高校合同管理與審計實務(wù)探索

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摘要：隨著社會主義市場經(jīng)濟體系的逐步建立和高校管理體制改革的不斷深入，高校已成為市場經(jīng)濟的主體之一，合同作為高校參與市場經(jīng)濟體系的重要途徑，合同管理已成為高校經(jīng)濟管理的重要內(nèi)容。如何有效地加強合同管理，避免糾紛，已成為高校管理的一項重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：高校；合同管理；審計

一、高校合同管理現(xiàn)狀

目前，高校合同管理方式大部分實行的是按部門職責(zé)進行分類歸口管理、分級審批、各負(fù)其責(zé)的制度，但在具體實施中有的合同分類歸口不是很明確，且存在合同管理未按管理辦法嚴(yán)格執(zhí)行的現(xiàn)象，例如：授權(quán)委托制度未及時跟進、合同審查小組未充分發(fā)揮其功能作用。合同履行完畢或合同權(quán)利義務(wù)終止時，大多數(shù)承辦單位未及時向歸口管理部門書面報告合同的執(zhí)行情況及結(jié)果。具體表現(xiàn)為：（1）合同管理機制不健全，職權(quán)不清。目前，很多高校在合同管理當(dāng)中，只局限于合同的登記備案，對合同的簽訂、履行過程都無法進行全過程監(jiān)督，合同糾紛處理機制不健全，監(jiān)督機制缺失，合同簽訂比較混亂，部分印簽為學(xué)校合同專用章，部分印簽為部門章。重合同訂立、輕合同監(jiān)督，導(dǎo)致合同履行風(fēng)險增加，從而引起訴訟與糾紛，使學(xué)校經(jīng)濟利益及聲譽受損。（2）法制意識淡薄，對合同的權(quán)利和義務(wù)缺乏認(rèn)識。在合同簽訂時，由于管理人員缺乏相應(yīng)的法律常識，這將導(dǎo)致高校出現(xiàn)重合同訂立，輕合同監(jiān)督的現(xiàn)象。對于合同的細(xì)節(jié)、條款不是很在意，或者是完全不懂合同所列的內(nèi)容是否符合自己的權(quán)利和義務(wù)，以至于在合同履行的中期和后期出現(xiàn)各種問題，這將導(dǎo)致學(xué)校的經(jīng)濟利益受損。（3）合同管理手段落后，導(dǎo)致合同管理效率低，信息傳遞不及時。相關(guān)職能部門和不同級別層次的管理者都參與合同管理，很容易出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)繁多，致使合同審批效率低的問題，合同管理效率低將會導(dǎo)致學(xué)校錯失業(yè)務(wù)良機，信息傳遞不及時會使各管理部門之間溝通協(xié)調(diào)不通暢。（4）合同管理人員素質(zhì)良莠不齊。目前，高校對外所簽訂的合同種類越來越多，所涉及的范圍也越來越廣，覆蓋了購銷、財產(chǎn)租賃、合作辦學(xué)、土地轉(zhuǎn)讓、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、科研、對外投資等。學(xué)校合同管理人員的素質(zhì)關(guān)系到學(xué)校合同管理工作的優(yōu)劣，要配備具備專業(yè)知識的合同管理人員。合同管理人員要熟悉學(xué)校的內(nèi)部運作流程和外部信息，要有較強的組織能力和協(xié)調(diào)能力，敏銳的洞察分析能力，嚴(yán)密的邏輯思維能力和較強的責(zé)任心。而目前，高校的合同管理人員大多數(shù)是辦公室兼職的，沒有配備專門的合同管理人員。

二、開展合同審計的意義

高校開展合同審計，對自身的建設(shè)和發(fā)展有著積極的作用，也是高校適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀需要。（1）開展合同審計，可以促進學(xué)校各級管理者法制意識的增強，明確管理職責(zé)，防范合同風(fēng)險和提高學(xué)校管理水平。（2）開展合同審計，可以強化學(xué)校內(nèi)部控制管理機制，規(guī)范各級人員的經(jīng)濟行為，嚴(yán)格遵守財經(jīng)紀(jì)律，堵塞漏洞，增強高校內(nèi)部管理，預(yù)防腐敗，促進廉政建設(shè)。（3）開展合同審計，可以幫助完善合同條款，確保合同合法合規(guī)，避免潛在的經(jīng)濟糾紛，促進各部門有效維護學(xué)校的經(jīng)濟利益。加強對合同的簽訂、審批、履行等過程的審查，可以排除隱患，防范風(fēng)險，維護教職工的合法權(quán)益。

三、高校合同審計的內(nèi)容

高校合同審計是指由高校內(nèi)部審計部門對合同的簽訂、履行、變更、終止及合同管理等，進行獨立客觀的監(jiān)督和評價活動。高校實施合同管理，并開展合同審計，可以起到互相牽制的作用。合同審計的內(nèi)容應(yīng)包括：（1）審計簽訂合同的合法性和有效性。審查合同的簽訂是否遵守平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t，合同的簽訂是否損害學(xué)校利益或社會公共利益，是否符合法律規(guī)定的形式和程序，涉及法律裁定的條款是否完善，內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)。（2）審計合同的審批流程。主要是審查合同審批表內(nèi)容是否齊全，是否按照規(guī)定流程及時審批。審批表格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否齊全；是否出具合同審批表。是否按規(guī)定程序及時審批；是否存在合同先簽后補審批手續(xù)情況。審查合同制定后是否經(jīng)過相關(guān)部門的審查（法務(wù)部），查看審查記錄。（3）審計合同的主要條款。主要審查合同價款是否合理，合同重要條款有無遺漏；所涉及的數(shù)量與質(zhì)量以及履行期限、違約的賠償責(zé)任、賠償金額等是否明確，招標(biāo)文件與合同中主要條款是否存在差異等。合同形式是否符合相關(guān)法律、行政法規(guī)的要求，是否采用統(tǒng)一的合同范本。（4）審計合同履行情況。主要審查合同雙方是否按規(guī)定履行合同，合同執(zhí)行中是否存在弄虛作假、合同的變更是否符合法定條件，執(zhí)行上是否存在偏差及偏差產(chǎn)生的原因。審查合同雙方是否按合同約定的期限、地點和條款認(rèn)真履行了合同，有無一方任意改變合同內(nèi)容和條款的行為。（5）審計合同的管理情況。主要審查合同日常管理情況，審查機構(gòu)的設(shè)置與人員的配置、合同的檔案保管與臺賬設(shè)立、合同印章管理、合同的內(nèi)控制度建設(shè)情況，是否有相關(guān)的合同管理制度、合同的評審制度、合同的會簽制度和合同專用章管理制度等。通過對以上內(nèi)容的審查，對合同的訂立、履行、審批、管理的合法性、規(guī)范性等方面做出客觀評價，總結(jié)經(jīng)驗，揭示風(fēng)險，提出建議。

四、合同審計的程序

合同審計實施過程中，具體程序包含有:合同審前準(zhǔn)備階段、合同審計實施階段和合同審計報告階段以及合同后續(xù)審計。（1）事前階段(或稱計劃階段)，了解被審單位合同的完整性和真實性。采用現(xiàn)場詢問和表格調(diào)查等形式，了解學(xué)校各類合同的管理方式，并與學(xué)校合同管理人員進行溝通，了解合同管理情況。然后根據(jù)初步了解的情況，梳理學(xué)校主要部門的合同操作管理流程，對了解的情況進行分析，找出其中存在的薄弱環(huán)節(jié)和控制點，確定審計重點。（2）事中階段(或稱實施階段），對照合同的內(nèi)容，檢查財務(wù)反映內(nèi)容的準(zhǔn)確性與真實性，檢查起草、審核、審批、制度建設(shè)、檔案管理與臺賬設(shè)立等工作流程，是否符合學(xué)校合同管理辦法的要求，從而發(fā)現(xiàn)被審計單位有無違法違紀(jì)行為。審查合同是否得到有效執(zhí)行、合同執(zhí)行結(jié)果的反饋及合同糾紛的處理情況。檢查合同存檔情況，是否進行分類管理和建檔，是否有專人負(fù)責(zé)管理；檢查合同臺賬管理，是否設(shè)有合同臺賬；檢查各個部門有無違約行為和合同糾紛的處理記錄，以便進一步建立健全學(xué)校的合同管理內(nèi)控制度。（3）事后階段（報告階段），針對合同審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出合同管理的意見和建議。與合同簽訂部門、合同管理部門進行交流溝通，確保審計報告的科學(xué)性和實用性。（4）后續(xù)階段，針對合同報告發(fā)現(xiàn)的問題，并提出整改建議和意見，查看審計意見的落實情況。

五、高校合同管理與審計的啟示

在國家依法治國的大背景下，依法治校就是此方針的具體體現(xiàn)，作為學(xué)校管理的基本要求，高校的合同管理工作還很滯后。因此提升高校合同管理水平，需要從觀念、組織、制度、監(jiān)督等方面尋求對策，才能切實維護好學(xué)校的各項權(quán)益。（1）建立健全合同管理機制。建立健全學(xué)校合同管理部門，明確學(xué)校合同主管部門和各歸口管理部門的分工和職責(zé)，并配備專門合同管理人員，明確機構(gòu)或崗位職責(zé)，保證合同履行落到實處。構(gòu)建合同管理制度，定期對合同的審查質(zhì)量和審查效率、履約情況等進行分析，查找合同管理中的漏洞和問題，避免和減少經(jīng)濟損失。（2）制定完善的合同管理辦法。高校應(yīng)進一步完善和修訂學(xué)校合同管理辦法，建立健全合同歸口管理和分類管理制度、合同示范文本制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度或?qū)徍炛贫?、合同專用章管理制度、合同臺賬制度以及合同檔案制度等，加強對合同授權(quán)簽訂、審批流程、受理登記、備案歸檔、履行驗收、管理臺賬等方面的管理。強化合同授權(quán)委托制度，學(xué)校對授權(quán)委托及簽章事項應(yīng)進行嚴(yán)格的法律審查，明確各類合同簽訂的授權(quán)委托權(quán)限，避免授權(quán)不明、職責(zé)不清等不規(guī)范行為。（3）加強合同審計監(jiān)督管理。將審計監(jiān)督引入合同管理全過程，通過審計監(jiān)督有效地把控合同管理過程中的關(guān)鍵控制點和風(fēng)險點。由審計部門制訂較為詳細(xì)的合同審計實施辦法，合理確定審計范圍，對標(biāo)的金額較高、影響較大的經(jīng)濟合同，納入必審項目，將合同審計逐步常態(tài)化，把合同審計作為高校內(nèi)部審計的重要內(nèi)容。要重視合同管理制度的執(zhí)行與落實，重視對合同履行情況的跟蹤。學(xué)校要從法律風(fēng)險防范的實際需要出發(fā)，加強合同訂立后的履約跟蹤，定期了解合同的執(zhí)行情況，加強合同履行的監(jiān)督檢查。（4）增強合同管理隊伍建設(shè)。由于學(xué)校所簽訂的合同涉及面廣，政策法規(guī)性強，要求合同的報審人員、審批人員、管理者、審計人員都要具備一定的法律意識，有效地維護學(xué)校的合法利益。高校應(yīng)采取各種方式，使合同管理部門和教職工具備一定的法律常識，重視合同的條款、明確自己的權(quán)利與義務(wù)，只有提高了教職工的法律意識，才能更好地開展合同管理工作，為合同審計工作提供保障，促進審計工作法制化、規(guī)范化。（5）創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)。信息化時代，信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛，創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)，對合同的訂立、審批、歸檔、履行等流程可以進行實時監(jiān)控，這有利于監(jiān)控合同執(zhí)行的全過程，促進規(guī)范管理，實現(xiàn)以合同為主動脈，利用合同構(gòu)建業(yè)務(wù)主線，滿足合同業(yè)務(wù)跨部門、跨層級、全過程、精細(xì)化的協(xié)同管理。

作者:李蓉 金忠兆 單位:華中師范大學(xué)審計處