企業(yè)信息化建設(shè)中精細(xì)化管理的應(yīng)用

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［摘要］陜西投資集團(tuán)華山創(chuàng)業(yè)公司以信息化建設(shè)為抓手提升企業(yè)精細(xì)化管理、風(fēng)險(xiǎn)防控和全面預(yù)算管理。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，原有獨(dú)立的模塊或子系統(tǒng)已難以滿足實(shí)際需求。文章?lián)鎸?shí)案例為加強(qiáng)企業(yè)EAI(EnterpriseApplicationIntegration，企業(yè)應(yīng)用集成)搭建進(jìn)行探討和總結(jié)。

［關(guān)鍵詞］信息化；精細(xì)化管理；風(fēng)控管理；預(yù)算管理；EAI；定制；集成

引言

近來陜西投資集團(tuán)將企業(yè)管理提升作為重要改革目標(biāo)，企業(yè)經(jīng)營和業(yè)務(wù)流程做到信息化統(tǒng)一管理，將進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)管理的提升。在信息化建設(shè)過程中將不同廠商標(biāo)準(zhǔn)版的EAI集成化、本地化、定制化，更好地匹配現(xiàn)有運(yùn)營模式，促進(jìn)管理且利于推廣是企業(yè)面臨的重要課題。在信息化過程中合理利用軟件工具，可在加強(qiáng)監(jiān)管、優(yōu)化原有制度、提升合規(guī)性的同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作效率提升，在精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的同時(shí)為信息化提供依據(jù)和制度支撐。

1精細(xì)化管理要素分析

精細(xì)化管理起源于歐洲，原指在企業(yè)生產(chǎn)過程中對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)、環(huán)節(jié)的監(jiān)控把關(guān)，如今逐步擴(kuò)展至企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理。精細(xì)化管理通過對(duì)各個(gè)細(xì)致環(huán)節(jié)的把控，加強(qiáng)各部門之間的合作，更高效地調(diào)配并使用資源，最大限度減少消耗，進(jìn)而降低經(jīng)營成本。同時(shí)，精細(xì)化管理也需要對(duì)企業(yè)服務(wù)對(duì)象的工作建議進(jìn)行整合，使員工在未來工作中形成統(tǒng)一操作規(guī)范，即標(biāo)準(zhǔn)化。保持并提升企業(yè)客戶對(duì)企業(yè)的滿意度和忠誠度，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。一般管理學(xué)認(rèn)為加強(qiáng)精細(xì)化管理需明確管理理念及思路、建立科學(xué)化管理制度、創(chuàng)新提升管理手段（即方法和工具），良好的工具使用事半而功倍。精細(xì)化管理落實(shí)的前提是責(zé)任明晰、將崗位職責(zé)具體化，陜投集團(tuán)于2019年完成各子公司崗位描述工作，這一過程細(xì)化并強(qiáng)化崗位職責(zé)（即崗位描述、一口清、一圖清）。實(shí)際工作中，崗位的職能是隨著公司業(yè)務(wù)甚至改革而應(yīng)變的過程，不僅實(shí)施者要透徹理解，工作環(huán)節(jié)的相關(guān)方也要清楚明確，否則就會(huì)出現(xiàn)會(huì)錯(cuò)意、找錯(cuò)人、辦錯(cuò)事。企業(yè)進(jìn)入信息時(shí)代后信息傳達(dá)對(duì)保證命令落地至關(guān)重要，轉(zhuǎn)述傳達(dá)＜面談交流＜文字表述。所謂文字表述將更利于結(jié)論、任務(wù)布置、協(xié)同部門／人員轉(zhuǎn)發(fā)而非探討，有效避免低效溝通中的資源消耗、管理成本，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理效率提高的最終目標(biāo)。

2信息化手段落實(shí)精細(xì)化管理

按上級(jí)集團(tuán)公司的管理理念及君子文化為代表的企業(yè)文化，我公司將信息化作為精細(xì)化管理落地的手段，倒逼企業(yè)管理制度的升級(jí)和細(xì)化完善，并以實(shí)際工作環(huán)節(jié)指導(dǎo)定制化企業(yè)管理軟件開發(fā)。促進(jìn)精細(xì)化管理要素全落地，使精細(xì)化管理在今后持續(xù)服務(wù)于企業(yè)后續(xù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)價(jià)值提升。例如依據(jù)我公司實(shí)際工作情況：上級(jí)發(fā)文—會(huì)議布置—工作督辦—總結(jié)反饋，4個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行施行閉環(huán)。其中在工作督辦落實(shí)環(huán)節(jié)，由于牽頭、配合責(zé)任清晰，及時(shí)反饋工作進(jìn)度。倒逼企業(yè)管理制度的進(jìn)步和完善，廣義上工具的提升將帶來效率的提升；在企業(yè)層面先進(jìn)的管理手段必然促進(jìn)效率的提升，完善的制度和規(guī)范也需尋找實(shí)際的落地和執(zhí)行方式?，F(xiàn)實(shí)中企業(yè)制度制定受制于管理成本，而利用信息化可極大程度上節(jié)約時(shí)間、統(tǒng)計(jì)、尋錯(cuò)等要素成本。制度管理行為來源于行為，由于初始制度制定者并非實(shí)際執(zhí)行者，統(tǒng)一編寫的管理規(guī)范和制度難以做到一一對(duì)應(yīng)，實(shí)際的工作某些環(huán)節(jié)缺乏制度支撐導(dǎo)致許多非主觀性違規(guī)。在信息化推進(jìn)過程中，可以流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程為主線進(jìn)行分解并詳細(xì)規(guī)定，力求標(biāo)準(zhǔn)化。以發(fā)展的眼光看，規(guī)則制定常落后于業(yè)務(wù)調(diào)整：一方面由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、崗位變動(dòng)、業(yè)務(wù)更新、新聘員工等情況，另一方面企業(yè)的制度具有強(qiáng)制性和底線作用，頻繁修改和升級(jí)也會(huì)有損制度的威嚴(yán)。存在業(yè)務(wù)調(diào)整和制度規(guī)則“與時(shí)俱進(jìn)”的時(shí)間差和矛盾。我公司在實(shí)踐中采用信息化工具對(duì)某一流程環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的“環(huán)節(jié)規(guī)則”，即避免對(duì)公司制度的頻繁修改且具有一定的靈活性、實(shí)時(shí)性高?？稍谛畔⒒芾碇贫瓤蚣茉试S下，隨業(yè)務(wù)和管理發(fā)展需要同步變更，從而為新的業(yè)務(wù)和管理調(diào)整做到有章可循。通常執(zhí)行層的非合規(guī)性事務(wù)，管理人員容易產(chǎn)生“老好人”，存在“僥幸思想”和“不愿深究”等不良因素。而讓信息化“鐵心鐵面”把關(guān)，暴露、預(yù)警、阻斷不合規(guī)流程流傳，有條件時(shí)設(shè)定程序自動(dòng)判斷以提醒和減少該類違規(guī)事件發(fā)生，切實(shí)做到有章必行；亦為后期審計(jì)、迎檢工作打下鋪墊，做到違章必究。

3EAI的“本地化”

目前市面ERP功能無法達(dá)到公司運(yùn)轉(zhuǎn)的完全嚙合，企業(yè)信息化部門和軟件公司需要大量的前期溝通和評(píng)估，才能實(shí)現(xiàn)EAI的量體裁衣；搜集大量的已有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、分析現(xiàn)有管理制度，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)預(yù)備系統(tǒng)擴(kuò)展性的深入探討等，以延長EAI適用壽命。前期調(diào)研中，用戶各部門對(duì)軟件工具不了解，廠商對(duì)公司業(yè)務(wù)和使用習(xí)慣細(xì)節(jié)不熟悉，將造成信息鴻溝。這需要用戶信息化部門承擔(dān)“翻譯”角色并協(xié)助設(shè)計(jì)將工具落實(shí)到應(yīng)用場景，以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的本地化。在企業(yè)調(diào)研中，即使是成熟的功能模塊并入成熟的主系統(tǒng)，即使測(cè)試結(jié)果合格，亦不能證明整體系統(tǒng)兼容和運(yùn)行穩(wěn)定。必要的試運(yùn)營測(cè)試后再并入EAI將對(duì)已有數(shù)據(jù)安全提供保證。對(duì)業(yè)務(wù)和企業(yè)管理進(jìn)行縝密的邏輯判斷設(shè)計(jì)，是實(shí)現(xiàn)智能化的前提，也將極大提升系統(tǒng)帶來的附加值。前期對(duì)比、試用摸底廠商的優(yōu)勢(shì)做競品報(bào)告將有助用戶企業(yè)正確選擇。不同廠商側(cè)重不同：如數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)處理及圖表分析、系統(tǒng)工程邏輯架構(gòu)及集成化、模塊定制化和第三方集成、標(biāo)準(zhǔn)化整體模塊交付等，才能按方抓藥并在試運(yùn)營中加深了解。非外包的情況下，豐富的同行案例將成為有力的決策支撐。即使是實(shí)力強(qiáng)勁的明星廠商，仍有失敗項(xiàng)目。都需依賴于經(jīng)驗(yàn)豐富的交付團(tuán)隊(duì)（外包團(tuán)隊(duì)）?！盎A(chǔ)工具”齊備也需合理的配置和結(jié)合實(shí)際應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。用戶企業(yè)在前期需出具UI（界面設(shè)計(jì)）樣板同軟件公司評(píng)議，盡量避免后期修改UI，可采用增加表單或采用另一模塊實(shí)現(xiàn)以節(jié)省二次開發(fā)成本。在前期調(diào)研時(shí)，需重視廠商移動(dòng)端的開發(fā)和UI展示。突破異地辦公并滿足加快響應(yīng)的需求，移動(dòng)端的人性化設(shè)計(jì)將是未來趨勢(shì)，能用絕不等于好用。廠商處理同一功能上往往有多個(gè)重疊工具，用戶方合理設(shè)計(jì)應(yīng)用場景將會(huì)有效節(jié)省二次開發(fā)和對(duì)接的工作量。如信息化將以O(shè)A系統(tǒng)為核心（圖1），搭建部署業(yè)務(wù)系統(tǒng)（客戶管理、采購、銷售、生產(chǎn)、物流、倉儲(chǔ)）和管理系統(tǒng)（風(fēng)控、人力、企業(yè)安防）新模塊的增加，需要保證系統(tǒng)兼容。

4“與時(shí)俱進(jìn)”———集成優(yōu)化

由于企業(yè)發(fā)展歷史原因而采用多套系統(tǒng)，互相之間無法打通造成查詢障礙，完整的數(shù)據(jù)鏈條需要跨越多個(gè)系統(tǒng)造成額外工作量降低精準(zhǔn)度進(jìn)而出現(xiàn)信息孤島。整體更換需大量的經(jīng)費(fèi)投入，歷史數(shù)據(jù)仍需按新系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入，若頂層設(shè)計(jì)未能考慮企業(yè)發(fā)展，將很難滿足未來三年內(nèi)使用目標(biāo)。這就需要信息化部門將新的ERP子系統(tǒng)對(duì)新的子公司、對(duì)新的控股企業(yè)完成打通和更新，如圖2所示。對(duì)于新建的EAI首要問題是解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。選擇適合公司發(fā)展的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，將為EPR模塊增添擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)。實(shí)際應(yīng)用中，新模塊的進(jìn)度往往之后于業(yè)務(wù)開拓，需對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)錄以減少真空期。制定企業(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，用戶公司必須在設(shè)計(jì)前定義數(shù)據(jù)含義和結(jié)構(gòu)，原則上不予更改以避免新系統(tǒng)或模塊并入后造成紊亂和數(shù)據(jù)丟失。可在企業(yè)招標(biāo)附件中提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)，以保證新模塊或子系統(tǒng)的兼容性。絕對(duì)的細(xì)節(jié)是無法體現(xiàn)在前期演示中，這需要交付工作進(jìn)行一些數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用、UI面的二次開發(fā)。需要盡量規(guī)避軟件構(gòu)架調(diào)整和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)重定義造成的延期和投入，采取調(diào)整使用習(xí)慣將有利于信息化的推廣和應(yīng)用。

5助力企業(yè)精細(xì)化、風(fēng)控、全面預(yù)算管理提升

在精細(xì)化管理提升中發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)來自平時(shí)縝密的積累，進(jìn)而形成的總結(jié)報(bào)告具有極高的真實(shí)性，為高層決策提供可靠依據(jù)；使用好系統(tǒng)模塊（線上流程、線上討論等工具使用）減少各級(jí)各部門確認(rèn)環(huán)節(jié)，也能有效避免電話或當(dāng)面匯報(bào)產(chǎn)生的指令不清以及遺忘，并加強(qiáng)任務(wù)的跟蹤、反饋性，如圖3。在風(fēng)控管理中，豐富的歷史數(shù)據(jù)可制定出警戒閥值，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)判斷和預(yù)警。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定后將大量減少人工整理工作量和出錯(cuò)率。從而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化輸出，如月、季、年度報(bào)告、生產(chǎn)運(yùn)營報(bào)告、可行性分析報(bào)告等，提高數(shù)據(jù)的縱向?qū)Ρ群惋L(fēng)險(xiǎn)暴露概率，為高層決策提供直觀依據(jù)。預(yù)算管理層面，如經(jīng)營、投資等將在財(cái)務(wù)、HR、采銷系統(tǒng)、各子公司、控股公司系統(tǒng)完成集成后，據(jù)歷史數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)判斷觸發(fā)邏輯，從而促進(jìn)全面預(yù)算管理。為公司高層決策提供預(yù)算分配保證，實(shí)現(xiàn)按計(jì)劃立項(xiàng)、按預(yù)算審批，同時(shí)也為企業(yè)資金鏈風(fēng)控提供了智能化判斷的依據(jù)。綜上，整個(gè)EAI系統(tǒng)的搭建初衷需遵循求真務(wù)實(shí)，杜絕為做而做，充分將各業(yè)務(wù)和管理環(huán)節(jié)分析細(xì)化以精細(xì)化管理要求融入到系統(tǒng)搭建中。此外，基層部門的認(rèn)可需作為判斷項(xiàng)目成功的重要依據(jù)，切實(shí)對(duì)企業(yè)管理水平和效率提升提供支持。

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作者：彭磊 劉剛 陳創(chuàng) 單位：陜西華山創(chuàng)業(yè)有限公司