紙質(zhì)的檔案進行錄取、分類等，然后設置相應的服務窗口，方便相關人員查閱。例如，在醫(yī)院等事業(yè)單位中，通過“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”方式，依托電子政務外網(wǎng)，促進國家全民健康信息平臺同政務信息資源的相互結(jié)合。醫(yī)院等事業(yè)單位在創(chuàng)建新的資料庫的同時，要將病理、電子健康檔案等窗口進行不斷地更新升級，使各個醫(yī)院之間建立起資源共享平臺，在促進事業(yè)單位檔案管理完善的同時，能夠起到提高醫(yī)院數(shù)據(jù)有效性的作用?？偨Y(jié)綜上所述，本文對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新進行了探討，主要對信息化檔案管理的作用及問題進行了分析，希望本文能夠起到促進事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的作用。
參考文獻：
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作者：程良平 單位：中共霍山縣黨史和地方志研究室
