醫(yī)療設備合同管理思考

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摘要：醫(yī)療設備合同管理是醫(yī)療設備管理的重要環(huán)節(jié)，提升醫(yī)療設備合同管理能夠有效提高醫(yī)療設備管理水平，節(jié)約成本提高醫(yī)院效益。本文通從醫(yī)療設備采購合同的生命周期管理入手，結合實際工作經驗，對醫(yī)療設備合同管理提出建議與構想。

關鍵詞：醫(yī)療設備采購合同；合同生命周期管理；采購風險；采購成本

醫(yī)療設備采購合同管理是對醫(yī)療設備采購項目過程中涉及到合同的管理。醫(yī)療設備采購項目的過程是圍繞合同進行的，合同是作為買賣雙方之間的法律文件，是對雙方都具有約束力的協(xié)議。合同管理是一個過程，它保證合同按照一定標準履行，從而充分達到醫(yī)院（買方）和供應商（賣方）約定的合同目的。有效的合同管理是促進合同雙方當事人全面履行合同約定的義務，確保質量、工期、進度等目標實現(xiàn)的重要手段，最終促成采購項目的順利完成。

一、合同的定義：

1、合同又稱為契約、協(xié)議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協(xié)商一致的產物，是兩個以上的意思表示相一致的協(xié)議。只有當事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。

2、依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同?！吨腥A人民共和國民法通則》第85條：合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護?！吨腥A人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。

二、醫(yī)療設備采購合同管理的意義

合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理要保證合同雙方認真履行各自的合同義務，還必須充分協(xié)調好雙方之間的合同行為，分清權責，在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進、合作共贏的伙伴型關系。合同管理時應當遵循以下三個管理的原則：

1、誠信原則

即誠實信用原則，是指當事人在簽訂和執(zhí)行合同時，應該講究誠實、恪守信用，以善意的方式履行合同規(guī)定的義務，不得規(guī)避法律和合同。這里包含著相互關聯(lián)的兩層意思：一是量力而行作出現(xiàn)實、可行的承諾；二是嚴格履行自己的承諾。在一般情況下，應該認為合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的各項條款的意義。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意，遵循對等原則，不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。

2、公平原則

法律是維護公平的，維護在一定的社會歷史條件下，各公民、團體之間的公平。根據公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對合同進行解釋時，應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業(yè)主）的原則進行解釋。在這種情況下，可以理解為業(yè)主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應承擔相應的責任。

3、效率原則

經濟合同其管理與實施當然受經濟學原理的約束。經濟學講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達到既定的目標，或以既定的資源實現(xiàn)目標的最優(yōu)化。在項目管理中，項目經理需要維護的是整個項目的效率，即實現(xiàn)項目質量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優(yōu)。根據效率原則，有時需要比較靈活地執(zhí)行某些合同規(guī)定。需要特別強調的是，必須追求項目整體的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾，某一個分目標的優(yōu)化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。

三、合同生命周期管理在醫(yī)療設備合同管理中的應用

有效的合同管理是對項目采購實施過程中所發(fā)生的或所涉及到的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭議解決、終止與評價的全過程進行的管理。項目采購管理過程所涉及的各種活動構成了合同生命周期。通過對合同生命周期進行管理，在簽訂合同時仔細斟酌合同條款和條件的措詞，盡可能的回避或減輕某些可識別的項目風險，并采取一定的措施以保證項目有效的完成。蘇州大學附屬第二醫(yī)院在設備合同的管理過程中，著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證，為設備的引進和購置決策提供科學依據。合同在產生和完善過程中，做到科學、規(guī)范、嚴謹，發(fā)現(xiàn)誤差及時糾正。同時，合同管理人員積極做好溝通協(xié)調工作，確保環(huán)環(huán)緊扣，流程暢通，執(zhí)行及時、準確、快捷。并且在設備合同生命周期管理過程中，重視了以下幾個環(huán)節(jié)：

3.1設備購置的可行性論證

（1）需求論證。即設備購置的必要性。臨床科室根據各自的功能特點，從滿足患者就醫(yī)的需要、醫(yī)療技術發(fā)展的需要、教學和科研的需要及與醫(yī)院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼，制定合理的設備購置計劃。

（2）效益論證。引進設備前，醫(yī)院根據年度發(fā)展計劃及財務預算，結合醫(yī)院實際情況，對現(xiàn)有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析，以利于準確掌握設備的運行情況及需求度，避免醫(yī)療設備重復購置、設備閑置或使用率低等，造成資源浪費，為設備的引進和購置決策提供科學依據。

（3）市場論證。在進行需求論證的同時，設備采購部門通過調研了解國內外市場行情，收集相關信息資料，引導科室開展業(yè)務。對確定購買的設備，設備采購部門必須對購買的設備進行綜合調研評估，如：使用科室、已知商家及歷史價格等，同時要求參加投標的商家提供全套資質證件及待購設備的主要用戶名單、業(yè)績，了解其市場份額占有率。經嚴格審核后，再在醫(yī)院領導牽頭下，組織相關科室主任、護士長和醫(yī)學專家、工程技術人員以及財務審計等相關人員共同進行醫(yī)療設備招標選型或商務談判，通過貨比三家，選擇性價比較高的商家，確保引進設備的功能先進、質量上乘、價格合理。

3.2設備購置合同的形成

（1）合同簽訂。醫(yī)療設備確定購置后，醫(yī)院和供應商簽訂經濟合同。合同上詳細注明購置設備的產地、品名、規(guī)格型號、配置清單、付款方式、安裝調試、技術培訓、質量保證及維修保養(yǎng)等條款。

（2）合同交接。設備處將經使用科室認可，供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放，由專人編號、蓋合同章后進行分發(fā)。在合同交接過程中，注重細節(jié)，對合同交接的每個環(huán)節(jié)進行書面登記，謹防在交接過程中的遺失和誤差現(xiàn)象。

（3）合同錄入。建立設備合同管理臺賬，及時錄入新的合同信息，以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執(zhí)行合同條款。及時按照固定資產編碼規(guī)則進行錄入固定資產管理系統(tǒng)，做到及時、準確，確保沒有疏漏。

3.3設備購置合同的執(zhí)行管理

（1）設備驗收。設備送達指定地點，由相關人員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收，列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內的進口醫(yī)療設備需進行商檢，調試正常運行后，憑驗安裝驗收單和發(fā)票，錄入固定資產管理庫。

（2）設備付款。合同付款嚴格按照合同條款執(zhí)行，不拖欠款項也不在不具備付款條件的情況下預付合同款。

（3）合同核對。為確保設備合同在執(zhí)行過程中準確無誤，我們建立健全了查對制度，定期由設備處領導、固定資產管理人員和財務處等相關人員參與合同核對，要求賬實相符、合同條款有效執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

3.4設備購置合同的收尾

合同收尾管理就是結束合同管理并結清賬目，結束合同工作和當事人之間的合同關系，進行采購審計并將有關資料收集存檔供未來使用，包括解決所有尚未了結的事項。采購結束后，未決爭議可能需要進入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點：

（1）財務結算退還質保金。

（2）合同建檔設備購置合同及時歸檔。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、建立索引、歸檔。

（3）定期開展采購審計是對從計劃采購過程到管理采購過程的所有過程進行結構化審查。其目的是找出可供其它采購項目借鑒的成功經驗與失敗教訓。

（4）根據合同實施過程的情況，總結合同管理的經驗教訓。

四、結束語

設備管理部門要加強合同管理意識，同臨床科室、資產管理部門以及法務部門積極合作，提高合同管理水平，通過規(guī)范的流程和完善的制度依法管理，實現(xiàn)對醫(yī)院設備采購合同的全生命周期管理。

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作者：楊儀 單位：蘇州大學附屬第二醫(yī)院醫(yī)療設備處