計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛躍式發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)早已在人們的工作生活中普及。在企業(yè)的辦公領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也較為廣泛，尤其是在辦公自動(dòng)化中,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用大大方便了辦公室辦公工作，同時(shí)提升了工作效率。本文對(duì)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)應(yīng)用于辦公室自動(dòng)化中的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了說明，并對(duì)具體的應(yīng)用方面進(jìn)行了闡述，以期為企業(yè)辦公的更加便利化發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；信息處理技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用科技的發(fā)展

帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，許多企業(yè)為提高辦公的效率，對(duì)辦公自動(dòng)化加以應(yīng)用。隨著信息技術(shù)中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展，使得其得到了廣泛應(yīng)用，其中在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，成功提高了辦公中對(duì)各種信息的處理能力。因此，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以推廣應(yīng)用，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的更好發(fā)展。

1辦公自動(dòng)化的概述及優(yōu)點(diǎn)

利用現(xiàn)代化技術(shù)，將傳統(tǒng)的全人工辦公，轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯づc計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)相結(jié)合，應(yīng)用科學(xué)化的信息處理方法，來進(jìn)行高效便捷的辦公工作，即為辦公自動(dòng)化。

2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的作用

第一點(diǎn)，有利于降低辦公室運(yùn)營(yíng)成本。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)辦公中的環(huán)節(jié)進(jìn)行了削減，對(duì)辦公中紙張、筆墨等材料的應(yīng)用加以減少，并節(jié)約了讓人力及物力，有效減少了辦公支出。此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)精確的信息處理能力，促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。第二點(diǎn)，可對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。以往的辦公技術(shù)對(duì)辦公區(qū)域的要求較高，受辦公技術(shù)的限制，辦公的區(qū)域和環(huán)境無法進(jìn)行有效的優(yōu)化。而，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，使得辦公技術(shù)得以提升，使辦公不再受區(qū)域及環(huán)境的限制。辦公人員可在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)人員的協(xié)調(diào)合作，實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨區(qū)域交流，有效的對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化[1]。

3計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1文字軟件處理

辦公自動(dòng)化中對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用的重要表現(xiàn)，就是處理軟件的誕生。而就辦公室辦公而言，文字辦公的內(nèi)容較為廣泛，如合同、報(bào)告、文件等方面的審批、回復(fù)等等。而信息技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)造出了全新的處理軟件專門適用于文字的處理，即文字處理軟件。計(jì)算機(jī)文字處理軟件的誕生，使員工在進(jìn)行辦公時(shí)，可通過計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行合同的書寫、報(bào)告的擬定、文件的制定等等。與傳統(tǒng)的紙筆文字辦公相比，文字軟件辦公更為高效便利，可直接對(duì)文字進(jìn)行整理操作，并進(jìn)行相關(guān)文件的及時(shí)發(fā)送與回復(fù)，大大提高了辦公室工作的效率。

3.2圖文制作

在辦公室辦公中，圖像、語音、視頻等方面的處理，可通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)辦公方式中，工作報(bào)表及資料會(huì)議展示，都需要工作人員耗費(fèi)較多的時(shí)間及精力，進(jìn)行人工的信息收集及處理。這就給企業(yè)辦公帶來了較多的困難，且較為耗費(fèi)人力物力，但所收到的效果卻較小。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中圖文制作及演示文稿軟件，可直接對(duì)工作報(bào)表等工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)表格計(jì)算，提高了工作效率及準(zhǔn)確度。圖文制作軟件的應(yīng)用，可使辦公會(huì)議的展示比文字更加豐滿。并且可利用多媒體進(jìn)行辦公自動(dòng)化中的演示文稿，將視頻音頻進(jìn)行播放，達(dá)到較好的辦公輔助效果。

3.3數(shù)據(jù)處理表格

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)電子表格處理技術(shù)，在操作方面有較多優(yōu)點(diǎn)，如簡(jiǎn)便、快捷、清晰等。除此之外，電子表格數(shù)據(jù)處理技術(shù)的功能也較為強(qiáng)大，具有較多的分析工具及專業(yè)的計(jì)算工具。傳統(tǒng)的辦公中，各種數(shù)據(jù)的計(jì)算工作均需依靠人力來完成，不僅僅浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源，還容易在計(jì)算過程中產(chǎn)生誤差，無法對(duì)數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性進(jìn)行保證。而利用計(jì)算機(jī)電子表格數(shù)據(jù)處理技術(shù)中的計(jì)算工具，可對(duì)辦公中的重復(fù)繁瑣的計(jì)算過程進(jìn)行有效削減，使辦公變得更加簡(jiǎn)便。電子表格數(shù)據(jù)處理技術(shù)還具備格式化功能，在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表工作和對(duì)經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行分析時(shí)，可借由數(shù)據(jù)圖表透視表，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行形象直觀的數(shù)據(jù)分析，具有極高的利用價(jià)值。

3.4數(shù)據(jù)處理軟件

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中不僅僅有針對(duì)文字進(jìn)行處理的軟件，還存在針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的軟件。在現(xiàn)代化辦公中，企業(yè)所需要進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)較多，且數(shù)據(jù)的處理較為復(fù)雜，人力對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理已無法發(fā)揮很好的效果。此時(shí)，數(shù)據(jù)處理軟件可利用自身的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及應(yīng)用程序生成器，實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的創(chuàng)建。辦公數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序，可為辦公人員提供所需的數(shù)據(jù)信息，并能夠保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性及有效性。

3.5文件及檔案保存

在企業(yè)中的文件及檔案保存工作，是一項(xiàng)較為浪費(fèi)人力物力及時(shí)間的較為枯燥的工作。傳統(tǒng)的依靠人力對(duì)文件及檔案進(jìn)行保存，因檔案多為紙質(zhì)品易出現(xiàn)文件缺失，檔案保存不當(dāng)，在查找時(shí)較為困難等現(xiàn)象。利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，可對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子掃描形成電子文檔，不僅提高了文件及檔案保存的方便性及效率，還能避免紙質(zhì)文件及檔案的不易保存情況。此外，電子文檔的保存形式，可對(duì)文件及檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存，且能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行文件及檔案的查閱及抽調(diào)審查工作，可有效提高文件及檔案保存的效率。但，還應(yīng)注意對(duì)進(jìn)算計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)安全系統(tǒng)的設(shè)定，以防止文件及檔案泄漏，確保其安全性[2]。

4結(jié)論

總而言之，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，更好的方便了人們的辦公工作，對(duì)提高企業(yè)的辦公效率有重要的促進(jìn)作用。在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可在文字軟件處理、圖文制作、數(shù)據(jù)處理表格、數(shù)據(jù)處理軟件、文件及檔案保存等方面發(fā)揮重要作用，有效的節(jié)省了人力物力提高了辦公效率。由此可知，辦公室自動(dòng)化的發(fā)展會(huì)越來越好，將會(huì)在更多的領(lǐng)域得到應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]付紫娟.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].信息與電腦(理論版),2017.

[2]楊潔.辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用探析[J].科技資訊,2016.

作者:孟進(jìn) 單位:江蘇省鹽城市物價(jià)局