計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下的機(jī)關(guān)檔案管理

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[摘要]科技高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，在檔案資料管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了日益廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理日漸呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理更加科學(xué)化、智能化、系統(tǒng)化，管理水平得到極大提升，服務(wù)社會(huì)更加高效。下面將重點(diǎn)探討計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；機(jī)關(guān)檔案管理；應(yīng)用

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代就此到來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在生活中的應(yīng)用無(wú)處不在，滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作也日益呈現(xiàn)信息化、智能化的發(fā)展趨勢(shì)。在一些發(fā)達(dá)地區(qū)，傳統(tǒng)的卡片式管理、人工服務(wù)不見(jiàn)了，代之而起的是計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)上查閱等先進(jìn)的管理服務(wù)模式，讓人們?cè)隗w驗(yàn)檔案管理服務(wù)便捷化的同時(shí)，感受到時(shí)代的變遷。機(jī)關(guān)檔案儲(chǔ)藏的信息資源十分巨大，相對(duì)于一般的社會(huì)檔案，地位重要，管理層級(jí)高，管理難度大，傳統(tǒng)的管理辦法過(guò)于落后，不易存儲(chǔ)，管理服務(wù)效能低下，無(wú)法適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代需求。計(jì)算機(jī)信息化管理方式很好的解決了這一問(wèn)題，在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)后，繁瑣的數(shù)據(jù)變得易儲(chǔ)存，有條理，便于查詢，不僅提高了工作效率也讓檔案管理的體制更加健全，引導(dǎo)檔案管理走上了科學(xué)化的持續(xù)發(fā)展道路。計(jì)算機(jī)信息化管理雖然優(yōu)點(diǎn)眾多，但是在一些落后地區(qū)，由于各種環(huán)境條件的限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，人力資源投入多，管理效能低下。所以，讓人們更多的了解計(jì)算機(jī)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的巨大變革，意義重大。

1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

1.1拓展檔案管理資源

在檔案管理中，傳統(tǒng)的方法技術(shù)落后，不能及時(shí)的實(shí)現(xiàn)資源共享，并且機(jī)關(guān)單位檔案管理有一定的局限性，只能在單位開(kāi)發(fā)資源，是處在一個(gè)小范圍的檔案資源管理的局面，當(dāng)計(jì)算機(jī)信息化管理的到來(lái)就徹底突破了這個(gè)瓶頸，不僅將現(xiàn)有的機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，科學(xué)的管理起來(lái)，也實(shí)現(xiàn)了全面的資源共享，帶給科學(xué)的，系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理。

1.2促進(jìn)檔案資源管理系統(tǒng)化

計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理將整個(gè)資源數(shù)據(jù)的容量，以及保障性引領(lǐng)到了一個(gè)新的時(shí)代，讓檔案管理更加科學(xué)化，在計(jì)算機(jī)信息化的到來(lái)，檔案管理將進(jìn)入到一個(gè)新的領(lǐng)域，將管理更廣闊的資源范圍，實(shí)現(xiàn)更加智能化的資源共享，計(jì)算機(jī)信息化保障了各個(gè)檔案資源的完整和統(tǒng)一。

1.3提高管理者自身的科學(xué)規(guī)劃水平

目前的機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中，適當(dāng)?shù)囊胗?jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以保證各單位內(nèi)部實(shí)施嚴(yán)格的精細(xì)化管理要求，利用電子信息的形式將各種檔案資源信息保存在一起，方便隨時(shí)隨地進(jìn)行查詢。

2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中所面臨的問(wèn)題

2.1真實(shí)性問(wèn)題

電子文件可以通過(guò)各類工具軟件進(jìn)行人工編輯處理，或修改，或替換，甚至直接刪除的可能。使用計(jì)算機(jī)制作加工的電子文件，通常不會(huì)留下操作者自身的痕跡，不能像紙質(zhì)文本那樣，管理者可以在已經(jīng)形成的文件資料上進(jìn)行簽發(fā)。如此，一旦有人因?yàn)樽陨淼睦鎸⒋鎯?chǔ)于計(jì)算機(jī)中的相關(guān)文件資料進(jìn)行篡改甚至直接刪除，管理者如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，后來(lái)的使用者就無(wú)法確定檔案材料的真實(shí)性，從而影響檔案管理服務(wù)的實(shí)效性和權(quán)威性。

2.2保密性問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)的電子文件進(jìn)行索取，更有甚至多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端可以對(duì)同一終端的文件信息進(jìn)行接收，這對(duì)需要進(jìn)行保密的重要文件來(lái)說(shuō)，根本不具有安全性。當(dāng)前，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，信息竊取與保密的斗爭(zhēng)此消彼長(zhǎng)，如何妥善處理好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中的保密性問(wèn)題，是各級(jí)檔案管理者必須嚴(yán)肅面對(duì)的重大現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

2.3保存問(wèn)題

伴隨著社會(huì)進(jìn)步，辦公方式也正在不斷進(jìn)步。目前很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，主要是依靠網(wǎng)絡(luò)的力量。無(wú)紙化辦公具備便捷的特性，依靠鍵盤(pán)對(duì)其進(jìn)行操作就可以獲得資源信息。但是無(wú)紙化辦公也存在一定的缺陷，如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)崩潰，黑客、病毒就容易出現(xiàn)，這些問(wèn)題將導(dǎo)致電子文件丟失，從而帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

2.4安全性問(wèn)題

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，在帶來(lái)便利的同時(shí)還是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。比如，一旦計(jì)算機(jī)軟硬件出現(xiàn)故障或者損壞，就會(huì)導(dǎo)致保存的數(shù)據(jù)損壞。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用產(chǎn)生了影響。雖然計(jì)算機(jī)用戶端擁有防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，可是對(duì)黑客、木馬病毒等非法入侵還是束手無(wú)策。電子檔案材料一旦被惡意損壞或者刪改，恢復(fù)的難度就很大，嚴(yán)重威脅到檔案管理的安全性和可靠性。

3計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

3.1維護(hù)檔案文件的真實(shí)性

電子文件的形成過(guò)程中，首先要對(duì)文件的處理與歸檔，電子檔案才可以得到保存。在實(shí)踐過(guò)程中，一旦信息丟失，可以利用電子文件形成過(guò)程中的多個(gè)環(huán)節(jié)，找回丟失的信息。當(dāng)然，即便擁有完整的信息安全技術(shù)，也需要采取靈活多樣的管理措施，確保檔案管理的安全系數(shù)擁有充分的冗余度。所以，建立相對(duì)應(yīng)的法律規(guī)范和管理制度，最大限度地維護(hù)好電子檔案的原始性和真實(shí)性，是各級(jí)檔案管理者必須優(yōu)先解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.2加強(qiáng)檔案文件的源頭管理

通常情況下來(lái)說(shuō)，新型文件資料的歸檔處理工作十分關(guān)鍵，一定要檔案管理人員深入對(duì)文件工作領(lǐng)域進(jìn)行分析，針對(duì)出現(xiàn)的大量的電子文件的接收處置工作進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件的原始信息，為對(duì)檔案文件信息進(jìn)行重組奠定良好的基礎(chǔ)。此外，利用技術(shù)上的科學(xué)處理，可以更好地做好信息的及時(shí)歸檔工作。比如，把一些歸檔的電子文件設(shè)置為只讀性文件，使之只能讀取無(wú)法更改，這樣可以識(shí)別相對(duì)應(yīng)的電子文件，有效保護(hù)電子文件的初始信息，確保每一個(gè)電子文件的可靠性。

3.3解決好電子文件的保存問(wèn)題

電子文件主要是利用化學(xué)磁性材料作為載體，從理論上來(lái)說(shuō)可以長(zhǎng)時(shí)間保存。由于其信息讀出并無(wú)接觸式，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封到塑料保護(hù)層當(dāng)中，不會(huì)被外界磁場(chǎng)所影響，也不會(huì)被空氣當(dāng)中的灰塵、有害氣體侵害。因?yàn)殡娮訖n案文件形成時(shí)間不長(zhǎng)，缺少實(shí)際存儲(chǔ)的驗(yàn)證，所以電子文件當(dāng)中長(zhǎng)時(shí)間保存原始信息的問(wèn)題亟待檔案工作人員深入探究。對(duì)長(zhǎng)時(shí)間保存的電子文件，要定期進(jìn)行復(fù)制，避免信息丟失。

3.4建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，不但可以提高檔案工作的效率，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響，而且不穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)、技術(shù)落后、黑客入侵等都讓電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。電子檔案信息安全管理是一個(gè)過(guò)程，并不是一個(gè)產(chǎn)品，無(wú)法通過(guò)一個(gè)安全產(chǎn)品就把全部的安全問(wèn)題解決。針對(duì)各個(gè)檔案管理系統(tǒng)來(lái)講，想要將電子檔案信息安全問(wèn)題完美的解決就需要首先對(duì)自身信息系統(tǒng)所面對(duì)的威脅進(jìn)行識(shí)別，包含這些威脅帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)以及影響的程度，之后充分進(jìn)行分析以及評(píng)價(jià)。一定要利用科學(xué)的模型以及方式才可以實(shí)現(xiàn)全方位的安全評(píng)價(jià)，才可以從真正意義上掌控內(nèi)部信息系統(tǒng)的安全情況，對(duì)各種存在的威脅進(jìn)行分析，便于對(duì)產(chǎn)生的威脅采取行之有效的安全手段，提高總體安全水平，逐步建立穩(wěn)固的電子檔案信息安全管理體系。

4結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用，給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)提供了無(wú)限的可能，也為檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展條件。伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的融合，檔案信息的管理使用可以擺脫時(shí)間和空間的約束，管理者和用戶可以隨時(shí)隨地在一臺(tái)計(jì)算機(jī)、甚至一部手機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)改變了檔案管理方法，同時(shí)也改變了知識(shí)信息的結(jié)構(gòu)和形式，為機(jī)關(guān)檔案管理開(kāi)辟了一方廣闊天地。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]李莉虹.檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理的嘗試[J].山西建筑，2010（05）：15-16.

作者:王慧 單位:南通市人大常委會(huì)辦公室