企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用

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［摘要］將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作中，成為現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案管理的一項(xiàng)有效手段，為了能夠適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，要求檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)及專業(yè)技能，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)，將文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提升企業(yè)檔案管理效果。文章對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提供了相應(yīng)的策略。

［關(guān)鍵詞］計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);企業(yè)檔案管理;檔案管理人員;檔案管理硬件;檔案管理方法

為了取得良好的檔案管理效果，需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作中。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作主要是采用人工管理方式，工作量大，加大了管理人員的工作難度，引發(fā)各類差錯(cuò)事件的產(chǎn)生，出現(xiàn)信息丟失及相關(guān)信息內(nèi)容分隔情況，信息無法實(shí)現(xiàn)有效的共享。因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，建立出一套完善且行之有效的管理機(jī)制，采用信息化管理方式，確保企業(yè)檔案管理的規(guī)范性，提升文書檔案管理效果及質(zhì)量。

1計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1檔案管理缺乏制度化

企業(yè)文書檔案管理工作在缺乏監(jiān)督的情況下，會(huì)導(dǎo)致工作效率降低，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)無法充分發(fā)揮出來。檔案管理人員不能明確自身的工作內(nèi)容，彼此之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，引發(fā)一系列問題的產(chǎn)生，針對(duì)該種情況，若僅是采用行政部門來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，相關(guān)的法律監(jiān)督作用無法充分展現(xiàn)出來，檔案管理缺乏制度化及規(guī)范化［1］。

1.2不重視檔案管理工作

目前，大多數(shù)企業(yè)中的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作均缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)營發(fā)展造成了較大的影響。之所以出現(xiàn)該種情況，受企業(yè)未制定出完善的文書檔案管理制度影響所致，各部門的工作人員在開展工作期間未能進(jìn)行充分的溝通和交流，增加了文書檔案管理工作的難度。檔案管理部門的工作人員缺乏專業(yè)性，大多數(shù)工作人員均不是相關(guān)檔案專業(yè)畢業(yè)，多來自于企業(yè)中的其他部門，檔案管理知識(shí)不完善，阻礙了檔案信息管理工作的進(jìn)一步實(shí)施及開展［2］。

1.3檔案管理人員專業(yè)能力差

企業(yè)中的大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)度不強(qiáng)，無法及時(shí)有效處理檔案管理中存在的問題，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理工作的作用無法充分地發(fā)揮出來。另外，大多數(shù)檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，在工作期間，未能嚴(yán)格按照檔案管理工作的要求實(shí)施及開展檔案管理工作，在實(shí)際的工作過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)違規(guī)操作，檔案管理工作的質(zhì)量大大降低。

1.4檔案管理硬件有待完善

要想提升企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理效果，需要將硬件管理作為檔案管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，為檔案管理工作的實(shí)施及開展奠定基礎(chǔ)。從當(dāng)前來看，大多數(shù)企業(yè)均存在檔案硬件設(shè)備管理不當(dāng)?shù)惹闆r，未在檔案管理部門中建立檔案管理存儲(chǔ)室，消防設(shè)備及電器管理工作有待進(jìn)一步完善。

1.5檔案管理方法不正確

有很多企業(yè)中的檔案管理人員均不是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，未能掌握專業(yè)檔案管理方法，在開展管理工作期間，檔案管理規(guī)范性有待進(jìn)一步完善，并且在開展檔案管理期間未能嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案管理要求進(jìn)行，檔案存儲(chǔ)方法不合理，并且出現(xiàn)隨意分類等情況，增加了后期檔案管理工作的難度。

2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1制定完善的文書檔案管理制度

為了能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書檔案信息管理的監(jiān)督，需要建立一套完整的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，定期更新信息數(shù)據(jù)資料，有效的解決了傳統(tǒng)文書檔案信息管理中存在的傳遞不當(dāng)及信息落后現(xiàn)象，提升了文書檔案信息管理工作的效率及質(zhì)量。需要建立完善的文書檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，根據(jù)信息種類的不同對(duì)信息進(jìn)行分類，監(jiān)督文書檔案信息，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)［3］。

2.2重視文書檔案管理工作

企業(yè)中的文書檔案信息管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息泄露，對(duì)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展造成了較大的影響，是由于企業(yè)未能將文書檔案管理作為重點(diǎn)管理工作，并且文書檔案管理人員也未能對(duì)文書檔案做到保密，導(dǎo)致人員的資料出現(xiàn)泄露。因此，應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員開展信息保密工作，使文書檔案管理人員能夠掌握信息保密的技術(shù)及方法。企業(yè)應(yīng)重視文書檔案管理教育工作，并結(jié)合企業(yè)文書檔案管理工作的實(shí)施及開展情況，制定出相應(yīng)的制度，規(guī)范文書檔案管理人員的行為，使工作人員能夠意識(shí)到加強(qiáng)文書檔案管理工作的重要性［4］。

2.3提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施及開展，需聘請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富的專家學(xué)者進(jìn)入到企業(yè)中，在檔案部門開展講座及專業(yè)的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠有效掌握檔案管理方法，靈活使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠在企業(yè)文書檔案管理中發(fā)揮出重要的作用。將提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)作為一項(xiàng)重要培訓(xùn)工作，根據(jù)員工的實(shí)際工作情況，制定出與之相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，以提升檔案管理人員的檔案管理專業(yè)度。

2.4加強(qiáng)檔案管理信息化工程建設(shè)

將加強(qiáng)信息化工程建設(shè)作為企業(yè)建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，各項(xiàng)建設(shè)工作在實(shí)施及開展過程中，應(yīng)建立在符合檔案管理工作要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，根據(jù)企業(yè)檔案管理要求，建設(shè)信息化工程，完善信息化工程建設(shè)方法及建設(shè)步驟，使企業(yè)的信息化工程建設(shè)力度明顯提升，以確保企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，使企業(yè)的檔案信息管理工作更具科學(xué)化，優(yōu)化檔案管理效果及質(zhì)量。對(duì)企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范管理，完成對(duì)企業(yè)信息資源的充分合理運(yùn)用，提升企業(yè)信息化工程建設(shè)效果及質(zhì)量，為企業(yè)檔案管理工作的高效實(shí)施及開展奠定基礎(chǔ)，并提供技術(shù)上的支撐。

2.5優(yōu)化檔案信息化管理方法

在企業(yè)檔案信息化規(guī)范管理中，應(yīng)完善建立管理流程及管理措施，要求企業(yè)各部門應(yīng)積極借鑒其他企業(yè)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身企業(yè)的檔案管理需求，合理制定檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理處理流程，完成對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化建立，促進(jìn)檔案分類、整理、記錄及保存。企業(yè)檔案管理中的內(nèi)容較多，由表格管理、數(shù)據(jù)管理、圖片管理等內(nèi)容構(gòu)成，通過使用信息化管理方法，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，使檔案管理工作更加完善及規(guī)范。為了提升檔案管理人員的工作熱情，個(gè)人應(yīng)明確自身需要承擔(dān)的責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理出錯(cuò)，能夠及時(shí)找到相關(guān)人員進(jìn)行處理，工作人員的工作積極性也會(huì)隨之而提升［5］。

3結(jié)論

為了提升信息化時(shí)代下企業(yè)檔案管理效果，需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理工作中來，以完善對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的充分運(yùn)用，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理有助于提升企業(yè)管理工作效果及質(zhì)量，針對(duì)企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，制定完善的文書檔案管理制度、重視文書檔案管理工作、提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、加強(qiáng)檔案管理信息化工程建設(shè)、優(yōu)化檔案信息化管理方法，確保能夠?qū)n案信息的作用充分地發(fā)揮出來，推動(dòng)我國企業(yè)管理工作的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

［1］馬瀟宇.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究［J］．電腦知識(shí)與技術(shù)，2020，16(4):13－14，21.

［2］鄭涵容.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究［J］．信息記錄材料，2019，20(7):142－143.

［3］孫靜.高校教育管理下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用及完善［J］．知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2017(19):131－132.

［4］路慧澤，戴娜.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用［J］．價(jià)值工程，2017，36(14):196－197.

［5］李曉宇.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用［J］．科技傳播，2016，8(19):130－131.

作者：胡京津 單位：唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司