計(jì)算機(jī)辦公自動化信息技術(shù)研究

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1簡析辦公自動化

在了解計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公室應(yīng)用之前，我們需要知道，什么是辦公自動化。辦公自動化（officeceautomation，簡稱OA）是一門為了提高效率和管理水平，并使辦公系統(tǒng)達(dá)到?jīng)Q策正確的目、管理方便、信息靈通的科學(xué)技術(shù)武裝辦公系統(tǒng)，這項(xiàng)辦公系統(tǒng)在7O年代中期國際上發(fā)展成熟為一門綜合性技術(shù)，辦公自動化已經(jīng)是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的重要標(biāo)志。OA是將人與機(jī)器設(shè)備組合在一起，為了達(dá)到更高效快速的處理效果而應(yīng)運(yùn)而生的一項(xiàng)技術(shù)，其最大特點(diǎn)就是將復(fù)雜的工程交給了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并合理應(yīng)用。以下介紹可知辦公系統(tǒng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢：對于信息處理：①信息高速運(yùn)輸。②資料盡量保證完整。③方便辦公資料查找。④降低失誤率。對于公司利益本身：①辦公成本降低。②掌握辦公人員基本情況。③提高工作效率。同時，萬事不是十全是美的，OA也是存在一些缺點(diǎn)：①軟件不夠個性化。②辦公軟件實(shí)用性低。經(jīng)過一系列研究調(diào)查表明，現(xiàn)今的辦公人員主要希望使用到方便靈活的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來進(jìn)行辦公，而OA系統(tǒng)存在的兩大缺陷卻無法滿足現(xiàn)代人的要求，系統(tǒng)設(shè)計(jì)千篇一律，過于死板以及功能多而不精的缺點(diǎn)，導(dǎo)致許多計(jì)算機(jī)信息技術(shù)資源浪費(fèi)，不能達(dá)到技術(shù)與資源同時物盡其用的環(huán)保目的。

2淺析OA的發(fā)展趨勢

經(jīng)過具體的分析調(diào)查顯示辦公人員有25%希望實(shí)現(xiàn)移動辦公，并且人員數(shù)量仍然在不斷上升，這項(xiàng)結(jié)果來自于國外權(quán)威市場研究機(jī)構(gòu)Forrester的一份研究報(bào)告。我們都知道，現(xiàn)代人已經(jīng)習(xí)慣了智能手機(jī)的存在，并且希望所有設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)像智能手機(jī)一樣的移動自如，這樣辦公就不會單純地被禁錮在辦公室。隨著OA的不斷發(fā)展，軟件和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為辦公中不可或缺的設(shè)備，而為了讓現(xiàn)代人更自如地辦公，讓計(jì)算機(jī)信息技術(shù)跟上手機(jī)族發(fā)展的步伐，OA已經(jīng)達(dá)到了人性化的目的，不光是電腦可以使用OA系統(tǒng)，手機(jī)也可以使用OA系統(tǒng)，真正地實(shí)現(xiàn)了第四代無限移動的辦公模式。而對于未來的辦公系統(tǒng)更是集人性化、界面場景化、應(yīng)用行業(yè)化等優(yōu)點(diǎn)于一身的高端系統(tǒng)技術(shù)。全景辦公將人與機(jī)器融為一體，通過語音識別系統(tǒng)以及視頻互動系統(tǒng)等構(gòu)造一個完善的立體的虛擬辦公空間，當(dāng)進(jìn)入OA系統(tǒng)時，不再是面對冰冷的機(jī)器，而是真實(shí)的環(huán)境，真實(shí)的辦公場景，以2D或者3D場景展現(xiàn)在辦公人員面前。面對未來高科技技術(shù)的極速發(fā)展，不論是專有市場還是普通應(yīng)用，全景辦公系統(tǒng)都將根據(jù)具體要求在各方面都有一定的提升。全景辦公還能做到的是將提示信息與所要傳達(dá)的信息同步。例如，當(dāng)你要傳達(dá)一份郵件時，還需要發(fā)短信給對方提示，而全景辦公可以做到的是將二者同步，這樣在工作安排的同時系統(tǒng)同時提示以防止工作或者重要事情的遺漏。這樣的全景辦公才是未來計(jì)算機(jī)信息技術(shù)最應(yīng)該發(fā)展的趨勢，能夠?qū)⒐ぷ餍侍岣叩耐瑫r又可以事半功倍，兩全其美的技術(shù)系統(tǒng)才是未來市場的主競爭力。我們都知道，ICT是信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合而形成的一個新的理念和新的技術(shù)領(lǐng)域，ICT的終端是我們的智能手機(jī)，而智能手機(jī)在未來變成一個融合各種應(yīng)用的終端。這樣的智能終端已然成為大家手中不可或缺的一部工具，同時，智能終端需要在不斷的進(jìn)步中變得更加智能便捷。不同于傳統(tǒng)的是，現(xiàn)在的消費(fèi)者希望所有一切都可以在綜合信息服務(wù)處買到而不是買通信服務(wù)找運(yùn)營商，買IT終端找電腦公司，買軟件找軟件公司，買集成服務(wù)找集成商。隨著時代的變化，傳統(tǒng)OA應(yīng)用將通訊和信息技術(shù)完美融合，引起商業(yè)模式的重大變革，商業(yè)生態(tài)環(huán)境和價值鏈也都將全面重絹。

3辦公自動化系統(tǒng)的功能需求簡介

現(xiàn)在的辦公技術(shù)最傳統(tǒng)的就是使用Microsoft0ffice或者WPS0f—fice這一類的文字處理軟件，這樣的軟件無法實(shí)現(xiàn)信息的共享與交流，因此每一臺計(jì)算機(jī)都被稱作“信息孤島”。以下是對辦公自動化功能的具體介紹：第一，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公功能。將經(jīng)理人員和決策者異地遠(yuǎn)程聯(lián)系起來，使OA含有開放性和互聯(lián)性的特點(diǎn)，這樣的功能能夠讓整個集團(tuán)都信息共享，提高效率。過去的辦公軟件都需要在紙張使用的基礎(chǔ)上，通過反復(fù)曲折的過程才能確定下一個項(xiàng)目或者一個文件，而現(xiàn)在的OA系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)的功能與辦公軟件功能集于一身，方便使用者，更方便了整個公司的決策者。一項(xiàng)遠(yuǎn)程辦公功能可以提高整個公司業(yè)務(wù)形成的效率，在辦公的同時能夠快速有效地進(jìn)行實(shí)際的實(shí)施工作，在非辦公應(yīng)用中也是較為提倡的一種功能。第二，將整個子業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合。對于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外信息，需要高度共享和合理有序的流動，OA系統(tǒng)能夠做到分析各個業(yè)務(wù)的重要信息，并將其整合規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)信息上的共享與交流，這樣方可將整個集團(tuán)的運(yùn)作變得整齊劃一，好管理，方便應(yīng)用，提高工作效率的同時，還能夠保證信息的完整性、安全性，將整個企業(yè)的子業(yè)務(wù)合理并用共享是OA系統(tǒng)一大特點(diǎn)，只有這樣的系統(tǒng)，才能不使整體受個體影響，而是在各個業(yè)務(wù)的帶動下更流暢的運(yùn)作。第三，改變了“信息孤島”的現(xiàn)狀。互聯(lián)網(wǎng)之所以能夠發(fā)展壯大就是因?yàn)樗梢詫⑷澜绲男畔⑾嗷ト诤?，相互交流，成為一個用不同信息填滿的大網(wǎng)，而OA系統(tǒng)的革新也是如同互聯(lián)網(wǎng)，能夠在辦公使用中讓使用者之間實(shí)現(xiàn)信息交流，能夠在辦公的同時共享資源?，F(xiàn)代辦公最大的特點(diǎn)就是信息量大、設(shè)計(jì)崗位和人員眾多、處理流程復(fù)雜以及需求變化大等。好好利用OA系統(tǒng)功能的多樣性和靈活性，才可以全方位地讓辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)于整個企業(yè)，整個社會。

4無紙化辦公真正實(shí)現(xiàn)

對于紙張的使用，尤其是辦公室用，存在太多鋪張浪費(fèi)的狀況，如今我們都提倡的節(jié)約節(jié)能，在OA系統(tǒng)的使用下能夠真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。對于工作者而言，無紙化辦公就是將他們從無聊繁瑣的工序中解脫出來，不光是針對那些沒用又低端的形式化工作，就算是重要的合同或者承諾，使用紙張的見證仍然不如高科技技術(shù)的保留。這樣一來，工作者的工作效率能夠極大地提升，將省下來的時間去做更多的有意義的事情，這也是現(xiàn)代社會人性化的表現(xiàn)。而對于含有電子印章技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)，可以將各個部門和各個環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理工作串聯(lián)起來，減少了大量勞動力。

5結(jié)束語

我國的OA應(yīng)用可以說是技術(shù)時代的新產(chǎn)品，是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展帶動了整個辦公自動化的前進(jìn)。辦公可以更加自由自在不受束縛，同時能夠隨時、隨地、隨身、隨心地投入工作中，打破了人與人交流的尷尬，也不斷突破了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)枯燥乏味的既定問題，從此的辦公環(huán)境是輕松自在，輕松美好，更重要的是將人與人的競爭降低，減小現(xiàn)代人的生活壓力，為自己的生活又增添了些許的樂趣，使工作變得有價值，更樂意而不是被動工作。

作者：劉文 單位：黑龍江省政務(wù)信息化管理服務(wù)中心