企業(yè)合同管理中風(fēng)險識別與控制
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【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，合同已經(jīng)成為企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動中不可缺少的一部分，不僅關(guān)系到每一個人的利益，更是關(guān)乎企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境中，市場競爭日益激烈，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，做好合同管理工作就顯得尤為重要。企業(yè)只有做好合同管理工作，高度重視、準(zhǔn)確識別并預(yù)防、控制合同的相關(guān)風(fēng)險，才能提高市場競爭力，使企業(yè)處于不敗之地。本文針對企業(yè)合同管理中風(fēng)險的識別與控制展開分析。
【關(guān)鍵詞】合同管理；風(fēng)險；識別；控制
一、企業(yè)合同管理中風(fēng)險的界定
合同管理在企業(yè)中會涉及不同的領(lǐng)域，而且管理的流程相對復(fù)雜，企業(yè)要規(guī)避風(fēng)險，風(fēng)險管控是必不可少的途徑。企業(yè)簽訂合同是否具有合法性、有效性，風(fēng)險是否能夠得到及時處理，都需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出判斷，并對管理中的漏洞進(jìn)行客觀分析，提出相應(yīng)的控制措施或防范措施。
二、企業(yè)對合同管理風(fēng)險的有效識別
在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)之間為實(shí)現(xiàn)特定的經(jīng)濟(jì)目的，需要通過合同這一形式來實(shí)現(xiàn)，只有雙方都能自覺信守承諾并按約履行合同，才能使各自的經(jīng)濟(jì)目的得以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)只有加強(qiáng)合同管理，使合同雙方都做到了重合同、守承諾，才能促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。因此要確保合同的合法效應(yīng)，就需要對合同中所約定內(nèi)容存在的風(fēng)險進(jìn)行準(zhǔn)確識別，并從專業(yè)的角度做出判定。
1.合同簽訂前的風(fēng)險
在簽訂合同以前，嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格，合同相對方的履約能力等，這些都是非常重要的。一旦出現(xiàn)合同糾紛，當(dāng)事人可能不按事先約定履行，最終給企業(yè)造成難以挽回的經(jīng)濟(jì)損失。公司對外簽訂合同，無論合同金額大小，必須要對合同相對方有較為深入的了解。尤其涉及金額較大的合同，除了要全方面了解合同方的經(jīng)營實(shí)力外，還應(yīng)該在工商局查詢合作方的內(nèi)檔，或在天眼查、企查查等專業(yè)App上查詢其有無訴訟或行政處罰案件、抵押貸款等。這樣可以避免合同相對方因經(jīng)營不善而被注銷、破產(chǎn)，甚至直接人去樓空，導(dǎo)致公司的債權(quán)難以追討。在合作事項(xiàng)涉及金額較大的情況下，應(yīng)該讓對方提供相應(yīng)的擔(dān)保，以加大日后債權(quán)實(shí)現(xiàn)的可能性。
2.合同簽訂時的風(fēng)險
在合同談判、起草，審核、簽訂過程中，一定要有法律專業(yè)人員全程參與，否則很可能出現(xiàn)因合同相關(guān)條款不符合法律相關(guān)規(guī)定或者不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。此外，合同一定要加蓋公司的合同專用章或公章，其中公章的效力高于簽字，即使法定代表人或授權(quán)代表的簽字系偽造，合同仍然有效。例如，一些合同因?yàn)樽吡鞒烫没蛘吖緲I(yè)務(wù)員嫌麻煩而不蓋公章或合同專用章，以法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名作為代替，或者直接使用部門章代替公章或合同專用章來簽訂合同，合同是否有效，關(guān)鍵看簽訂合同的各方是否對合同的內(nèi)容達(dá)成了一致的意見，如果雙方認(rèn)可，則合同有效，但如果事后得不到雙方的認(rèn)可，就有可能被認(rèn)定為無效合同，從而給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。此外，如果合同中約定了“自雙方簽字、蓋章之日起生效”，而合同只有簽字或蓋章，兩者沒有同時具備，則屬于合同形式上存在瑕疵，若合同當(dāng)事人沒有對此瑕疵提出異議，就不會影響合同效力，但如果合同當(dāng)事人對此提出異議，則可能會影響合同的效力。
3.合同履行中的風(fēng)險
這類風(fēng)險主要指合同在履行過程中，因?yàn)閷Ψ竭`反合同約定或遇到不可抗力影響使合同不能正常履行，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。合同履行過程中的法律風(fēng)險產(chǎn)生的主要原因主要包含兩個方面的內(nèi)容：一是企業(yè)對合同日常管理疏忽，沒有及時發(fā)現(xiàn)合同相對方對合同履約情況的變化，給企業(yè)造成不必要的損失。例如，如果合同中約定了產(chǎn)品的檢驗(yàn)期限，則雙方應(yīng)按照合同條款中的約定，在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，超過檢驗(yàn)期買方?jīng)]有提出異議，一般情況下視為產(chǎn)品已驗(yàn)收。若合同中沒有對驗(yàn)收期限做出規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)在合理期限內(nèi)或自收到產(chǎn)品之日起兩年內(nèi)提出異議，否則視為驗(yàn)收合格。因此，在日常的合同管理工作中，要嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，避免因延誤驗(yàn)收而給企業(yè)帶來糾紛或經(jīng)濟(jì)上的損失。二是企業(yè)對于合同違約之后，沒有及時追究對方責(zé)任，這些都會使企業(yè)蒙受損失。
4.預(yù)開發(fā)票的風(fēng)險
一般來說，普通的銷售發(fā)票在法律上是付款方的一個重要憑證。當(dāng)出現(xiàn)糾紛時，若無相反證據(jù)予以證明的情況下，法院一般會認(rèn)定發(fā)票是付款的憑證。財(cái)務(wù)上現(xiàn)在的要求往往是要收款方先交付發(fā)票，然后再付款，那么當(dāng)收款方開出了發(fā)票后付款方因賴賬、倒閉等原因沒有付款的，有可能會因?yàn)楹贤瑢Υ藳]有清楚地約定或說明等原因，而導(dǎo)致付款方難以向法院主張權(quán)利的風(fēng)險發(fā)生。相比之下，增值稅專用發(fā)票則不會被法院認(rèn)定為已付款的憑證。
5.合同違約的風(fēng)險
第一，預(yù)期違約。預(yù)期違約的形式主要包括拒絕履行與不能履行兩種類型。首先，拒絕履行是指生效的合同在到期前，合同當(dāng)事人以書面、口頭或?qū)嶋H行動告知對方不履行合同義務(wù)。其次，不能履行則是指生效的合同在到期前，合同當(dāng)事人通過各種跡象了解到，對方無法按照合同約定履行義務(wù)，它與不能履行的主要區(qū)別在于，不能履行是對方當(dāng)事人了解后才發(fā)現(xiàn)。第二，不履行。即完全不履行，指當(dāng)事人未能按照合同約定履行任何合同義務(wù)，它又被分為事先不履行與當(dāng)事人違約兩種主要類型；不履行按照合同當(dāng)事人的態(tài)度又可被分為明確不履行與無法履行兩種類型，前者是指在合同到期前，發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不履行，而后者是指在合同期滿后，當(dāng)事人繼續(xù)不履行賠償、履約等義務(wù)。因此，不履行的類型主要包括了當(dāng)事人客觀條件影響下無法履行及主動提出不履行兩種。第三，遲延履行。即指在合同履行期限屆滿而未履行完畢的情形。包括債務(wù)人遲延履行和債權(quán)人遲延履行。延遲履行指的是當(dāng)事人在合同屆滿前，在有能力履行合同義務(wù)的前提下，主觀不履行義務(wù)的行為，它與其他履行的主要區(qū)別在于主觀上不愿意履行。按照相關(guān)法律規(guī)定，當(dāng)事人如果延遲履行義務(wù)時，不但要向?qū)Ψ街Ц兑欢ǖ倪`約賠償，如果延遲期間出現(xiàn)不可抗力事件或使對方喪失商業(yè)機(jī)會，也將支付給對方一定賠償。反之，由于債權(quán)人在無正當(dāng)理由下拒絕、延期接受債務(wù)人履約，也將承擔(dān)一定的違約責(zé)任。第四，不適當(dāng)履行即瑕疵履行。即指雖然履約人有按照合同約定的時間進(jìn)行履行，但履行質(zhì)量不符合合同約定或法律相關(guān)規(guī)定的違約情形。第五，其他違約行為。主要包括：部分履行行為；履行方式不適當(dāng)；履行地點(diǎn)不適當(dāng)；其他違反附隨義務(wù)的行為。
6.合同被撤銷的風(fēng)險
合同簽訂后，若出現(xiàn)違反相關(guān)法律規(guī)定的情況，當(dāng)事人有權(quán)撤銷合同，因當(dāng)事人存在重大誤解而簽訂了合同，或者在簽訂合同時雙方當(dāng)事人顯失公平的，當(dāng)事人有權(quán)提出撤銷合同，另外，當(dāng)一方當(dāng)事人欺詐、脅迫或者乘人之危讓另一方違背自己意愿簽訂合同的，受損方也有權(quán)提出合同撤銷的主張。
三、企業(yè)合同管理中實(shí)施風(fēng)險防控的有效措施
1.要對合同管理制度進(jìn)一步完善
制度是企業(yè)管理的重要支柱，要規(guī)范企業(yè)合同管理，首先要規(guī)范各項(xiàng)合同管理制度。企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際情況將相關(guān)的管理制度制定出來，才能發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用，使管理工作變得有據(jù)可依。例如相應(yīng)的合同管理辦法、履行監(jiān)督管理辦法、授權(quán)委托管理辦法等重要的制度都是必不可少的。此外，企業(yè)為了更好地識別和控制合同管理工作中的風(fēng)險，可以將配套的風(fēng)險管理機(jī)構(gòu)逐步建立起來，與先進(jìn)的企業(yè)管理模式相結(jié)合，由專業(yè)的法務(wù)人員和企業(yè)管理人員協(xié)作管理，對合同管理規(guī)范予以完善，進(jìn)而指導(dǎo)企業(yè)的各個部門解決各種類型的法律問題，切實(shí)讓企業(yè)管理從法律的層面發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)作用。
2.要加強(qiáng)企業(yè)合同管理中的流程管理，做到全程把控
由于合同起草方掌握主動權(quán)，因此我們要從合同簽訂前的合作方審查，合同的蓋章與簽名，合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等重要條款，司法爭議解決中訴訟與仲裁的選擇到合同履行過程中涉及的驗(yàn)收規(guī)則、質(zhì)保期與質(zhì)保金的規(guī)定、違約責(zé)任與抗辯權(quán)、違約金與違約賠償?shù)葪l款都要嚴(yán)格把控，全程監(jiān)督管理。例如，在簽訂合同時，如果付款方要求預(yù)開發(fā)票，雙方在簽訂合同時一定要將預(yù)開發(fā)票事宜約定清楚，寫明先開發(fā)票再付款，還應(yīng)該增加“預(yù)開的發(fā)票不作為付款憑證”這樣的話在合同條款中，另外，合同中也要對款項(xiàng)支付的形式做出約定。預(yù)開發(fā)票的交易，為保證收款方的合法權(quán)益不受侵犯，最好約定以轉(zhuǎn)賬形式收取款項(xiàng)，避免現(xiàn)金收付。如果必須使用現(xiàn)金收付的話，應(yīng)該在付款后要求收款方再開一張收據(jù)，確保日后出現(xiàn)糾紛時可以用來證明對方已收現(xiàn)金款?？傊詈弥贫ㄗ约旱臉?biāo)準(zhǔn)格式合同并要求對方接受自己的格式文本，這樣不僅能提高工作效率，而且還能預(yù)防法律風(fēng)險的發(fā)生。
3.企業(yè)中的合同管理要逐步實(shí)行戰(zhàn)略化管理
大部分企業(yè)的合同管理，仍主要以合同審查為核心，也就是主要以確保合同的合法性為核心，合同的經(jīng)濟(jì)性和管理性則尚未得到足夠重視。由此理念出發(fā)，可以將企業(yè)內(nèi)部的合同管理模式由傳統(tǒng)的專業(yè)化管理模式轉(zhuǎn)變成項(xiàng)目式管理模式，即專門設(shè)立合同管理中心機(jī)構(gòu)，所有職能部門都要在合同管理中心的統(tǒng)一協(xié)調(diào)之下來處理合同的相關(guān)事宜，合同管理中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同從開始到結(jié)束可能涉及的所有問題，并進(jìn)行綜合的分析整理，在戰(zhàn)略化的管理下，統(tǒng)一協(xié)調(diào)完成企業(yè)的各項(xiàng)工作。
4.實(shí)現(xiàn)合同管理全過程的動態(tài)化監(jiān)督管理
合同管理的主要目的是保障合同的及時有效履行，因此合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行全程動態(tài)化跟蹤監(jiān)督是十分必要的。通過全程動態(tài)化跟蹤監(jiān)督可以掌握企業(yè)各類合同的履行進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，第一時間向相關(guān)部門反饋，防止各種法律風(fēng)險的發(fā)生。另外，合同結(jié)算也是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法務(wù)部門同財(cái)務(wù)部門要密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)，做到在付款前要認(rèn)真填寫合同履行進(jìn)展情況表，并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門及法務(wù)部門嚴(yán)格審核，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，確保符合付款條件后再給予付款。這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的動態(tài)化監(jiān)督，這在企業(yè)整個合同管理防控法律風(fēng)險過程中至關(guān)重要。
5.實(shí)現(xiàn)合同的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理
長期以來，合同審查依靠的是公司法務(wù)人員的個人經(jīng)驗(yàn)，但個人經(jīng)驗(yàn)畢竟有限，如果能夠把一個大型企業(yè)內(nèi)幾十人甚至幾百人的合同審查經(jīng)驗(yàn)積累總結(jié)成一個標(biāo)準(zhǔn)，則會提高合同審查的效率。標(biāo)準(zhǔn)化還能夠提供一個客觀評價合同審查質(zhì)量的指南。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，要提高合同管理的工作效率，就必須要利用信息化手段。信息化除了可以將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還可以對合同中包含的市場信息進(jìn)行深層次的統(tǒng)計(jì)與分析。所以說在合同管理中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，在一定程度上可以對合同管理中的風(fēng)險予以有效地識別與控制。
6.合同管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)要加強(qiáng)
合同管理是全面性、綜合性的管理工作，關(guān)乎企業(yè)各方面的內(nèi)容，因此合同管理人員素質(zhì)的提高就顯得尤為重要，合同管理的專業(yè)化、科學(xué)化也成為防控法律風(fēng)險的必要條件。在實(shí)際工作中，合同條款系對雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的確定，直接關(guān)系到雙方之間的各項(xiàng)權(quán)益，一項(xiàng)技術(shù)性要求高、風(fēng)險性很強(qiáng)的經(jīng)營行為，如果合同草擬不當(dāng)，很有可能陷于對方設(shè)置的法律陷阱，己方需要承擔(dān)更多的義務(wù)和責(zé)任，從而出現(xiàn)受益明顯地和義務(wù)不對等。一旦有了糾紛，對方會以合同上的約定系雙方自愿達(dá)成的結(jié)果進(jìn)行抗辯，使己方遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以要不斷提高合同管理人員的綜合素質(zhì)，才能更好地避免合同管理過程中的各種法律風(fēng)險，預(yù)防合同糾紛地發(fā)生。綜上所述，企業(yè)必須要具備較高的風(fēng)險管控能力，采用有效的管理策略，對各種風(fēng)險進(jìn)行絕對有效的識別與控制，才能保障企業(yè)健康、快速地發(fā)展。
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作者:邢云 單位:山西金駒煤電化有限責(zé)任公司
