軌道交通工程資料管理發(fā)展進程研究

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摘要：近二十年來，國家及地方有關(guān)工程資料管理方面的行業(yè)標準發(fā)生了很大變化，歸檔范圍更加全面、細化、整理標準更加規(guī)范。本文通過全面梳理工程資料管理相關(guān)行業(yè)標準的變化，分析、總結(jié)工程資料，特別是軌道交通行業(yè)工程資料管理要求的變化情況和發(fā)展進程。

關(guān)鍵詞：工程資料；工程項目；標準；規(guī)程；文件

工程資料作為記載工程施工活動全過程的重要原始記錄，其管理是否規(guī)范能夠側(cè)面反映一個工程項目的管理是否科學(xué)、規(guī)范，工程資料的妥善保管對日后的工程竣工驗收、工程審計、設(shè)備設(shè)施維護維修、工程改擴建等工作的查閱參考具有重要價值。隨著國家對基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不斷加強，社會各界對工程資料管理越來越重視。特別是隨著近十多年來軌道交通行業(yè)的快速發(fā)展，工程資料管理相關(guān)行業(yè)標準，包括軌道交通行業(yè)工程資料管理標準都在不斷更新完善，對工程資料整理的標準、專業(yè)細化和歸檔范圍的要求在不斷提高，推動了工程資料管理水平的不斷提升。

一、工程資料行業(yè)標準發(fā)展變化情況

1.2002版國家行業(yè)標準。2002年，國家檔案局《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002），標準針對建設(shè)項目文件的管理特點，規(guī)定了國家重大建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理的要求和方法，適用于國家重大建設(shè)項目的新建、改建、擴建和技術(shù)改造項目，對竣工資料的編制、整理、歸檔范圍和驗收工作做了詳細規(guī)定，并針對建設(shè)、施工和設(shè)計單位對于每項文件的保管期限進行了劃分，為我國開展建設(shè)項目工程資料管理工作提供了指導(dǎo)性依據(jù)。

2.2003版北京市地方標準。2003年，北京市建設(shè)委員會、北京市規(guī)劃委員會聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DBJ01—51—2003）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DBJ01—71—2003），第一次以地方標準的形式規(guī)范了建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理的職責(zé)、分類、編號、歸檔范圍、整理要求、驗收及移交要求等，適用于新建、改建、擴建工程，明確規(guī)定了工程資料驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進行，工程資料不符合要求的，不得進行工程竣工驗收。兩本規(guī)程將工程資料劃分為四類，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖，對建設(shè)單位、勘察、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位及城建檔案館的職責(zé)以及通用職責(zé)進行了規(guī)定。在各類資料管理方面，以流程圖的形式詳細規(guī)定了每類資料的管理流程及驗收流程，對每類資料的歸檔內(nèi)容、歸檔保存單位及每項表格的模板給出了明確規(guī)定?？梢哉f，直至今日，2003版標準第一次全面梳理和規(guī)范了工程資料管理的內(nèi)容和要求，為規(guī)范開展工程資料管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

3.2008版北京市工程建設(shè)技術(shù)企業(yè)標準。2008年，北京市軌道交通建設(shè)管理有限公司（以下簡稱建管公司）組織相關(guān)單位制定了《軌道交通工程資料管理規(guī)程（土建篇）》（QGD—001—2008），經(jīng)北京市建設(shè)委員會審批，適用于建管公司管理的軌道交通土建專業(yè)工程。此規(guī)程參照2003版規(guī)程制定，規(guī)定了軌道交通土建專業(yè)工程資料管理的職責(zé)、分類、編號、歸檔范圍、整理要求、驗收及移交要求等，是北京市軌道交通行業(yè)第一個企業(yè)標準，是在2003版規(guī)程基礎(chǔ)上專門針對軌道交通行業(yè)制定的標準，為開展軌道交通專業(yè)工程資料管理工作提供了標準和依據(jù)。

4.2010、2011版北京市地方標準。2010、2011年，北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會、北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局對原2003版規(guī)程進行了修訂，聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T808—2011），兩本規(guī)程和2003版規(guī)程的適用范圍一樣，但是在內(nèi)容上總結(jié)了北京市工程資料管理的經(jīng)驗，充分考慮了建筑行業(yè)施工管理的發(fā)展變化情況，在2003版規(guī)程基礎(chǔ)上進行了修訂。例如，在“管理職責(zé)”方面，將原規(guī)程中對建設(shè)單位和參建各方行為的管理轉(zhuǎn)向?qū)こ藤Y料本身的管理，將“驗收與移交”改為“移交歸檔”，增加了“基本規(guī)定”章節(jié)，對工程資料管理的基本要求進行了明確，增加了“竣工圖編制”“編制組卷”章節(jié)，對工程資料的重要組成部分——竣工圖的管理要求進行了詳細規(guī)定，對組卷原則和案卷構(gòu)成進行了明確。

5.2015版北京市工程建設(shè)技術(shù)企業(yè)標準。2015年，建管公司組織相關(guān)單位編制了《軌道交通工程資料管理規(guī)程》（QGD—001—2015），經(jīng)北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會審批，與2008版企標的使用范圍一樣。此規(guī)程是在2008版規(guī)程基礎(chǔ)上，結(jié)合2010、2011版地方標準進行了修訂，最大的變化是增加了機電專業(yè)的歸檔范圍和表格模板，以及電子檔案管理相關(guān)規(guī)定。此規(guī)程在2008版規(guī)程上對專業(yè)進行了擴充和細化，對于軌道交通行業(yè)設(shè)備專業(yè)工程資料管理邁進了一步。

6.2017版北京市地方標準。2017年6月28日，北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會、北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2017）、《城市軌道交通工程資料管理規(guī)程》（DB11/T1448—2017），兩本規(guī)程的適用范圍不同?！督ㄖこ藤Y料管理規(guī)程》適用于新建、改建、擴建建筑工程資料的管理，而《城市軌道交通工程資料管理規(guī)程》專門適用于軌道交通行業(yè)新建、改建、擴建及系統(tǒng)設(shè)備升級改造工程資料管理。從適用范圍來說，前者更具有普遍性，后者更具有針對性、行業(yè)性、專業(yè)性。從內(nèi)容上，《建筑工程資料管理規(guī)程》是在原2010版規(guī)程基礎(chǔ)上，對部分章節(jié)條款進行了補充完善、調(diào)整，增加了工程質(zhì)量承諾書和電子資料、電子檔案管理要求?！冻鞘熊壍澜煌üこ藤Y料管理規(guī)程》則是在2008版、2015版企業(yè)標準的基礎(chǔ)上，將專業(yè)進行了擴充，基本涵蓋了目前軌道交通行業(yè)的所有專業(yè)，對這些專業(yè)的歸檔范圍、表格以及產(chǎn)權(quán)單位、建設(shè)單位、運營單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、檔案館各自的歸檔內(nèi)容進行了明確規(guī)定，同時增加了“著錄”章節(jié)?？梢哉f，這本規(guī)程是目前北京市軌道交通行業(yè)工程資料管理比較權(quán)威的指導(dǎo)性文件，涵蓋的專業(yè)全，分類和編號等規(guī)定都較為細致、全面，為軌道交通行業(yè)工程資料管理提供了標準和依據(jù)。

7.2018版國家行業(yè)標準。2018年，國家檔案局《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018），此標準是目前有關(guān)工程資料管理的最新標準，是在2002版國標的基礎(chǔ)上進行的修訂，將管理對象由“國家重大建設(shè)項目檔案”調(diào)整為“建設(shè)項目檔案”，增加了項目檔案工作組織及職責(zé)、制度規(guī)范建設(shè)，增加了項目文件管理、項目檔案管理規(guī)定，增加了項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定，對各單位各類文件的保管期限進行了統(tǒng)一規(guī)定。

二、行業(yè)標準的變化對工程資料管理的影響

綜合近二十年來工程資料行業(yè)標準的變化，可以看出，無論從國家、地方還是企業(yè)，對工程資料管理的重視程度越來越高，對工程資料的過程管控越來越規(guī)范，工程資料收集、整理、編目、組卷、驗收、移交、歸檔等各環(huán)節(jié)工作越來越規(guī)范化和標準化。

1.將管理重心逐漸向工程資料的過程管理方面傾斜。2010、2011版規(guī)程相較于2003版規(guī)程，在“管理職責(zé)”方面，將原規(guī)程中對建設(shè)單位和參建各方行為的管理轉(zhuǎn)向?qū)こ藤Y料本身的管理，更加突出對工程資料的過程控制和管理，更加符合工程資料的形成規(guī)律，這種管理機制更加有利于確保工程資料收集齊全、管理規(guī)范。

2.對工程資料的歸檔范圍逐漸細化和全面。以軌道交通行業(yè)工程資料管理標準為例，在2008版、2015版企業(yè)標準中，僅僅規(guī)定了軌道交通部分專業(yè)的整理和歸檔要求，缺少對大部分設(shè)備專業(yè)歸檔范圍的界定。在2017版地方標準出臺前，軌道交通行業(yè)對于工程資料的管理和驗收，都只能參考土建專業(yè)地方標準，但是由于土建專業(yè)和各個設(shè)備專業(yè)形成的工程資料類別和內(nèi)容差別巨大，造成諸如車輛、通信、信號、供電、自動售檢票、門禁、火災(zāi)自動報警及氣體滅火、環(huán)境與設(shè)備監(jiān)控、人防、屏蔽門、電梯等專業(yè)的歸檔范圍沒有依據(jù)性文件。2017版地方標準最大的特點就是基本涵蓋了軌道交通行業(yè)的所有專業(yè)，內(nèi)容齊全、分類細致，解決了軌道交通行業(yè)工程資料歸檔的燃眉之急。

3.對工程資料的類別劃分更加細致，內(nèi)容更加全面。隨著工程項目管理的日益規(guī)范，工程資料收集的范圍更加廣泛，內(nèi)容更加全面，行業(yè)標準對于工程資料各類的劃分更加細致和全面。以軌道交通行業(yè)工程資料管理標準為例，工程資料劃分為基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖四類，每類資料下面又細分為很多小類，隨著工程資料管理的規(guī)范化，各類資料歸檔的內(nèi)容不斷豐富，分類更加細致。如2017版地方標準在2010、2011版地方標準的基礎(chǔ)上，對招投標和合同文件的歸檔內(nèi)容進行了更加全面的規(guī)定，包括勘察招投標文件、設(shè)計招投標文件、拆遷招投標文件、施工招投標文件、監(jiān)理招投標文件、勘察合同、設(shè)計合同、拆遷合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料、設(shè)備采購合同。

4.對電子文件和電子檔案管理更加重視。無論是國家行業(yè)標準，還是地方標準，在最近幾年出臺的標準中都無一例外的增加了電子文件歸檔和電子檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，2020年6月20日剛剛修訂的《中華人民共和國檔案法》新增加了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。可見，加強工程項目電子文件管理是大勢所趨。

三、依法依規(guī)，做好工程資料管理的建議

工程資料作為工程項目的重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改擴建、更新改造的歷史憑證。目前，隨著各級政府和企事業(yè)單位對工程資料管理的重視程度不斷加強，結(jié)合上述行業(yè)標準的變化，做好工程資料管理，應(yīng)著重從以下幾方面加強。

1.應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。從工程項目的立項、可研階段起，工程資料就形成了，因此在工程資料收集工作中，應(yīng)對按照“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的原則，在工程項目建設(shè)過程中形成的具有查考利用價值的各種載體和形式的文件均應(yīng)收集齊全，確保各類文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，在此基礎(chǔ)上，對照歸檔范圍，對各階段形成的文件進一步查缺補漏。在收集內(nèi)容上，每個階段形成的工程資料都有需要重點收集的內(nèi)容，如前期文件，要重點收集決策立項文件、招投標與合同文件、竣工驗收及備案文件、商務(wù)文件等；施工資料，要重點收集施工組織設(shè)計、施工方案等施工管理類文件，以及施工總結(jié)、竣工報告、過程驗收資料、工程質(zhì)量驗收記錄等驗收類文件；監(jiān)理資料，要重點收集監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、會議紀要、工程款支付證書、竣工移交證書、工程質(zhì)量評估報告等；竣工圖要將各專業(yè)圖紙收集齊全、簽章手續(xù)完備；照片檔案應(yīng)將施工前、施工過程中及竣工后的各階段重要照片收集齊全，并配有相關(guān)文字說明。隨紙質(zhì)文件形成的各類電子文件也應(yīng)按紙質(zhì)文件的歸檔范圍收集齊全歸檔。

2.依法依規(guī)，規(guī)范整理。在收集工作基礎(chǔ)上，根據(jù)相應(yīng)的國家、地方行業(yè)標準規(guī)范整理各類文件。以一個單位工程為單位整理組卷，在整理時要遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，做到分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。工程資料的整理要與工程建設(shè)的進度保持一致，做到隨收集隨整理，各類簽字蓋章手續(xù)要完備，字跡清楚，圖樣清晰，書寫材料要符合歸檔要求。特別是要注意對竣工圖的整理，圖紙內(nèi)容與工程竣工時的現(xiàn)狀要相符，對于因設(shè)計變更、洽商、圖紙會審等原因造成圖紙內(nèi)容有變化的，要按照規(guī)范要求標明圖紙改繪依據(jù)。在組卷時，要嚴格按照工程資料的四大類別分別組卷，每一類別中的歸檔內(nèi)容要齊全、完整，對于卷盒、目錄、檔號章、竣工圖章、頁碼、備考表等的制作要嚴謹認真，檔案裝訂和裝具要符合規(guī)范要求。

3.嚴格驗收，按時移交。工程資料驗收是工程資料管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，工程資料要與工程項目同步驗收，在項目結(jié)算工作中，必須將工程資料驗收是否合格作為工程結(jié)算的必備條件之一。為了確保工程資料一次性順利通過驗收，應(yīng)在工程完工后，由監(jiān)理單位組織相關(guān)單位的檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員共同對工程資料進行預(yù)驗收。檔案人員從工程資料的整理是否符合歸檔要求把關(guān)，專業(yè)技術(shù)人員從工程資料的內(nèi)容是否齊全、完整、準確的角度把關(guān)，檢查人員將所有問題提出并確認整改完畢后，再由建設(shè)單位組織對工程資料進行正式驗收。通過這種方式能夠有效提高驗收工作效率，促進工程資料一次性通過驗收。

4.檔案部門提前介入，參建單位健全機制。由于專業(yè)部門重視程度不夠等原因，造成有些單位檔案工作與工程管理工作脫節(jié)，檔案部門有時到了竣工驗收階段才參與到工程管理中，造成工程資料的收集、整理等環(huán)節(jié)被延誤，工程資料缺失、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生，后果無法彌補。因此檔案部門要有意識地主動作為，如在年初工程項目計劃制訂后，主動與工程管理部門聯(lián)系，提前參與到工程資料的管理工作中，做到工程建設(shè)到哪里，檔案工作就延伸到哪里。按照工程進度計劃倒排工期，確保檔案的收集、整理工作與工程進度保持同步。對于工程設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位來說，對工程資料的管理負有主要責(zé)任、第一責(zé)任，在成立工程項目部時，各單位應(yīng)配備專職資料人員，并且要經(jīng)過相應(yīng)的培訓(xùn)，了解工程資料管理的標準和要求。參建各單位要確保各自形成的資料內(nèi)容真實、準確、完整、齊全，及時對相關(guān)資料進行簽認。工程驗收前，各參建單位的主管（技術(shù)）負責(zé)人應(yīng)對本單位形成的工程資料進行審查，對于發(fā)現(xiàn)的問題舉一反三、及時整改，合格后申請工程預(yù)驗收。工程驗收合格后，各參建單位應(yīng)將工程資料按照合同或協(xié)議約定的時間、套數(shù)移交給相關(guān)單位，辦理移交手續(xù)。工程資料是工程項目質(zhì)量的一個縮影，工程資料管理情況能夠很好地反映建設(shè)單位、參建各方對工程管理的態(tài)度和工程質(zhì)量。作為工程項目竣工后留下的歷史痕跡，參建各方應(yīng)本著對歷史負責(zé)、對工程負責(zé)、對未來負責(zé)的態(tài)度，做好工程資料的過程管理，提高工程資料質(zhì)量和水平。

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作者:孔旸 單位:北京市地鐵運營有限公司