學位與研究生教育管理系統(tǒng)創(chuàng)新思考
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摘要：信息時代的學位與研究生教育管理系統(tǒng)在很大程度上提高了研究生管理工作的效率，實現(xiàn)了各個工作環(huán)節(jié)之間的資源共享，推動了學位與研究生教育管理工作的規(guī)范化和科學化。本文結合江西師范大學辦學實際，分析了當前高校學位與研究生教育管理系統(tǒng)普遍存在的不足，圍繞學位與研究生管理系統(tǒng)在新形勢下的創(chuàng)新路徑進行了初步探究，認為在新形勢下，高校的學位與研究生教育管理系統(tǒng)應該從數據源唯一、涵蓋學科建設、豐富用戶分級權限、取代日常管理和增加人性化設計等方面加以改善和提升。
關鍵詞：研究生管理；學位管理；信息系統(tǒng)
隨著國內高校研究生招生規(guī)模的不斷擴大和招生類型的不斷增多，現(xiàn)有的學位與研究生教育管理系統(tǒng)逐漸不能滿足形勢發(fā)展的需要。如何從這種量大且重復性強的工作中解放出來，提高管理水平和工作效率，將更多精力投入到研究生教育研究及培養(yǎng)質量監(jiān)控等方面，已成為研究生管理部門亟待解決的問題。①
1當前學位與研究生教育管理系統(tǒng)的主要功能
（1）對研究生的信息進行分類管理。這是研究生管理系統(tǒng)的原始和基礎功能，涵括了從研究生學籍注冊、選課排課、成績錄入到學位信息及畢業(yè)數據管理各基本環(huán)節(jié)。其主要功能是將研究生個人學籍信息保存在電子數據庫，并分別調用于培養(yǎng)各階段，同時賦予該用戶組一定的互動權限。
（2）對導師的信息進行規(guī)范化管理。與本科生管理系統(tǒng)最大的不同，就在于研究生管理系統(tǒng)中必須具備導師信息管理的功能。這是對具備導師資格的教師專門開設的用戶組管理模塊，主要功能是對校內導師和校外導師信息進行監(jiān)督與管理，為導師甄選和導師聘任提供依據，同時賦予該用戶組一定的研究生管理權限。
（3）為管理部門提供完善的信息數據平臺。系統(tǒng)管理員負責同步和監(jiān)督校內各個學科的建設和發(fā)展情況，為學科評估和領導決策提供依據。研究生管理系統(tǒng)將各項管理模塊化，每項內容都是一個獨立的子模塊，每個子模塊之間既相互聯(lián)系，又彼此制約，極大提高了管理部門的工作效率。
2新形勢下學位與研究生教育管理系統(tǒng)存在的不足
（1）數據來源不唯一，數據庫銜接不連貫。研究生管理教育系統(tǒng)是既一個綜合性的事務管理和信息處理平臺，也是一項復雜的信息共享過程。目前，學校研究生管理系統(tǒng)的數據來源是多方面的，有招生錄取數據庫、財務繳費報到數據庫、注冊在籍數據庫，甚至還有在培養(yǎng)過程中的各類手動錄入數據庫。這些數據均有自行一體的統(tǒng)計標準，相互之間很容易產生差異。這些有差異的數據源使得研究生管理系統(tǒng)中數據混亂，出現(xiàn)在籍人數與畢業(yè)人數對不上、學生信息錯誤臨時核對修改等現(xiàn)象，直接影響了研究生管理的公信力，降低了工作效率。
（2）與學科建設聯(lián)系不緊密。當前學校使用的研究生管理系統(tǒng)的基本功能仍然主要是圍繞研究生學籍管理與培養(yǎng)管理，基本不涉及學科建設。隨著近年高校學科建設的發(fā)展，研究生教育越來越受到重視，研究生的培養(yǎng)和管理也與學科建設日益緊密。現(xiàn)有的研究生教育管理系統(tǒng)無法完成與學科建設相關的數據錄入、數據共享、數據審核、信息服務等工作，致使學校研究生教育管理系統(tǒng)不能發(fā)揮其特有的優(yōu)勢，為學科建設服務。
（3）導師管理功能不夠完善，導師特色功能不明顯。導師在研究生的學習管理中發(fā)揮著極其重要的作用，應把導師管理育人的功能貫穿始終。但學校當前的研究生管理教育系統(tǒng)僅側重于為研究生提供服務，對導師的管理不夠突出和具體。導師不能通過系統(tǒng)對研究生進行日常管理，不能通過系統(tǒng)對研究生的成績考核、開題時間、開題評價、中期檢查、論文題目修改等培養(yǎng)質量進行有效監(jiān)控。很多導師至今仍然用E-mail和QQ等工具完成這些工作。
（4）在程序上不能涵蓋研究生培養(yǎng)全過程。研究生培養(yǎng)是一系列復雜的管理過程，全過程包括日常管理，論文答辯，學位授予，導生互選等等。各個過程相互聯(lián)系，缺一不可，否則不能體現(xiàn)研究生的全面發(fā)展。而學校目前使用的研究生管理教育系統(tǒng)并不能涵蓋其所有方面。
（5）學術型與專業(yè)型碩士在系統(tǒng)管理中差別不大，無法體現(xiàn)出專業(yè)型碩士的特點。學術型碩士與專業(yè)型碩士在研究領域的側重點不同，研究方法細節(jié)上存在較大差異，尤其在雙導師式的管理模式與實踐工作中，兩者的差異更為明顯。專業(yè)學位研究生的培養(yǎng)以專業(yè)實踐為導向，重視實踐和應用，培養(yǎng)在專業(yè)和專門技術上受到實踐訓練的高層次人才，對專業(yè)實踐有很高的要求。學校目前使用的研究生教育管理系統(tǒng)并沒有將兩類碩士明顯分開，仍然沿用傳統(tǒng)的學術型研究生管理體系，在管理方式上不能突出專業(yè)型碩士的培養(yǎng)特殊性，與其培養(yǎng)方案有明顯的沖突。針對專業(yè)型研究生培養(yǎng)方案模式不同，單獨設置學術性研究生模塊，結合雙導師制和實踐基礎培養(yǎng)的流程，實現(xiàn)校內外管理同步，這樣既方便導師對學生的管理，也方便學生對個人信息的查詢與核對。
3學位與研究生教育管理系統(tǒng)的創(chuàng)新路徑
（1）以招生錄取數據庫為唯一數據源，建立一個快捷導入導出的數據庫轉換系統(tǒng)。數據庫技術是管理信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等各類信息系統(tǒng)的核心部分，是進行科學研究和決策管理的重要技術手段。因此，新型的數據庫倒入導出管理系統(tǒng)的建立是無比迫切的。新的研究生管理系統(tǒng)，必須保證數據源的唯一性，即以招生錄取的原始數據庫為基礎，在管理過程中，逐步增加數據和表單，能夠便捷地導出和轉換數據，供其他管理單位所用。新系統(tǒng)建立后，研究生能在學籍結束時快速導出學籍表、學位授予和個人信息等，管理員能便捷地一鍵導出國家就業(yè)系統(tǒng)所要求的數據庫格式……這種唯一性將大大減少數據出錯率，節(jié)省大量的時間和精力，有效利用信息資源，提高工作效率。
（2）突破傳統(tǒng)的研究生管理觀念，建立涵蓋面更廣的學位與研究生教育管理體系。首先，要在管理系統(tǒng)中增加學科建設管理模塊，并以學科建設為基礎，將學位點建設與研究生招生學科方向進行動態(tài)互聯(lián)。學科數據與研究生管理數據互通共享，結合國家對學科建設的各項評估體系自動生成。其次，研究生管理系統(tǒng)應該開發(fā)研究生思想政治教育模塊，強化導師育人功能，樹立導師與學生一起成長的思想。
（3）增設用戶權限分級新模塊，豐富用戶組織權限和功能。除了傳統(tǒng)的普通學生用戶、普通教師用戶、學院管理員用戶、學校管理員用戶、系統(tǒng)管理員用戶以外，新增設導師用戶組。導師用戶組又細分為校外導師和校內導師，既建立了校內外導師間的信息交流平臺，又增強了導師對學生監(jiān)督與管理。在充分了解與掌握專業(yè)學位研究生培養(yǎng)方案的功能與特性的基礎上，單獨設置專業(yè)型研究生模塊，針對專業(yè)學位研究生對其在校外實踐學習中進行管理與考察，結合雙導師制和實踐基礎培養(yǎng)的流程，對所指導的研究生進行方便快捷的日常管理，實現(xiàn)校內外管理同步，這樣既加強了導師對學生的管理，也方便研究生對個人信息的查詢與核對。研究生還可以通過這一渠道對導師進行評價，學校也可以對導師進行監(jiān)督與評估，從而有效保證研究生培養(yǎng)質量。
（4）將研究生日常管理移植到網絡管理中，真正實現(xiàn)網絡化。新形勢下，將更多的研究生教育管理工作實行網絡化是一種必然，例如網上招生系統(tǒng)、網上研究生管理信息系統(tǒng)等。運用網絡平臺實現(xiàn)無紙化辦公，充分發(fā)揮資源共享，完善逐級審核制度，實現(xiàn)“學生-導師-院系-學校-學生”的日常管理流程。在研究生請銷假、評獎評優(yōu)評先、“扶困”、“三助”等研究生日常管理工作中，實現(xiàn)網絡審批，簡化繁冗程序；在學位論文評審中，實現(xiàn)“畢業(yè)論文上傳-導師審閱-學院-匿名評審-結果反饋”的網絡化評審流程，既能杜絕學術不端又能極大減少人為影響因素，嚴把學生畢業(yè)論文關。充分運用計算機技術和網絡手段，通過將業(yè)務管理與流程管理分離，使系統(tǒng)具備了良好的可擴展性，實現(xiàn)了信息共享，保證了學位信息準確規(guī)范。②
（5）加強系統(tǒng)的人性化設計，完善各模塊的數據統(tǒng)計功能。針對研究生教育管理過程復雜程度，努力提高系統(tǒng)使用的兼容性和易操作性，確保不同版本和操作環(huán)境的計算機網絡都能正常瀏覽和使用系統(tǒng)，這也是系統(tǒng)開發(fā)對網絡環(huán)境適應能力的體現(xiàn)。③通過對各模塊統(tǒng)計功能的開發(fā)和完善，使系統(tǒng)在數據倉庫、決策、管理等方面有所突破，可以為研究生學習、導師教學、科研和管理發(fā)揮更大作用。與此同時，可以開發(fā)私人小助手等功能，作為網頁機器人的形式，在用戶登錄時便提醒用戶的近期工作或任務、危機預警信息等，給用戶以指導作用?；蛘咄ㄟ^短信通知的形式，加強用戶與系統(tǒng)間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息及時共享。再者，目前手機網絡的普及率已經超越計算機，所以構建手機APP是拓寬用戶渠道的必然形式。
注釋
①蒲芳.研究生管理系統(tǒng)為學位管理的規(guī)范化提供保障[J].甘肅科技,2008.5(174).
②王素美,黃宗英,來天平.基于業(yè)務流程的學位管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].華東師范大學學報(自然科學版),2015.3(330).
③劉偉.研究生學位管理信息系統(tǒng)的設計與應用[J].北京教育(高教),2014.8(133).
作者：：李非 徐華銀 肖子良 單位：江西師范大學
