企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究

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【摘要】隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷前進(jìn)，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)發(fā)展到了各行各業(yè)，這就為企業(yè)檔案管理工作帶來有利契機(jī)。檔案管理系統(tǒng)，既可以解放人力，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，又可以提升企業(yè)資源的調(diào)取和共享效率，有效服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。本文從企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)入手，進(jìn)而分析了系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容、設(shè)計(jì)原則、體系架構(gòu)、系統(tǒng)功能，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；建設(shè)；研究

前言

檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以解決企業(yè)實(shí)時(shí)快速辦公的需求，可以提高企業(yè)的工作效率，可以實(shí)現(xiàn)靈活高效的管理模式，可以轉(zhuǎn)變服務(wù)方式從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變。因此加大檔案信息化建設(shè)的力度，切實(shí)提升檔案管理水平，是服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的職責(zé)所在。

1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

1.1總體目標(biāo)

建設(shè)一個(gè)能夠覆蓋整個(gè)企業(yè)，包括企業(yè)總部、分公司、項(xiàng)目部三級(jí)機(jī)構(gòu)均可使用的、靈活的、易擴(kuò)展的檔案管理平臺(tái)。達(dá)到系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同管理的體系平臺(tái)，滿足各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案管理規(guī)范、數(shù)據(jù)類型統(tǒng)一、信息顯示完整的目標(biāo)。達(dá)到檔案資源的儲(chǔ)存安全性高，利用率高，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、檔案收集實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案訪問實(shí)現(xiàn)安全化、檔案利用實(shí)現(xiàn)簡便化，使之成為企業(yè)發(fā)展的重要信息管理平臺(tái)。

1.2具體目標(biāo)

（1）實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)范圍的檔案系統(tǒng)“一體化”。形成上下互聯(lián)互通、覆蓋全部檔案資源一體化的檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分整合和共享。（2）實(shí)現(xiàn)與OA、工程管理系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認(rèn)證等系統(tǒng)的“全集成”。實(shí)現(xiàn)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文檔能夠?qū)崟r(shí)歸檔、實(shí)時(shí)接收，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化和文件全生命周期管理。（3）實(shí)現(xiàn)檔案工作、業(yè)務(wù)過程及數(shù)據(jù)的全管控。通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、移交、歸檔、借閱、查詢、利用等業(yè)務(wù)的全程信息化管理；通過上下一體化的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；通過統(tǒng)一的平臺(tái)，及時(shí)檔案工作相關(guān)制度，方便檔案人員及時(shí)了解和掌握；通過數(shù)據(jù)目錄，可對(duì)全部檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（4）實(shí)現(xiàn)檔案資源及其它相關(guān)資源的全覆蓋。檔案資料包含文件檔案、工程檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、音視頻檔案等相關(guān)信息。系統(tǒng)不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進(jìn)一步擴(kuò)大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣泛的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源成為一個(gè)超大規(guī)模的知識(shí)庫。

2建設(shè)內(nèi)容

檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要從規(guī)范制度、數(shù)字資源、技術(shù)平臺(tái)和保障體系四個(gè)維度進(jìn)行建設(shè)，分步實(shí)施，最終達(dá)到“組織精益、流程規(guī)范、資源豐富、技術(shù)先進(jìn)”的管理目標(biāo)。

2.1規(guī)范制度

通過逐步建立統(tǒng)一的制度規(guī)范體系，為檔案的科學(xué)管理提供基本方向和更為細(xì)致的操作指南，為實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的控制和管理提供更具操作性的指導(dǎo)和規(guī)范。

2.2數(shù)字資源

梳理各級(jí)單位檔案資源已有情況和未來規(guī)劃，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化，對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合，確保業(yè)務(wù)的全覆蓋，實(shí)現(xiàn)信息的充分共享。

2.3技術(shù)平臺(tái)

在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，充分利用企業(yè)已有基礎(chǔ)設(shè)施，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)符合規(guī)劃和設(shè)計(jì)要求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向信息化、知識(shí)化管理發(fā)展。

2.4保障體系

做好人才隊(duì)伍、項(xiàng)目資金、技術(shù)支撐、安全保證、運(yùn)營維護(hù)等多方面的保障措施，確保順利完成建設(shè)以及后期系統(tǒng)正常運(yùn)營。

3設(shè)計(jì)原則

3.1先進(jìn)性

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)當(dāng)采用目前國內(nèi)先進(jìn)同時(shí)國外也廣泛應(yīng)用的技術(shù)來開發(fā)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的架構(gòu)。系統(tǒng)應(yīng)采用HTML5+CSS3、工作流技術(shù)、全文檢索、Ajax技術(shù)等，并把各種先進(jìn)技術(shù)整合在系統(tǒng)中。

3.2安全性

從系統(tǒng)訪問安全、程序訪問安全、功能安全、數(shù)據(jù)安全四個(gè)方面進(jìn)行控制。系統(tǒng)訪問安全采用限制訪問IP地址、訪問時(shí)間、訪問次數(shù)等方面進(jìn)行。程序安全采用對(duì)程序資源訪問控制方面進(jìn)行。功能安全從對(duì)系統(tǒng)的操作方面進(jìn)行，如上傳文件的大小、非法輸入的限制、權(quán)限控制等。數(shù)據(jù)安全從數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸方向進(jìn)行，如數(shù)據(jù)加密等。

3.3擴(kuò)展性

可擴(kuò)展性是高性能、低成本和可維護(hù)性等諸多因素的綜合考量和平衡，可擴(kuò)展性講究平滑線性的性能提升，更側(cè)重于系統(tǒng)的水平擴(kuò)展。系統(tǒng)設(shè)計(jì)完要留有升級(jí)接口和升級(jí)空間，對(duì)擴(kuò)展開放，對(duì)修改關(guān)閉。在數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)、服務(wù)方面可根據(jù)需求靈活實(shí)現(xiàn)擴(kuò)展。

4體系架構(gòu)

4.1技術(shù)架構(gòu)

（1）展現(xiàn)層。使用Struts框架的展現(xiàn)層。顯示的圖形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其優(yōu)勢有三點(diǎn)：①代碼可重復(fù)利用，并且在不改變系統(tǒng)核心功能的情況下展現(xiàn)多種圖形頁面。②開發(fā)的協(xié)同性，前臺(tái)開發(fā)人員和后臺(tái)開發(fā)人員可以同時(shí)獨(dú)立的進(jìn)行工作，并且系統(tǒng)界面的變化不會(huì)造成核心處理功能的變化。③可靠性，處理功能和顯示功能可以分開，在無需重新編譯邏輯功能的情況下可以修改系統(tǒng)的展示界面。（2）應(yīng)用層。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中全部的業(yè)務(wù)功能。包括檔案管理中的檔案登記、維護(hù)、保存、使用、訪問、權(quán)限控制等功能。其中流程引擎控制著整個(gè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)相對(duì)獨(dú)立或有先后順序的功能可以有效的結(jié)合起來，功能之間的訪問可調(diào)用對(duì)應(yīng)的接口。（3）服務(wù)層。作為系統(tǒng)的服務(wù)總線，可以為系統(tǒng)提供面向服務(wù)的開發(fā)工具集。原理是將基本功能包含到開發(fā)工具集里面，并提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)訪問接口供應(yīng)用層使用。（4）邏輯層。它處于數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層中間，是二者之間的紐帶，起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用，是一種弱耦合結(jié)構(gòu)，層與層之間的依賴是向下的。主要負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)規(guī)則和實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程。（5）數(shù)據(jù)層。儲(chǔ)存系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)信息，為前臺(tái)展示提供數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以采用數(shù)據(jù)庫、XML數(shù)據(jù)集、Excel表格等形式。

4.2接口設(shè)計(jì)

檔案系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、基礎(chǔ)平臺(tái)的“全集成”，即實(shí)現(xiàn)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文件實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)接收，其中需要和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)等集成的方式調(diào)用外部接口或者提供對(duì)外接口。（1）接口設(shè)計(jì)的特點(diǎn)。應(yīng)采用松耦合的方式，使系統(tǒng)內(nèi)部的接口變得更加易于調(diào)整。并使用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)統(tǒng)一對(duì)外接口，避免了單一系統(tǒng)內(nèi)部邏輯變化引發(fā)的異常，可以很方便的更新應(yīng)用接口。應(yīng)可以擴(kuò)展數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的程序接口，以方便系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)擴(kuò)展。（2）與OA系統(tǒng)的接口。OA系統(tǒng)中需要?dú)w檔文件首先進(jìn)入檔案系統(tǒng)整編庫，管理員做好檔案整理后，對(duì)檔案歸檔，入庫并上架；檔案系統(tǒng)歸檔后，文件的正文附件做內(nèi)容抽取，供系統(tǒng)用戶檢索；檔案系統(tǒng)歸檔后，回調(diào)OA的歸檔狀態(tài)接口，通知OA系統(tǒng)歸檔已經(jīng)完成。（3）與門戶系統(tǒng)及身份認(rèn)證系統(tǒng)的接口。與門戶系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄接口和與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的接口，其基礎(chǔ)都是檔案系統(tǒng)通過LDAP服務(wù)與企業(yè)的用戶管理系統(tǒng)目錄保持同步更新，實(shí)現(xiàn)用戶的統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的用戶管理基礎(chǔ)上，統(tǒng)一身份認(rèn)證，是指用戶登錄各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，都只需要一套身份識(shí)別代碼和相應(yīng)密鑰，通過統(tǒng)一與LDAP服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)證以保證系統(tǒng)的訪問安全。

5系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能主要分為檔案采集、檔案利用、檔案業(yè)務(wù)和系統(tǒng)管理四大部分，使用戶可以輕松掌握系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案采集強(qiáng)調(diào)簡便，檔案利用強(qiáng)調(diào)易用，檔案業(yè)務(wù)強(qiáng)調(diào)個(gè)性化，系統(tǒng)設(shè)置強(qiáng)調(diào)功能強(qiáng)大，這樣的系統(tǒng)劃分，能夠更加符合檔案使用者的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)了功能強(qiáng)大和簡便易用的完美結(jié)合。

5.1檔案采集

分為檔案信息采集、歸檔檔案管理、鑒定銷毀、備份恢復(fù)等，涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到收集，整編，鑒定、銷毀和導(dǎo)入導(dǎo)出的日常管理工作，主要針對(duì)檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動(dòng)或輔助手工實(shí)現(xiàn)檔案的采集和管理工作。

5.2檔案利用

分為數(shù)據(jù)查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案賦權(quán)、檔案編研、光盤制作等，提供給企業(yè)員工查閱檔案，借閱原件，申請(qǐng)權(quán)限等綜合利用能力，以確保檔案變成企業(yè)的知識(shí)，提升競爭力。

5.3檔案業(yè)務(wù)

分為溫濕度展示、信息、檔案年報(bào)等檔案管理方面的應(yīng)用，管理員能更好的完成對(duì)檔案業(yè)務(wù)的開展情況的掌控，及時(shí)考核和管理上下級(jí)檔案的進(jìn)展情況。

5.4系統(tǒng)管理

分為檔案配置、系統(tǒng)配置、統(tǒng)計(jì)日志三部分。管理人員可以針對(duì)不同類型的檔案資料進(jìn)行定制化配置。系統(tǒng)配置可以創(chuàng)建部門，管理人員和角色，進(jìn)而設(shè)置檔案權(quán)限，同時(shí)也提供了報(bào)表設(shè)置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統(tǒng)計(jì)，針對(duì)檔案管理員和系統(tǒng)管理員，結(jié)合本單位的實(shí)際情況設(shè)置系統(tǒng)以保證檔案的業(yè)務(wù)流程有序地進(jìn)行。

6結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，為企業(yè)員工提供了快捷方便的辦公手段，企業(yè)的辦公效率得到了顯著的提升，同時(shí)企業(yè)的信息化管理水平也上升到了一個(gè)新的高度，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步起到了極為重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]林文敏.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本原則[J].企業(yè)改革與管理，2016（06）：8.

作者：韓晉 單位：中國電建集團(tuán)港航建設(shè)有限公司