辦公室自動化中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用

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摘要：辦公自動化能夠給辦公部門帶來許多工作上的便利，辦公室要不斷的加強(qiáng)對于辦公自動化的應(yīng)用，了解辦公自動化的相關(guān)功能特點(diǎn)，提高辦公效率，促進(jìn)智能化辦公操作，整體提高相關(guān)部門的運(yùn)作效率，降低成本，促進(jìn)信息的有效性傳播。有選擇性的將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入到辦公自動化的中去。本文就計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公展開探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；智能化辦公；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

隨著信息社會的快速發(fā)展,科學(xué)信息技術(shù)的有效提高和大范圍的應(yīng)用,各個生產(chǎn)部門和相關(guān)社會團(tuán)體對于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用也逐步熟悉。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入到辦公室自動化中有力的提高了辦公效率和綜合競爭力。為了平衡管理有效的提高部門的辦事效率必須不斷的對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公室自動化這一應(yīng)用進(jìn)行思考。

1辦公自動化現(xiàn)狀

辦公自動化是對于辦公系統(tǒng)的簡稱。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加快辦公處理效率,將一些繁雜的工作程序進(jìn)行相關(guān)的機(jī)械操作,緩解人力壓力,提高辦公效率。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以有效的提高在現(xiàn)代化快節(jié)奏信息高速化發(fā)展下的信息壓力,迅速有力的傳達(dá)相關(guān)信息,便于信息的大數(shù)據(jù)融合和查詢。

2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公室自動化帶來的便捷

2.1提高了管理效力

辦公地點(diǎn)不再局限,實(shí)現(xiàn)了多地辦公,只要有互聯(lián)網(wǎng)哪里都能夠辦公。工作人員可以通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行信息的有效讀取和處理,提高了辦公效率。工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用了解到相關(guān)的政府政策與行業(yè)有關(guān)的最新信息及時(shí)制定相關(guān)的應(yīng)對措施推動企業(yè)的發(fā)展。高層管理人員更好的進(jìn)行信息決策,有利于公司企業(yè)的整體性決策管理。更好的利用時(shí)間進(jìn)行辦公,高速的信息傳播,各部門可以及時(shí)的收到相關(guān)文件和通知,提高時(shí)間利用率。

2.2加快了信息傳播速度

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公加快了信息傳播速度。相關(guān)的辦公平臺將更加有利于部門成員進(jìn)行工作交流,提高團(tuán)體協(xié)作性,更高效進(jìn)行辦公。及時(shí)有效的掌握信息也意味這掌握了先機(jī),更好的提高企業(yè)的競爭力,有利于企業(yè)的發(fā)展。

2.3擴(kuò)大信息儲備空間

傳統(tǒng)的辦公模式的資料形式一直都是紙質(zhì)資料,這種保存方式比較容易遺失且保存的容量較小且易受周邊環(huán)境的影響。紙質(zhì)資料的保存難度較高且查找也不方便。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到辦公中則大大的擴(kuò)大了辦公信息儲備空間。資料的保存方式發(fā)生了巨大的變化,由紙質(zhì)變?yōu)殡娮有畔?shù)據(jù),儲備的空間也急劇加大,更方便了工作人員的查詢。相關(guān)部門可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性的整理,各部門將信息數(shù)據(jù)相互整合組合成巨大的工作數(shù)據(jù)庫。而隨著信息不斷的數(shù)據(jù)化,對于企業(yè)無形資產(chǎn)的保管要求也會越來越高,需要保證數(shù)據(jù)安全,保證企業(yè)的合法利益。

2.4降低成本

有利于辦公成本的降低。在傳統(tǒng)的辦公中,辦公人員間一般是通過電話進(jìn)行交流,這樣無形間增加了辦公成本。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以很好的解決這個問題?？梢岳秒娮油ㄓ嵓夹g(shù)進(jìn)行交流,例如,電子郵件、微信、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式。

3計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用中的發(fā)展趨勢

3.1不斷提升辦公系統(tǒng)的智能化水平

隨著信息大爆炸時(shí)代的來臨,業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和擴(kuò)張,用戶使用辦公系統(tǒng)時(shí)將會面臨更加復(fù)雜的問題和數(shù)據(jù)。為了適應(yīng)這種變化,需要不斷的提升辦公系統(tǒng)的智能化水平。利用一些新型的辦公軟件進(jìn)行信息處理,將智能的信息軟件進(jìn)一步融入到辦公自動化中,使辦公軟件可以智能地處理一些分析工作,繼而提高用戶的工作效率和工作質(zhì)量。于此同時(shí)對工作人員也提出了更高的要求。工作人員需要不斷地更新自己的知識儲備庫,學(xué)習(xí)新的辦公軟件操作技巧,提高工作效率。下面對公司運(yùn)用ERP系統(tǒng)開展辦公自動化進(jìn)行簡單的舉例。我國南部的某公司在運(yùn)用過程中,組織架構(gòu)比較簡單,集權(quán)式管理現(xiàn)象比較嚴(yán)重,公司的發(fā)展階段出現(xiàn)了一定的停滯。之后,公司在決定引進(jìn)ERP系統(tǒng)進(jìn)行自動化管理,在使用的初期,由于對ERP的不熟悉,走了一些彎路,不過總體來說算是成功上線。接下來公司決定加大對ERP項(xiàng)目的投入使用,聘請有關(guān)專家對ERP的使用進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),從公司的管理層,到普通員工齊心協(xié)力,最終完善了系統(tǒng)的管理,提高了公司的運(yùn)營效率,公司整體的經(jīng)濟(jì)效益提高了40%左右。由此可見,當(dāng)信息技術(shù)很好的融入到辦公自動化系統(tǒng)之后,對于整個企業(yè)的發(fā)展都可以起到良好地促進(jìn)作用。

3.2無線化趨勢加強(qiáng)

現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的無線化趨勢越來越明顯,特別隨著4G無線技術(shù)的發(fā)展,對于空間和時(shí)間上的限制進(jìn)一步的放寬,整個辦公自動化技術(shù)出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢。在任何時(shí)間、任何地點(diǎn),辦公人員都可以加入到辦公中,成為了最新型的辦公形式。相信在不久的將來將會迎來5G無線技術(shù)的發(fā)展。

3.3信息技術(shù)影像化

如今視頻的錄制和壓縮技術(shù)得到了很大的發(fā)展,信息技術(shù)影像化在辦公中也越來越得到廣泛的應(yīng)用。首先,資料的影像化可以加深工作人員對于資料內(nèi)容的記憶、掌握,對于客戶可以達(dá)到更好地介紹和宣傳作用。其次,影像化在視頻會議上具有更好地應(yīng)用,隨著部門運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的加快,所需開的會議也來越多。通過影像化,實(shí)現(xiàn)了與會者在不同地點(diǎn)的參會可能,并且可以將會場環(huán)境全面地收錄,對于與會人員的想法形成清晰的表達(dá)。減少了與會者可能發(fā)生在交通上的時(shí)間和費(fèi)用,大大地提升了整個辦公系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

3.4辦公系統(tǒng)差異化的出現(xiàn)

隨著信息技術(shù)在辦公化的蓬勃發(fā)展,辦公系統(tǒng)的差異化現(xiàn)象也隨之出現(xiàn)。在實(shí)際的工作中,由于各行各業(yè)的工作性質(zhì)不同,工作環(huán)境不同,所以對于辦公系統(tǒng)的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中,差異化現(xiàn)象并不明顯,很多部門采用辦公軟件后,發(fā)現(xiàn)只需要其中一部分的功能能夠滿足辦公需求,這在一定程度上造成了辦公資源的浪費(fèi)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)在很多辦公軟件都實(shí)行了需求化定制,即根據(jù)辦公環(huán)境和具體的客觀環(huán)境制定出滿足公共需求的軟件,這也是未來辦公化發(fā)展的一大趨勢。

3.5協(xié)同化發(fā)展

辦公軟件的數(shù)量越來越多,用戶計(jì)算機(jī)中的軟件也在為軟件公司搶占用戶,那么過多的辦公軟件魚龍混雜,不但不會提高用戶的辦公效率,反而會污染辦公環(huán)境。所以,未來的辦公自動化將會利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將不同的軟件的分門別類,綜合管理,最終形成一個集成系統(tǒng),使其功能可以相輔相成,協(xié)同幫助用戶解決問題。

4結(jié)論

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展之下,辦公自動化將高效的提升辦公效率。對于部門與部門間的協(xié)調(diào)合作有著較大的幫助。要不斷的加強(qiáng)對于辦公自動化應(yīng)用的重視程度,通過信息技術(shù)和辦公自動化的結(jié)合更好的提升企業(yè)在數(shù)據(jù)時(shí)代的綜合競爭力。

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[3]胡霞.企業(yè)信息化驅(qū)動機(jī)制及其模式選擇研究[D].徐州：中國礦業(yè)大學(xué),2013.

作者：張玉霞 單位：黑龍江省北安市婦幼保健院