科研事業(yè)單位合同管理問題與建議

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摘要：合同是各類市場主體之間聯(lián)系的紐帶，合同管理是內(nèi)部控制體系的重要組成部分，是科研事業(yè)單位有效降低經(jīng)濟和廉政風險、保障合法權(quán)益的主要手段之一，單位也越來越重視這項工作。文章以X單位為例，梳理了實際工作中科研事業(yè)單位合同管理存在的主要問題，結(jié)合合同管理基本理論對這些問題可能產(chǎn)生的風險進行了深入分析，后結(jié)合實際情況，為切實解決合同管理中的問題和有效應對合同風險，有針對性地提出了關(guān)于健全合同管理制度、提高合同管理人員能力素質(zhì)以及合同管理信息化的建議，為科研事業(yè)單位改進合同管理工作提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：合同管理；流程；控制；信息化

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展、事業(yè)單位分類改革的不斷深入，科研事業(yè)單位的各項工作的開展都離不開合同。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的載體，其內(nèi)藏各種各樣的風險，如何防范這些風險則是單位合同管理工作的主要目的。就現(xiàn)狀而言，科研事業(yè)單位的合同管理經(jīng)驗相對于大中型企業(yè)還是有些差距的，在合同管理過程中存在一些問題，本文以X單位為例，就如何提高合同管理水平，有效降低合同風險提出一些自己的建議。

一、X單位合同管理基本情況

X單位是一家科研事業(yè)單位，以承擔國家科研項目和服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)展為主要任務(wù)，資金來源主要為財政撥款、國家和地方重大專項資金以及其他技術(shù)服務(wù)項目資金。單位內(nèi)部合同管理機構(gòu)健全，綜合辦公室為合同管理歸口管理部門，對合同簽章統(tǒng)一保管，并對正式合同進行統(tǒng)一編號并歸檔；合同承辦部門主要為業(yè)務(wù)部門，負責合同的訂立、履行和執(zhí)行，其中包括了根據(jù)實際合同進度支付合同款；相關(guān)管理部門為合同責任管理部門，負責對合同相關(guān)條款的審查和管理；財務(wù)部門負責辦理收付款工作，并采用登記臺賬的方式對合同執(zhí)行情況進行管理；內(nèi)部審計部門對合同進行監(jiān)督管理，并不定期抽大合同的執(zhí)行進度，各部門責任分工明確。X單位以承擔項目性質(zhì)、服務(wù)內(nèi)容的不同，將合同分為：科研類合同、技術(shù)服務(wù)類合同、人事類合同、行政類合同、設(shè)備購置類合同以及其他類合同等。合同管理的基本流程是：合同經(jīng)辦部門草擬合同，根據(jù)業(yè)務(wù)管理流程，經(jīng)由相應職能管理部門審查通過后（對于少數(shù)重大合同須法律顧問審核），由單位領(lǐng)導審簽，形成合同定稿，合同的具體執(zhí)行與付款，最后是對爭議事項處理（包括合同變更、解除以及糾紛的處理）和歸檔。由于沒有合同管理信息系統(tǒng)，合同管理整個流程均采用線下操作，各流程之間相對封閉，合同管理效率相對偏低。

二、合同管理存在的問題及分析

X單位有合同管理制度，在合同管理上也根據(jù)上級主管部門的要求進行了改進和完善，在保證資金安全、提高事業(yè)效率方面也有很多成效，但在制度執(zhí)行和管理工作中也出現(xiàn)了一些問題，現(xiàn)就這些問題進行分析說明。

（一）部分合同管理流程缺失一般情況下，合同從產(chǎn)生到結(jié)束是有一個過程的，這其中具體包括合同簽訂前的準備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同結(jié)束等。根據(jù)X單位的性質(zhì)和服務(wù)內(nèi)容，合同簽訂前的準備工作應當包括項目可行性研究、確定供應商、自身與對方單位的資質(zhì)能力評價以及議價定價等；合同訂立階段則主要是合同的草擬與按照業(yè)務(wù)流程對合同條款進行的專業(yè)審查過程；合同執(zhí)行是合同履行過程，包括執(zhí)行進程、相關(guān)驗收以及付款等環(huán)節(jié)；最后是合同的收尾工作，具體包括合同爭議處理以及合同歸檔與反饋。根據(jù)合同管理制度可以看出，X單位目前的合同管理流程主要針對的是對合同訂立階段的審核工作，包括合規(guī)性、合法性審查、資質(zhì)能力以及結(jié)算方式等專業(yè)性審查；雖有合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，但其中管理控制程度較低，只有付款環(huán)節(jié)的控制；合同結(jié)束環(huán)節(jié)也僅停留在將合同正式文本裝訂歸檔。從合同全過程管理這一角度來看，X單位在合同管理過程中主要缺少對于合同簽訂前的準備工作和合同結(jié)束后的反饋等流程。而缺少的這部分對于整個合同管理產(chǎn)生了極為不利的影響，一是合同簽訂前的準備階段，因為制度本身就沒有相關(guān)內(nèi)容，這就表示相關(guān)合同管理人員沒有或很少參與這部分工作，可能導致由于缺乏控制和合同經(jīng)辦人員的能力和專業(yè)的局限性而簽訂明顯不符合自身能力、價值明顯偏低甚至虛假合同等，給單位造成不必要的損失，同時由于相關(guān)合同管理人員在準備階段的參與度較低，對合同的服務(wù)內(nèi)容不了解、合同價款不清楚等，嚴重影響合同簽訂時的審核效果，致使審核工作變成了“批改作文”，限于對條款進行完善，審核工作流于形式；二是合同結(jié)束后的反饋工作是單位改進合同管理工作的主要手段，這項工作的缺失將導致不能對合同管理中遇到的各類問題進行總結(jié)和分析，不利于合同管理工作經(jīng)驗教訓的積累，無法對單位合同管理工作進行評價和考核。

（二）合同管理部門協(xié)同作用不夠X單位在管理制度中明確了各合同管理部門的職責，而且在合同簽訂審核上具體到合同的哪一部分內(nèi)容，表面上是各司其職，實現(xiàn)了對合同的審核與監(jiān)管，但實際上是將合同的各個環(huán)節(jié)進行了切割，導致了管理多頭、相互推諉，不能產(chǎn)生管理上形成合力作用，限制了合同管理水平的提升。1.各合同管理有關(guān)部門相對獨立，沒有一個部門能夠掌握合同情況的完整信息，綜合辦公室作為合同管理歸口部門僅對合同編號、蓋章和歸檔，沒有掌握合同的具體執(zhí)行情況，也沒有對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析和對合同管理中存在的問題收集反饋；財務(wù)部門對除人事類合同以外的其他合同的收付款情況進行登記，不了解合同的具體執(zhí)行情況；人事部門則以蓋章的方式對人事類合同付款進行管理，有人事類合同臺賬，但不掌握人事類合同實際已收付款情況的完整信息；其他合同管理部門則僅按照職責范圍對合同進行審核或進行相關(guān)驗收工作等，對合同其他信息并不了解。2.雖然在制度中已明確了相關(guān)管理職責和范圍，但在實際的合同管理工作中，由于人員職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)不盡相同，同時制度中也沒有相關(guān)獎懲措施，使得部分人員怠于履行崗位職責，在管理過程中懶散推諉，總認為自己的把關(guān)審核可有可無，一旦出現(xiàn)了問題，就會推卸責任。3.在多年的合同管理工作中，出現(xiàn)了很多合同管理亂象，已注銷但仍在辦理收付款程序、未達成合同中既定條款支付合同款、相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)驗收不合格后的推諉扯皮以及合同跨期過長等，而造成這些現(xiàn)象的本質(zhì)原因是合同管理工作間的脫節(jié)，相關(guān)管理工作未及時跟進，信息不對稱，相關(guān)合同管理部門間的協(xié)同作用差。

（三）合同管理環(huán)節(jié)專業(yè)控制程度不足合同管理是單位內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范也對合同管理提出了具體要求，從內(nèi)部控制的角度來看，X單位的在部分控制環(huán)節(jié)上存在問題。1.在合同簽訂過程中，X單位對于詢價、資質(zhì)評價、確定供應商、議價定價以及草擬合同這些環(huán)節(jié)均由合同經(jīng)辦人員統(tǒng)一辦理，而這里包含的詢價與確定供應商、自身資質(zhì)評價以及議價定價等均為不相容崗位，沒有實現(xiàn)不相容崗位分離的基本內(nèi)部控制原則，導致舞弊風險較大。2.合同審簽流程中，除去重大合同外，對于大多數(shù)合同缺少對合同中是否存在法律漏洞的專項審核過程，不能有效地識別合同中的法律漏洞，可能導致單位合法經(jīng)濟利益得不到保障，甚至蒙受不必要的經(jīng)濟損失。3.在合同執(zhí)行過程中，X單位關(guān)注點主要集中在收付款環(huán)節(jié)，對于實際的執(zhí)行情況缺乏有效的監(jiān)控。如：與某單位簽訂提供技術(shù)服務(wù)的收款合同，X單位的管理重點放在合同資金到賬情況上，而對于合同的實際完工程度、未完工情況原因等則缺少監(jiān)控，這就可能導致單位的違約或其他廉政風險；為完成某科研項目的工作任務(wù)，與某公司約定在一定期限內(nèi)完成固定的工作量，但該公司在合同履行期間內(nèi)以各種理由對于提供的服務(wù)工作一再拖延，而X單位也未及時運用其他法律手段維護自身權(quán)益，致使單位科研項目無法完成既定的目標任務(wù)，由此單位信用、經(jīng)濟利益遭受損失。4.X單位有獨立的內(nèi)部審計部門，但本應作為內(nèi)部監(jiān)督的主力軍，卻僅停留于對出現(xiàn)了問題或問題線索后的查處、事后對合同管理中存在問題的審查與整改以及關(guān)鍵廉政風險點的查找等靜態(tài)監(jiān)督階段，未實現(xiàn)對合同管理全過程的動態(tài)監(jiān)控，這樣的內(nèi)部監(jiān)督機制不能發(fā)揮出應有的風險防控作用。

三、改進X單位合同管理的建議

通過對X單位合同管理存在的問題以及原因分析，就提高合同管理水平和有效降低合同風險，提出以下幾條建議。

（一）健全合同管理制度單位的合同管理制度應當是對合同簽訂前準備、合同簽訂審核、合同執(zhí)行、合同監(jiān)督以及合同歸檔與反饋等合同管理全過程進行規(guī)范和指引，其重要性不言而喻。X單位應當對合同管理制度進行完善，第一，對合同管理全部流程進行梳理，明確各部門職責權(quán)限，對其中不相容崗位進行分離；第二，確定一個對合同管理工作統(tǒng)一管理的部門，由其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，掌握合同具體情況，建立合作單位誠信檔案，定期披露相關(guān)的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)；第三，完善合同管理工作的評價與考核辦法，按年度對單位合同管理工作進行總結(jié)分析；第四，建立健全合同管理獎懲機制，根據(jù)合同管理和執(zhí)行情況進行評價考核，與年終績效相掛鉤，逐步提升合同管理人員的工作積極性。

（二）提升合同管理人員能力素質(zhì)1.增加合同管理人員集中培訓、業(yè)內(nèi)交流等學習機會，以內(nèi)部研討的形式召集合同管理人員展開對合同管理進行討論學習，提高合同管理人員的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)，促使其在管理工作中客觀公正，恪盡職守，能夠根據(jù)科研事業(yè)單位改革新形勢和信息化發(fā)展新趨勢創(chuàng)新工作方式方法，不斷改進合同管理水平。2.對于大多數(shù)非重大合同由于沒有專門人員負責對于合同中的法律漏洞和風險的審核與識別，X單位有必要明確專門人員進行審核，強化這部分人員的法律漏洞審核能力，或者聘請專門的法律專業(yè)人員開展這方面工作，這樣才能完善合同管理的合法、合規(guī)性審核流程，為維護合同權(quán)益提供保障。3.切實提高內(nèi)部審計部門對于合同監(jiān)督的能力水平，組織內(nèi)部審計人員參加有關(guān)內(nèi)部監(jiān)督的學習培訓，對于合同的監(jiān)管不能局限于事后的追責，應當將監(jiān)督落實到合同管理的全過程，實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管，特別是一些重大合同，要從合同準備階段開始參與到整個合同管理過程，并定期對風險防范措施是否落實到位進行檢查。

（三）利用信息系統(tǒng)，提升合同管理水平在現(xiàn)代化建設(shè)進程中，信息化建設(shè)是科技發(fā)展的關(guān)鍵一步，X單位在合同管理過程中，無論是合同審批，還是合同執(zhí)行，都采用的是線下管理，影響合同管理效率，不利于合同信息的共享。X單位應當及早將合同管理信息化提上日程，逐步將合同管理工作由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，打破部門的壁壘，實現(xiàn)資源的共享，只有這樣才能給合同管理效率帶來質(zhì)的提升。具體采用如下措施：第一，對同行業(yè)單位中合同管理信息化工作做得比較好的單位進行實地調(diào)研，學習借鑒合同管理經(jīng)驗，并初步了解系統(tǒng)開發(fā)過程、合同管理系統(tǒng)的應用效果以及相關(guān)風險防范措施。第二，以X單位的合同管理制度為基礎(chǔ)，充分梳理合同管理工作中的“事前、事中、事后”全部流程與關(guān)鍵風險點，在合同管理部門與軟件公司進行系統(tǒng)設(shè)計時充分考量與匹配，從而設(shè)計出適用的合同管理系統(tǒng)。第三，系統(tǒng)運行前，按照合同管理制度中相關(guān)部門的職責任務(wù)對合同管理人員進行權(quán)限分配和合理授權(quán)，不相容崗位實現(xiàn)有效分離。第四，系統(tǒng)運行時，各部門各司其職，完成本職工作，合同歸口管理部門要加強對系統(tǒng)的推廣與應用，財務(wù)部門嚴格根據(jù)系統(tǒng)反映出的合同執(zhí)行進度支付合同款項，合同驗收相關(guān)部門及時通過系統(tǒng)反饋驗收信息，內(nèi)部審計部門則要加強在線監(jiān)督，確保在系統(tǒng)運行的同時相關(guān)風險防范措施落地。第五，在系統(tǒng)運行過程中，要定期測試系統(tǒng)運行的有效性，及時根據(jù)實際的管理情況對系統(tǒng)進行優(yōu)化和維護，做好合同數(shù)據(jù)的定期備份工作，保證數(shù)據(jù)的安全完整。

四、結(jié)束語

綜上，合同管理工作是科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要組成部分，合同管理水平也是層次不齊的，如何改進合同管理工作需要我們持續(xù)增加關(guān)注度。合同管理工作并不是獨立的，它與預算管理、財務(wù)管理、項目管理等都有著密切的聯(lián)系，合同管理工作中的問題也不是千篇一律的，可能會因為各個單位的單位性質(zhì)或業(yè)務(wù)內(nèi)容不同導致不同問題的出現(xiàn)，所以合同管理工作的改進沒有統(tǒng)一的模式，只有針對具體問題對癥下藥，才能真正解決合同管理中發(fā)現(xiàn)的問題，提高合同管理水平。當然同行業(yè)之間的經(jīng)驗交流是必不可少的，往往可以發(fā)現(xiàn)很多可能而未發(fā)生的問題，從而節(jié)約大量的調(diào)研成本，加快改進合同管理水平的腳步。

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作者：羅雪兵 單位：中國地質(zhì)科學院巖溶地質(zhì)研究所