企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范

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摘要：企業(yè)合同管理是企業(yè)管理工作中的一個(gè)重要組成部分。本文系統(tǒng)分析了合同管理中存在的資格審核不嚴(yán)格、條款約定不詳細(xì)、履約監(jiān)管不到位、歸檔管理不規(guī)范等方面的風(fēng)險(xiǎn)，闡述了企業(yè)合同簽訂全過(guò)程中需要完成的主要工作，提出了加強(qiáng)人員培訓(xùn)、完善管理機(jī)構(gòu)、健全管理制度、規(guī)范合同管理的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：合同管理；風(fēng)險(xiǎn)；防范

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，合同管理在企業(yè)中的地位及重要性日益凸顯，防范合同管理中出現(xiàn)的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展具有非常重要的意義。合同的內(nèi)容及風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)越來(lái)越被企業(yè)的高層管理者們所高度重視。為建立健全企業(yè)合同管理體系，提升合同管理水平，要對(duì)合同的審核、擬制、履約、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行分析研究，制定規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施，確保企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

一、企業(yè)合同管理的重要性

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)給企業(yè)帶來(lái)了無(wú)限的商機(jī)，這需要通過(guò)簽訂合同來(lái)規(guī)避其中的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)合同進(jìn)行有效的管理和控制，督促合同簽約各方認(rèn)真自覺(jué)的履行合同相關(guān)條款，安全真實(shí)的開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，因此合同管理就顯得尤為重要。合同管理主要包括調(diào)研、談判、草擬、簽訂、履約、變更、轉(zhuǎn)讓、終止，通過(guò)對(duì)合同的審查、監(jiān)督和控制進(jìn)行全過(guò)程、系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化的管理。合同管理能夠讓企業(yè)通過(guò)對(duì)合同條款的把控，及時(shí)調(diào)整市場(chǎng)策略，滿(mǎn)足市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需求，有效應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的各種風(fēng)險(xiǎn)，合同管理能加強(qiáng)企業(yè)的自身約束力，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，使企業(yè)各部門(mén)在各個(gè)環(huán)節(jié)中有效地配合，從而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，只有維護(hù)企業(yè)信譽(yù)、提高經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)合同管理，才能保證企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，有效的規(guī)避簽約雙方的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，減少或避免合同各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來(lái)的不必要損失。

二、企業(yè)合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)蘊(yùn)含在合同管理的全過(guò)程中，在全生命周期管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.企業(yè)資格審核不嚴(yán)格如果合同簽訂前不嚴(yán)格審核對(duì)方資質(zhì)，就無(wú)法了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)情況、履約能力、質(zhì)量保證能力、是否具備特定資質(zhì)、是否具備承擔(dān)合同約定項(xiàng)目的能力，以及經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是否符合國(guó)家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是否符合招標(biāo)要求，委托人是否具備權(quán)、有無(wú)越權(quán)問(wèn)題等，若在未審核資質(zhì)的情況下，盲目簽訂合同，對(duì)方就有可能無(wú)法按照約定履行合同中的相關(guān)條款，使企業(yè)遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，造成人力物力等資源的浪費(fèi)。2.合同條款約定不詳細(xì)企業(yè)在簽訂合同時(shí)，經(jīng)常因?yàn)楹贤瑑?nèi)容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性，或者文字不嚴(yán)密、用詞含糊不清、模棱兩可，導(dǎo)致存在嚴(yán)重漏洞，容易使人產(chǎn)生歧義，引發(fā)爭(zhēng)議或者重大誤解，甚至基本條款缺失、其他條款遺漏，尤其是違約責(zé)任劃分不明確、質(zhì)量責(zé)任表達(dá)不清晰，造成事后扯皮現(xiàn)象。還有在合同變更時(shí)，為了圖一時(shí)的省事，沒(méi)有簽訂合同變更協(xié)議，只是口頭約定，沒(méi)有留存書(shū)面證據(jù)，一旦發(fā)生糾紛就難以取證，難以劃分責(zé)任，這些因?yàn)楹贤旧泶嬖诘娜毕菥蜁?huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩或經(jīng)濟(jì)損失。3.合同履約監(jiān)管不到位合同在執(zhí)行過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些變化，尤其是重大項(xiàng)目、條款復(fù)雜且數(shù)量較多、有效期限較長(zhǎng)的合同會(huì)因?yàn)椴煌虬l(fā)生一些情況和形式的變化，雖然合同在簽訂之前通過(guò)了合同審查，但合同審查僅僅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企業(yè)認(rèn)為合同管理就是合同審查，缺乏對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)管，導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)管理部門(mén)不能在合同的執(zhí)行過(guò)程中依據(jù)合同中的條款對(duì)具體實(shí)施部門(mén)進(jìn)行有效的管理和控制。4.合同歸檔管理不規(guī)范合同簽訂后，合同文本應(yīng)該交合同歸口管理部門(mén)登記編號(hào)，將原件進(jìn)行歸檔，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中保管。但是在有的企業(yè)中，這些合同簽署后的管理相對(duì)比較混亂，合同簽署完成后，不能及時(shí)將合同文本交給歸口部門(mén)，導(dǎo)致不能及時(shí)歸檔，可能會(huì)擴(kuò)大合同內(nèi)容的知悉范圍或造成合同文本的丟失，甚至不進(jìn)行正規(guī)的審批流程私自復(fù)印合同文本，存在失泄密等重大安全隱患；合同借閱時(shí)，借閱人必須按照借閱制度完成審批手續(xù)，否則就會(huì)存在合同中商業(yè)和技術(shù)秘密被泄露的隱患。

三、加強(qiáng)企業(yè)合同簽訂全過(guò)程管理

為規(guī)避企業(yè)合同擬制、簽訂和履約全過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須做好以下工作：1.全面提供企業(yè)資格審核資料合同簽訂需要識(shí)別和防范合同風(fēng)險(xiǎn)，簽約方需對(duì)企業(yè)資質(zhì)和合同信譽(yù)等方面資料進(jìn)行審查，企業(yè)應(yīng)該在合同簽訂前詳細(xì)提供企業(yè)基本情況、注冊(cè)資金、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、銷(xiāo)售情況等方面的資料，確保簽約方對(duì)企業(yè)資格審查不出漏洞，獲得簽約資格。2.詳細(xì)擬制合同條款及內(nèi)容企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，在合同通用條款的基礎(chǔ)上，修改適合本項(xiàng)目且用詞恰當(dāng)、條款清晰、責(zé)任分明、約束條件完善的專(zhuān)用條款，嚴(yán)格落實(shí)合同評(píng)審及審批制度，從而規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)、使合同的準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、合法性、有效性、可行性得到充分的體現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)良好收益。3.完善合同履約監(jiān)控和管理合同管理部門(mén)必須高度重視合同履行過(guò)程中的監(jiān)管。企業(yè)在合同履約過(guò)程中，當(dāng)遇到對(duì)方執(zhí)行能力發(fā)生變化、對(duì)方或者本方違約等各種突發(fā)情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)簽訂相關(guān)補(bǔ)充、變更協(xié)議或解除合同，確保企業(yè)權(quán)益不受侵害，努力將各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

四、企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的防范對(duì)策

1.加強(qiáng)合同管理人員教育培訓(xùn)教育培訓(xùn)是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)“以人為本”管理理念的一項(xiàng)重要舉措，通過(guò)定期組織教育培訓(xùn)，邀請(qǐng)相關(guān)法律專(zhuān)家對(duì)合同管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行授課指導(dǎo)，可以使他們的素質(zhì)和管理水平在學(xué)習(xí)中得到大幅提升，掌握《合同法》的相關(guān)知識(shí)，提高法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，也有助于強(qiáng)化相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)合同中存在的問(wèn)題進(jìn)行處理的能力和技巧，有效的規(guī)避合同實(shí)際操作中的風(fēng)險(xiǎn)，教育培訓(xùn)必須長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈的進(jìn)行，才能保證培訓(xùn)效果、達(dá)到教育的真實(shí)目的。2.建立完善合同管理機(jī)構(gòu)有效的合同管理必須要有完善的合同管理機(jī)構(gòu)作為前提保障，也是企業(yè)能夠正常經(jīng)營(yíng)、提高經(jīng)濟(jì)效益的必備途徑，完善合同管理機(jī)構(gòu)要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，行使法律事務(wù)咨詢(xún)、商務(wù)事務(wù)咨詢(xún)、合同日常管理、合同風(fēng)險(xiǎn)管理等職能，進(jìn)行全方位、智能化的有效管理，涉及合同的審批、簽訂、履行、監(jiān)督、控制等環(huán)節(jié)，切實(shí)保證企業(yè)的相關(guān)政策、規(guī)程與合同法的法律法規(guī)相一致，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，有效的防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生、規(guī)避企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。3.制定健全合同管理制度制定符合企業(yè)自身特點(diǎn)、嚴(yán)密齊全的合同管理制度是企業(yè)合同管理實(shí)施的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，合同管理制度包含企業(yè)合同管理制度和合同風(fēng)險(xiǎn)防范內(nèi)控制度兩方面內(nèi)容，合同管理制度使合同管理的全過(guò)程有法可依、有據(jù)可循，明確劃分合同管理機(jī)構(gòu)職責(zé)、確立合同審批及評(píng)審制度、完善法人授權(quán)書(shū)制度及合同專(zhuān)用章申請(qǐng)使用制度，有效的規(guī)范合同管理過(guò)程中各步驟的操作，而完善的防范合同風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制制度則可以對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管和控制，通過(guò)改善企業(yè)內(nèi)部管控的優(yōu)良環(huán)境，使企業(yè)合同管理制度持續(xù)不斷地完善和創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展壯大創(chuàng)造有利條件。4.落實(shí)合同規(guī)范化管理合同的規(guī)范化管理，是提升合同管理效率的主要途徑，只有規(guī)范化的管理，才能使合同有效、如期履行，因此就要求企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格落實(shí)合同管理的相關(guān)制度和規(guī)定，任何人都有合同保密工作的義務(wù)。在合同歸檔時(shí)，應(yīng)該及時(shí)，確保合同安全完好的交給檔案管理部門(mén)，借閱使用時(shí)，必須認(rèn)真辦理借閱審批手續(xù)，使用完畢及時(shí)歸還，控制合同內(nèi)容的知悉范圍，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

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作者:范瑋 單位:中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所